Digitalisierungsbeauftragte: So gelingt Digitalisierung im Kanzleialltag
Digitalisierungsprojekte in Steuerkanzleien scheitern meiner Erfahrung nach nur selten an der Software. Sie scheitern daran, dass gute Lösungen zwar eingeführt, aber nicht konsequent in den Arbeitsalltag integriert werden. Und genau hier entscheidet sich, ob Digitalisierung wirkt. Nicht bei der nächsten Softwareentscheidung, sondern bei der Frage, ob Teams digitale Prozesse wirklich nutzen, verstehen und weiterentwickeln.
In meinen ersten beiden Beiträgen habe ich beschrieben, wie sich mein Weg zum Digitalisierungsbeauftragten entwickelt hat und welche Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung und Fähigkeiten mit dieser Rolle verbunden sind. Doch selbst die beste Rollenbeschreibung beantwortet noch nicht die entscheidende Frage: Wie gelingt Digitalisierung eigentlich im Kanzleialltag?
Digitalisierung beginnt selten bei null
Viele Kanzleien verfügen heute bereits über eine erstaunlich gute technische Ausstattung. DATEV Unternehmen online, DMS, digitale Personalakten, Mandantenportale oder Cloudlösungen gehören längst zum Standard. Trotzdem höre ich in Gesprächen immer wieder denselben Satz: „Das nutzen wir eigentlich gar nicht richtig.“ Genau hier beginnt aus meiner Sicht die eigentliche Arbeit eines Digitalisierungsbeauftragten. Denn Digitalisierung bedeutet nicht zwangsläufig, ständig neue Software einzuführen. Oft geht es vielmehr darum, vorhandene Lösungen konsequenter und strukturierter zu nutzen. Die größte Effizienz entsteht in vielen Fällen nicht durch das nächste Tool – sondern durch die bessere Anwendung der bereits vorhandenen Werkzeuge.
Der erste Schritt: sichtbar machen, was bereits möglich ist
Bevor wir neue Projekte starten, schauen wir nicht zuerst auf neue Software. Wir schauen auf das, was bereits da ist:
- Welche Prozesse existieren bereits?
- Welche Funktionen werden heute kaum genutzt?
- Wo entstehen Medienbrüche?
- Wo verlieren Mitarbeitende unnötig Zeit?
Gerade bei etablierten Anwendungen entdecken wir immer wieder ungenutztes Potenzial. Nicht, weil Mitarbeitende etwas falsch machen. Sondern weil oft schlicht nicht bekannt ist, welche Möglichkeiten die Systeme inzwischen bieten. Genau hier übernimmt der Digitalisierungsbeauftragte eine zentrale Rolle: Er wird zum Übersetzer zwischen Technik und Praxis. In der Praxis bedeutet das: Der Digitalisierungsbeauftragte beobachtet Prozesse, sammelt Rückfragen aus dem Team, priorisiert Verbesserungen, testet neue Abläufe mit Pilotmandaten, dokumentiert Standards und sorgt dafür, dass Schulungen nicht einmalig bleiben.
Digitalisierung braucht Wiederholung
Ein häufiger Satz in Kanzleien lautet: „Dazu hatten wir doch schon eine Schulung.“ Aus meiner Sicht greift das zu kurz. Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt. Sie ist ein kontinuierlicher Lernprozess. Was sich bei uns bewährt hat, sind kleine, regelmäßige Formate:
- Kurze Teamrunden
- Konkrete Praxisbeispiele
- Neue Funktionen direkt am echten Mandat
Statt ganztägiger Schulungen entstehen so viele kleine Lernimpulse im Alltag. Das hat zwei Vorteile: Die Hemmschwelle sinkt und die Anwendung steigt.
Der wichtigste Erfolgsfaktor: Beteiligung
Wenn Prozesse transparent sind, stellt sich automatisch die nächste Frage:
Wie wird das Team Teil der Veränderung?
Eine Erfahrung bestätigt sich dabei immer wieder: Menschen unterstützen Veränderungen deutlich eher, wenn sie aktiv daran beteiligt sind. Deshalb setzen wir bewusst auf einen schrittweisen Ansatz und starten zunächst mit Pilotmandantinnen und -mandanten sowie kleinen Testgruppen. Die dabei gewonnenen Erfahrungen fließen über regelmäßige Feedbackschleifen direkt in den Arbeitsalltag und die weitere Ausgestaltung der Prozesse ein.
Erst wenn Prozesse im Kleinen funktionieren, erfolgt der Rollout auf die gesamte Kanzlei. Das bringt zwei entscheidende Vorteile:
Probleme werden früh sichtbar
Es entstehen Multiplikatoren im Team
Denn häufig gilt: Kolleginnen und Kollegen vertrauen praktischen Erfahrungen aus dem eigenen Team mehr als jeder Präsentation.
