Praxishinweise zur Umsetzung der E-Rechnung
Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr steht kurz bevor, sodass Papier- oder PDF-Rechnungen alsbald der Vergangenheit angehören werden. Die E-Rechnung ist zukünftig damit zwingend als standardisiertes Datenformat, basierend auf der Norm EN 16931, auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen. EDI-Rechnungen oder hybride Rechnungsformate (z. B. ZUGFeRD) werden nach dem Wachstumschancengesetz jedoch weiterhin zulässig bleiben, sofern diese mit der Norm EN 16931 kompatibel sind.
Die E-Rechnung kommt
Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft im Inland ansässige Unternehmen, die steuerpflichtige sowie steuerfreie B2B-Leistungen i. S. des § 4 Nr. 1 bis 7 UStG und inländische § 13b UStG-Umsätze erbringen oder in Anspruch nehmen. Auch Leistungen von Kleinunternehmern können betroffen sein. Ausgenommen sind hingegen Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.
Zunächst wird der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1.1.2025 verpflichtend eingeführt. Selbst wenn das BMF später eine verlängerte Übergangsregelung gewährt, sind die Unternehmer nun aufgefordert, ihre Prozesse und IT-Landschaft entsprechend umzustellen.
Optimierungspotenzial durch automatisierte Rechnungsbearbeitung
Effizient implementiert, bietet die E-Rechnung durch eine automatisierte Steuerfindung eine hohe Flexibilität und Möglichkeiten der Kosteneinsparungen sowie der Beschleunigung von Geschäftsprozessen. Mithilfe einer digitalen Bearbeitung von Eingangsrechnungen lässt sich die Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit steigern und der Durchlauf der Rechnung beschleunigen.
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Elektronische Rechnungsformate und Standards: [i]Die Norm EN 16931 stellt das semantische Grundgerüst dar. Bekannte elektronische (hybride) Rechnungsformate, wie z. B. ZUGFeRD und XRechnung, bieten bereits Versionen an, die mit der EN 16931 kompatibel sind. Die im B2B-Leistungsverkehr verbreitete EDI-Rechnung hat zwar eine abweichende Funktionsweise, kann aber bei Interoperabilität mit der EN 16931 weiterhin genutzt werden.
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Umsatzsteuerrechtliche Aspekte: [i]Die Pflichtangaben gem. § 14 Abs. 4, § 14a UStG ändern sich vorerst nicht. Ein Vorsteuerabzug gem. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG setzt auch weiterhin das Vorliegen einer ordnungsgemäßen (elektronischen) Rechnung voraus. Die Möglichkeit zur Korrektur fehlerhafter Rechnungen bleibt erhalten.
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Relevante Informationen für automatische Steuerfindung: Die Steuerautomation basiert auf der Auswertung von Parametern im ERP-System im Zusammenhang mit Bestellungen, dem Wareneingang und der erhaltenen Eingangsrechnung. Im Idealfall enthalten die Bestellungen bereits alle relevanten Daten für die Steuerfindung. Für eine saubere Steuerfindung und automatische Buchung der Eingangsrechnungen ist eine sorgfältige Stammdatenpflege für die Kreditoren in der Finanzbuchhaltung entscheidend.
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Dies ist eine Kurzfassung des Beitrages NWB 2024 Seite 1556
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