KI-Transformation in der Steuerabteilung: AUTODOC-Learnings aus ersten Use Cases

Künstliche Intelligenz und Automatisierung verändern derzeit viele Unternehmensbereiche – auch den Steuerbereich. Doch während häufig über das Potenzial und fertige theoretische Lösungen gesprochen wird, stellt sich in der Praxis eine entscheidende Frage: Wie beginnt man eigentlich mit der Transformation in der Steuerabteilung? Im ersten Teil dieses Beitrags haben wir den Weg vom Workshop in die Praxis beschrieben und unsere drei Use Cases vorgestellt. Welche Learnings sich dabei ergeben haben, möchten wir in diesem zweiten Teil beleuchten.

Der Transformationsansatz von AUTODOC

Erste Automatisierungsprojekte in der Steuerabteilung

16.07.26
Svetlana Schiel

Wie startet eine Steuerabteilung mit KI und Automatisierung? Svetlana Schiel und Nadine Janella berichten, was die ersten Use Cases waren und was sie so optimieren konnten.

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Unsere wichtigsten Learnings

KI-Transformation ist kein IT-Projekt, das man einfach „bestellen“ kann. Die fachliche Architektur und die Verantwortung für die Ergebnisse müssen zwingend in der Steuerabteilung bleiben. Wir dürfen die Technologie nicht als unkontrollierbare Blackbox betrachten, sondern müssen sie als hochpräzises Werkzeug verstehen, das wir selbst führen. Deshalb bauen wir gezielt eigene AI-Expertise direkt in unserem Team auf, um Anforderungen nicht nur zu formulieren, sondern die Lösungen aktiv mitzugestalten. Nur wenn wir die 'Ownership' für unsere digitalen Prozesse übernehmen, stellen wir sicher, dass Innovation und steuerliche Compliance Hand in Hand gehen.

Learning 1: „Tax Technology-Pioniere“ sind entscheidend

Die Transformation steht und fällt mit Menschen, die bereit sind, als Tax Technology-Pioniere Brücken zwischen der komplexen Steuerwelt und der agilen IT-Infrastruktur zu bauen. Als Leitung sehen wir unsere Aufgabe darin, genau für diese Rollen gezielt Ressourcen freizustellen, damit das Team nicht nur nebenher testet, sondern aktiv die Auswahl und Implementierung unserer AI-Tools steuert. Diese Pioniere sind unsere internen Übersetzer, die steuerliche Logiken in technische Anforderungen gießen und in der Kommunikation mit Engineering-Bereichen auf Augenhöhe agieren. Auch wenn diese Rolle oft nicht durch ein formales Organigramm, sondern durch Eigeninitiative entsteht, ist sie heute das wertvollste Bindeglied für unseren technologischen Fortschritt.

Learning 2: Transformation heißt, Steuerwissen technisch übersetzen

Echte Transformation ist Übersetzungsarbeit. Wir definieren steuerliche Fachlogik nicht mehr nur in Memos, sondern übersetzen sie in belastbare Anforderungen für API-Architekturen, komplexe Datenstrukturen und automatisierte Workflows. Ein zentraler Baustein ist hierbei die Nutzung von geeigneten Workflow-Automation-Tools und LLM, die nach intensiver Prüfung durch IT und Compliance für unsere Prozesse freigegeben werden.

Die besondere Komplexität liegt in der Anbindung an unsere Kernsysteme: Wir arbeiten aktiv an der Integration via SAP-API, um steuerrelevante Daten direkt aus dem ERP-System zu extrahieren und automatisiert zu validieren. Da wir hierbei mit hochsensiblen Datensätzen operieren, steht die Data Integrity an oberster Stelle. Jede Lösung durchläuft ein strenges Compliance-Framework, das regulatorische Anforderungen und Datenschutzvorgaben direkt in die Data Pipeline integriert. Diese Validierungsprozesse sind zeitintensiv, aber alternativlos, um eine skalierbare und rechtssichere Automatisierung auf Enterprise-Niveau zu garantieren.

