Vollmacht im Erbfall: Die VDB kennt die Vollmacht, das Finanzamt nicht

Zehn Tage lang lief alles wie vorgesehen: Die neue steuerliche Vertretung konnte über die Vollmachtsdatenbank (VDB) Rentenbezüge, Krankenversicherungsdaten und weitere Informationen der verstorbenen Steuerpflichtigen abrufen. Am elften Tag erklärte das Finanzamt dieselbe Vollmacht für nicht anerkennungsfähig. Der Grund: Die VDB kann nicht abbilden, dass im Erbfall die rechtsnachfolgende Person die Vollmacht unterzeichnet. Was zunächst wie ein formales Detail wirkt, kann für Kanzleien schnell zum praktischen Problem werden – etwa, wenn Auskünfte zu Vorauszahlungen benötigt, Fristen abgestimmt oder Bescheide rechtzeitig geprüft werden müssen. 

Was in der VDB funktioniert hat – und was nicht 

Die Mutter und Erblasserin verstarb im April 2026. Im Juli beauftragte der Sohn als rechtsnachfolgende Person eine neue steuerliche Vertretung und erteilte ihr eine Vollmacht. Die steuerliche Vertretung trug die Vollmacht pflichtgemäß in die VDB ein – mit dem ausdrücklichen Hinweis an die zuständige Sachbearbeitung, dass die rechtsnachfolgende Person nicht separat als eigene Person in der Vollmacht hinterlegt werden könne, weil die VDB diese Konstellation schlicht nicht vorsieht. Der Hinweis wurde zur Kenntnis genommen, aber nicht umgesetzt. 

Immerhin zehn Tage nach Mandatsbeginn konnte die steuerliche Vertretung über die VDB bereits produktiv arbeiten: Rentenbezüge, Daten zur privaten Krankenversicherung und weitere für die Veranlagung relevante Informationen ließen sich abrufen. Die Maschine „kannte“ die Vollmacht also und verarbeitete sie technisch reibungslos. 

Am elften Tag dann der Bruch: Am Telefon wurde erklärt, die Vollmacht könne nicht anerkannt werden, weil die verstorbene steuerpflichtige Person im Juli 2026 unmöglich eine Vollmacht habe erteilen können – ein Einwand, der zwar formal nachvollziehbar ist, aber ignoriert, dass selbstverständlich die rechtsnachfolgende und nicht die verstorbene Person die Vollmacht unterzeichnet hatte. Genau das war vorab kommuniziert worden. Die vorgeschlagene Lösung: Die Vollmacht müsse in Papierform postalisch eingereicht werden, damit sie händisch in der VDB nachgepflegt werden könne. Am Ende blieb nur der Papierweg – obwohl das elektronische System die Vollmacht längst akzeptiert hatte und sie bereits produktiv genutzt worden war. 

Besonders bemerkenswert: Solange es um automatisiert abrufbare Daten ging, funktionierte der Austausch tadellos. Sobald jedoch eine Einzelfallentscheidung erforderlich wurde – etwa die Offenlegung von Vorauszahlungen zur Einkommen- und Umsatzsteuer –, wurde die Auskunft verweigert, weil nicht erkennbar sei, ob tatsächlich eine wirksame Vollmacht vorliege. Der automatisierte Datenabruf funktionierte also, bei der individuellen Sachbearbeitung entstand dagegen ein Medienbruch. 

Eine Systemlücke mit wiederkehrenden Folgen 

Nach Auskunft der Finanzverwaltung selbst handelt es sich keineswegs um einen Einzelfall. Immer wenn steuerpflichtige Personen mit gewerblichen oder freiberuflichen Einkünften versterben und die erbenden Personen – aus welchen Gründen auch immer – eine neue steuerliche Vertretung beauftragen, entsteht dieselbe Lücke: Die VDB kennt keine Konstellation, in der eine rechtsnachfolgende Person anstelle der ursprünglich steuerpflichtigen, inzwischen verstorbenen Person die Vollmacht unterzeichnet. Der Systemfehler ist also kein Ausreißer, sondern eine strukturelle Lücke, die bei jedem Kanzleiwechsel im Erbfall mit gewerblichen oder freiberuflichen Einkünften erneut aufschlägt. 

Wo der digitale Prozess zum Medienbruch wird 

Für die tägliche Arbeit ergeben sich daraus mehrere handfeste Konsequenzen. Der VDB-Abruf funktioniert für viele Datenarten reibungslos, sodass steuerlich Beratende sich in falscher Sicherheit wiegen können. Die eigentliche Hürde zeigt sich erst, wenn Vorauszahlungen zur Einkommen- oder Umsatzsteuer abgefragt oder Fristen mit dem Finanzamt abgestimmt werden müssen und dafür eine telefonische oder schriftliche Rückfrage bei der Sachbearbeitung nötig wird. 

Genau an dieser Stelle drohen Verzögerungen, weil die Vollmacht dort formal nicht anerkannt wird, obwohl sie technisch längst hinterlegt und nutzbar ist. Das kann im Zweifel fristrelevante Reaktionszeiten kosten, etwa wenn Vorauszahlungsbescheide angepasst oder Einspruchsfristen gewahrt werden müssen. Auch die Kommunikation mit dem Finanzamt selbst wird aufwendiger: Statt eines einzigen VDB-Eintrags braucht es die zusätzliche Einreichung der Vollmacht in Papierform und im Zweifel mehrere Telefonate, um die Sachbearbeitung von der Wirksamkeit der Vollmacht zu überzeugen.

Was Kanzleien bei Nachlassmandaten beachten sollten

Gerade bei Nachlässen mit gewerblichen oder freiberuflichen Einkünften – also den Fällen, die laut Finanzamt am häufigsten betroffen sind – sollte diese Doppelabsicherung von Anfang an eingeplant werden, um Verzögerungen bei Vorauszahlungen und Fristen zu vermeiden. 

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