Digitalisierung ist vor allem Kommunikation
Rückblickend hat sich mein Aufgabenbild deutlich verändert. Ein großer Teil meiner Arbeit besteht heute nicht aus Technik, sondern aus Kommunikation.
Es geht um Fragen wie:
Warum verändern wir diesen Prozess?
Welchen konkreten Vorteil hat das im Alltag?
Welche Probleme lösen wir damit?
Und auch: Welche Herausforderungen entstehen zunächst?
Gerade der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Denn jede Veränderung bringt am Anfang auch Reibung mit sich. Transparenz hilft, diese Reibung zu reduzieren. Wer ausschließlich über Funktionen spricht, erreicht meist nur die technikaffinen Mitarbeitenden. Wer dagegen den Nutzen erklärt und ehrlich über Veränderungen spricht, erreicht deutlich mehr Menschen.
Kleine Erfolge schaffen Akzeptanz
Große Transformationsprojekte wirken schnell abstrakt und überfordernd. Deshalb setzen wir bewusst auf kleine, sichtbare Fortschritte:
- ein digitalisierter Freigabeprozess,
- eine neue Upload-Möglichkeit für die Mandantschaft,
- eine automatisierte Routine,
- ein klar definierter Workflow.
Solche Verbesserungen haben einen großen Vorteil: Sie sind direkt spürbar.
Digitalisierung endet nicht mit dem Rollout
Ein Punkt zeigt sich in der Praxis immer wieder: Viele Projekte gelten als abgeschlossen, sobald die Software eingeführt wurde. Für mich beginnt an diesem Punkt erst die eigentliche Arbeit. Denn nach dem Rollout stellen sich die entscheidenden Fragen:
- Wie wird die Lösung tatsächlich genutzt?
- Wo treten Rückfragen auf?
- Welche Prozessschritte funktionieren noch nicht sauber?
- Welche Ideen kommen aus dem Team selbst?
Digitalisierung ist kein Einführungsprojekt. Sie ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
FAZIT
Aus Projekten muss Kultur werden
Die Wirkung eines Digitalisierungsbeauftragten zeigt sich nicht daran, wie viele Tools eingeführt wurden. Sie zeigt sich daran, ob Digitalisierung im Alltag selbstverständlich geworden ist. Wenn niemand mehr darüber diskutiert, ob ein Dokument digital ausgetauscht wird. Wenn neue Mitarbeitende digitale Prozesse als Standard erleben. Wenn Verbesserungen aus den Teams selbst entstehen. Dann ist aus einzelnen Projekten eine echte Veränderung geworden.
Oder anders gesagt:
Digitalisierung scheitert nicht an fehlender Software. Sie scheitert daran, dass Veränderungen nicht konsequent gelebt werden.
Die Aufgabe des Digitalisierungsbeauftragten ist deshalb nicht, Systeme einzuführen, sondern dafür zu sorgen, dass sie im Alltag wirklich funktionieren.
Was Kanzleien jetzt prüfen sollten
Welche digitalen Lösungen sind bereits vorhanden, werden aber kaum genutzt?
Wo entstehen im Alltag noch Medienbrüche?
Welche Prozesse eignen sich für Pilotmandate?
Wo braucht das Team kurze Wiederholungsformate statt einmaliger Schulungen?
Wie wird nach dem Rollout überprüft, ob ein Prozess wirklich funktioniert?
AUSBLICK
Im nächsten Beitrag möchte ich den Blick nach außen richten. Denn Digitalisierung endet nicht an der Kanzleitür.
Die entscheidende Frage ist in diesem Beitrag dann: Wie nehmen wir unsere Mandantinnen und Mandanten auf diesem Weg mit und warum entscheidet ihre Akzeptanz so häufig über den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts?
Lesen Sie hier meine weiteren Beiträge zum Digitalisierungsbeaufragten:
Der Beitrag beschreibt den Weg zum Digitalisierungsbeauftragten in der Kanzlei. Er zeigt, wie ein Rückschlag zur Neuorientierung führte, welche Erfahrungen und Projekte den Rollenwechsel prägten, welche Hürden bestanden und warum diese Funktion wichtig ist.
Die Rolle des Digitalisierungsbeauftragten verbindet Strategie und operative Arbeit. Sie schafft klare Zuständigkeiten, stabilisiert digitale Projekte und verbessert Abläufe. Der Beitrag zeigt Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse, Verantwortungsbereiche sowie die erforderlichen Fähigkeiten.
WEBINAR-TIPP
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