Die Manager:innen-Perspektive: Führung im Wandel

Als Leiterin einer Steuerabteilung lehrt diese Reise eines: Transformation ist keine Frage der Software, sondern der Ressourcenallokation und des Mindsets. Aus unserer Sicht sind drei Aspekte entscheidend:

1. Verschiebung der Profile: Wir erleben live, wie sich Aufgabenbereiche verschieben. Ressourcen, die früher an manuelle Datenpflege gebunden waren, fließen nun in die Gestaltung von Logiken. Das Anforderungsprofil unserer Tax-Pioniere hat sich gewandelt: Sie müssen heute Brücken zwischen Steuerrecht, IT-Security und Datenstrukturen bauen. Das ist ein neues, hochspannendes Berufsbild, das wir aktiv fördern.

2. Verantwortung neu denken: Innovation bedeutet auch, Verantwortung für unternehmenskritische Entscheidungen an neuen Schnittstellen zu übernehmen. Wenn wir KI-gestützte Prozesse implementieren, tragen wir die Verantwortung für Datensicherheit und Compliance in einer neuen Dimension. Manager:innen aus der Steuerabteilung sehen ihre Aufgabe darin, den Rahmen für diesen mutigen, aber verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten zu schaffen.

3. Unternehmerischer Teamgeist als Multiplikator: Nichts ist motivierender als Erfolg, den man selbst gebaut hat. Unser Ziel war es, eine Welle in Bewegung zu setzen. Wenn andere Abteilungen sehen, dass die Steuerabteilung – oft als konservativ wahrgenommen – zum Vorreiter für KI-Use-Cases wird, motiviert das das gesamte Unternehmen. Wir agieren hier als interne Inkubatoren für unternehmerischen Teamgeist.

Unsere persönliche Bilanz: Die Reise hat gerade erst begonnen

Fragt man uns heute, ob wir uns als Pioniere fühlen, lautet die Antwort: Vielleicht. Was wir jedoch mit Gewissheit sagen können: Wir haben ein völlig neues Aufgabenprofil geschaffen. Sind wir bereits am Ziel? Definitiv nicht. Aber sind wir weiter als vor unserem ersten Workshop? Absolut.

Die Reise zur Tax Technology ist kein Projekt mit festem Enddatum, sondern eine dauerhafte Transformation unseres Selbstverständnisses. Wir sind neugieriger auf KI als je zuvor, weil wir gesehen haben, dass die ersten Use Cases keine theoretischen Konstrukte sind, sondern echte Entlastung bringen.

Kernbotschaft: Innovation beginnt nicht mit der perfekten Strategie auf dem Papier. Sie beginnt mit einem Workshop, dem Mut zum ersten Use Case und der Bereitschaft, am Anfang Fehler zu machen, um später schneller zu laufen.

Die Manager:innen-Perspektive: Führung in der Ungewissheit

Im Steuermanagement lernen wir, dass in diesem extrem schnelllebigen Umfeld Abwarten das größte Risiko darstellt. Wer auf die „perfekte, fertige Lösung“ wartet, verpasst den Anschluss an die technologische Evolution.

Der „Human in the Loop“-Ansatz: Wir integrieren KI-Agenten als neue digitale Kollegen in unser Team. Doch eines bleibt unverrückbar: Die finale steuerliche Entscheidung und geübtes kritisches Hinterfragen liegen in menschlicher Hand.
Vom Planen zum Laufen: Wir haben aufgehört, über Jahre hinweg zu planen, und haben angefangen zu laufen. Es bleibt eine gewisse Ungewissheit, wie die Tools von morgen aussehen – aber genau das macht den Reiz aus.

In der Welt der Tax Technology ist es wie beim Bergsteigen: Hinter jeder erklommenen Spitze verbirgt sich eine noch höhere, spannendere Herausforderung. Wir sind vielleicht noch nicht am Gipfel, aber die Aussicht wird mit jedem Meter, den wir gemeinsam als Team gehen, klarer und beeindruckender. Wir sind keine Abwarterinnen – wir sind Überzeugungstäterinnen.

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