Langdock im Praxistest: Eine datenschutzkonforme KI für die Kanzlei?

„Ist das eigentlich rechtskonform?“ und „Kann ich mit KI auch Mandantendaten bearbeiten?“ Das sind die Fragen, die mir Steuerberater:innen am häufigsten stellen. In der tax ki community, einer der aktivsten deutschen Online-Communities rund um KI in der Steuerberatung, tauchen genau diese Fragen ebenfalls immer wieder auf. Als eine von sechs Moderator:innen begleite ich dort regelmäßig die Diskussionen darüber, welche Tools die Kolleginnen und Kollegen nutzen – und wie sie dabei rechtlich sauber bleiben.

Die Antwort ist nicht trivial. Sobald Mandantendaten mit KI verarbeitet werden sollen, müssen Kanzleien insbesondere Datenschutz und berufsrechtliche Verschwiegenheit beachten. Hinzu kommen – abhängig vom konkreten Einsatz – Anforderungen aus dem EU AI Act. Bevor echte Mandantendaten verarbeitet werden, muss deshalb geklärt sein, ob das eingesetzte System und die organisatorischen Rahmenbedingungen dafür geeignet sind. Siehe auch FAQ der BStBK

Ich berate selbst Steuerberater:innen und habe deshalb den Anspruch, im gleichen rechtlichen Rahmen zu arbeiten wie meine Kund:innen. Gleichzeitig sollte meine Kollegin Cordula Schneider, mit der ich an denselben Projekten arbeite, die Plattform gemeinsam mit mir nutzen können. 
Die Auswahl ist überschaubar, aber vorhanden mit Angeboten wie Langdock, logicc oder momentum Suite. Im Dezember 2025 haben wir uns für einen dreimonatigen Praxistest mit Langdock entschieden. Monatslizenz, keine Jahresbindung – ausprobieren und danach entscheiden.

Die ersten drei Monate: Basics, Begeisterung und eine Enttäuschung

Die Einrichtung geht schnell: Workspace-Einstellungen hinterlegen, Custom Instructions definieren (wie bei jeder KI), Gruppen anlegen, Standardmodell festlegen.

Die ersten Wochen habe ich mit den Basics verbracht: chatten, Ergebnisse teilen, Projekte anlegen. Beim Teilen gibt es eine kleine Hürde: Ein Link muss manuell erzeugt und verschickt werden. Keine Automatik, kein Push-Benachrichtigung. Umständlich, aber lösbar.

Dann kam die erste echte Enttäuschung: In gemeinsamen Projekten kann ich zwar die Chats meiner Kollegin mitlesen, aber nicht direkt darin antworten. Einen KI-Agenten kann ich in einen Chat einladen, einen Menschen nicht. Wer gemeinsam weiterarbeiten möchte, muss einen neuen Chat starten. Ich war kurz davor, den Test abzubrechen.

Weitergemacht habe ich vor allem wegen der Modellauswahl. Langdock lässt mich jederzeit zwischen ChatGPT, Claude und Gemini wechseln – je nach Aufgabe, je nach Tagesform der Modelle. Anfang 2026 war Claude gerade auf der Überholspur, und ich habe fast ausschließlich damit gearbeitet. Mit einem leichten schlechten Gewissen gegenüber meinem ChatGPT-Account, der mich vielleicht vermisst. 😉

Langdock bündelt verschiedene KI-Sprachmodelle in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung.

Wissensordner und KI-Agenten bringen den praktischen Nutzen

Mehr Nutzen brachte für uns die Arbeit mit Wissensordnern. Dateien lassen sich zentral hochladen und anschließend in einzelnen Chats oder bei KI-Agenten einbinden – in Langdock inzwischen unter „Dateien“ zu finden. So können wir beispielsweise Unterlagen zu bestimmten Themenbereichen einmal hinterlegen und bei Bedarf in unterschiedlichen Chats verwenden. Das erspart wiederholtes Hochladen und Zusammensuchen. Inzwischen lassen sich auch Dateien als Vorlagen hochladen, um Ergebnisse auf Basis Kanzleivorlage zu erstellen.

In Langdock lassen sich Ordner und Wissenssammlungen anlegen, um Dateien, Chats und gemeinsames Wissen strukturiert zu organisieren.

Dateien können in Langdock als wiederverwendbare Vorlagen hinterlegt werden – etwa für Dokumente oder Präsentationen.

Der nächste Schritt waren KI-Agenten. Hier wurde Langdock für uns besonders interessant. Jeder Agent lässt sich für eine bestimmte Aufgabe konfigurieren und mit einem eigenen KI-Modell verbinden:  Mein digitaler Zwilling arbeitet beispielsweise mit ChatGPT, unser „Professor Tibatong“ für Webinarkonzeption mit Claude. Per Schieberegler lässt sich einstellen, wie kreativ oder wie eng an den hinterlegten Anweisungen ein Agent arbeiten soll.

Agenten können außerdem miteinander verknüpft werden und Aufgaben an andere Agenten übergeben. Für uns war das der Punkt, an dem aus einzelnen KI-Chats erstmals wiederverwendbare Arbeitsabläufe wurden.

Skills und Integrationen für wiederkehrende Aufgaben

Seit Anfang 2026 gibt es in Langdock auch Skills – wir haben sie im April entdeckt und seitdem nicht mehr losgelassen. Skills sind spezialisierte Fähigkeiten, die in Chats selbständig bei Bedarf dazu geschaltet werden und Agenten gezielt erweitern. Für Teams ist das vor allem dann interessant, wenn wiederkehrende Aufgaben nach denselben Vorgaben bearbeitet werden sollen.

Ähnlich praktisch ist die Promptbibliothek. Dort lassen sich wiederkehrende Prompts speichern, im Team teilen und mit Variablen versehen. Ich selbst nutze diese Funktion eher selten, aber für Kanzleien mit wiederkehrenden Textbausteinen kann sie dagegen einige Vorarbeit sparen.

Besonders spannend für Steuerberatungskanzleien sind die Integrationen in Langdock. Über Schnittstellen lassen sich externe Programme wie DATEV anbinden. Das heißt, es kann mit echten Mandantendaten gearbeitet werden, ohne den sicheren Rahmen zu verlassen, ohne Download aus DATEV, Upload in die KI und zurück. 

Es gibt noch weitere Funktionen und die Plattform entwickelt sich laufend weiter: Ergebnisse können inzwischen direkt in Ordnern innerhalb der Plattform gespeichert werden. Kleine Verbesserung, großer Unterschied im Alltag.