KI-Compliance in der Kanzlei: Das gilt für den rechtssicheren Einsatz

Wer KI-Tools, Cloud-Dienste oder externe IT-Dienstleister in die Kanzlei holt, gibt Mandantendaten an Dritte weiter. Was sich anfühlt wie eine strafrechtliche Grauzone, ist in Wahrheit ein Zusammenspiel dreier voneinander unabhängiger Regelungsebenen: das Strafrecht (§ 203 StGB), das Datenschutzrecht (Art. 28 DSGVO) und das Berufsrecht (§ 62a StBerG). Jede verfolgt einen eigenen Schutzzweck, stellt eigene Anforderungen und wird eigenständig sanktioniert – und genau diese Trennung entscheidet über die Rechtssicherheit. Der häufigste Fehler in der Praxis ist, die Ebenen zu vermengen und daraus entweder unbegründete Angst oder falsche Sicherheit abzuleiten. Dieser Beitrag arbeitet die Unterschiede im Detail heraus: von der Reform 2017 über den AVV als möglicherweise strafrechtliche ausreichende Geheimhaltungsverpflichtung und den Mandantenverzicht als wichtigsten Hebel bis zur Schutzlücke beim GmbH-Mandat – mit einer Praxis-Checkliste zum Abschluss. 

Warum Kanzleien drei Compliance-Ebenen getrennt prüfen müssen

Es hilft, sich die drei Regelungen als drei Stockwerke vorzustellen, die zwar übereinanderliegen, aber jeweils einen eigenen Eingang haben. Jede Ebene lässt sich an drei Fragen festmachen: Wen schützt sie, was schützt sie, und wie wird ein Verstoß geahndet?

Der zentrale Grundsatz lautet

Diese drei Ebenen sind nicht akzessorisch. Sie bedingen sich nicht gegenseitig. Wer vergisst, mit seinem IT-Dienstleister einen Vertrag in Textform zu schließen, verletzt möglicherweise das Berufsrecht. Strafbar nach § 203 StGB macht er sich deshalb jedoch nicht zwangsläufig. Eine berufsrechtliche Pflichtverletzung ist allenfalls ein Indiz für sorgfaltswidriges Verhalten, aber kein Automatismus. Umgekehrt kann ein strafrechtlicher Verstoß zusätzlich berufsgerichtlich geahndet werden, wenn dies erforderlich ist, um das Ansehen des Berufs zu wahren (§ 92 StBerG). Beide Systeme laufen nebeneinander, mit eigenen Verfahren und eigenen Maßstäben.

Diese Eigenständigkeit ist kein Versehen, sondern bewusst angelegt. Sie ist zugleich der Schlüssel zur ganzen Konstruktion, da sie es ermöglicht, das strafrechtliche Minimum und die berufsrechtliche Zusatzschicht getrennt zu betrachten und die letztere gezielt zu entschärfen.

Was die Reform 2017 beim IT-Outsourcing verändert hat

Vor 2017 war die Rechtslage kaum praktikabel. Wer als Steuerberaterin, Rechtsanwalt oder Ärztin einen externen IT-Dienstleister einschaltete und dabei Mandantendaten zugänglich machte, erfüllte streng genommen bereits den Tatbestand des § 203 StGB – selbst dann, wenn der Dienstleister nichts ausplauderte, sondern nur die Server wartete. In dieser Grauzone operierte praktisch jede digital arbeitende Kanzlei täglich.

Mit dem Gesetz zur Neuregelung des Schutzes von Geheimnissen bei der Mitwirkung Dritter wurde § 203 Abs. 3 StGB neu gefasst und eine formfreie Offenbarungsbefugnis geschaffen. Dahinter steht eine klare Tauschlogik: Der Gesetzgeber hat das Strafrecht gelockert und als Ausgleich die berufsrechtlichen Anforderungen verschärft – für Steuerberater:innen in § 62a StBerG, parallel in § 43e BRAO für Anwält:innen und § 26a BNotO für Notar:innen. Als typische Anwendungsfälle nennt das Gesetz ausdrücklich Einrichtung, Betrieb, Wartung und Anpassung von IT-Systemen, die externe Datenspeicherung in der Cloud sowie die Mitwirkung an Buchführung und Rechnungswesen.

Die Pointe: Der Mandant kann verzichten

Auch die verschärften berufsrechtlichen Anforderungen sind ihrerseits dispositiv. Der Mandant bzw. die Mandantin kann auf sie verzichten (dazu unten). Die Rechtsprechung hat den Reformzweck bestätigt und lehnt es ab, aus der Neuregelung signifikante Einschränkungen des Outsourcings oder neue Rechtsunsicherheiten abzuleiten. Outsourcing soll ohne strafrechtliches Risiko möglich sein.

§ 203 StGB: Wann Mandantendaten weitergegeben werden dürfen

Gemäß § 203 Abs. 3 StGB dürfen Mandantengeheimnisse unter zwei Voraussetzungen an „sonstige mitwirkende Personen“ offengelegt werden.

Hinzu kommt eine zweite Säule

Gemäß § 203 Abs. 4 S. 2 Nr. 1 StGB müssen Sie „dafür Sorge tragen“, dass die mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Und hier liegt der entscheidende Punkt, der oft übersehen wird: Das Gesetz verlangt dafür keine bestimmte Form. Es gibt keine Vorgabe zur Textform, keine Belehrung über strafrechtliche Folgen und keine bestimmte Vertragsgestaltung. Nötig ist allein eine wirksame Geheimhaltungsverpflichtung, die vor der Offenbarung besteht.

Das ist verfassungsrechtlich zwingend. Nach dem Bestimmtheitsgebot (Art. 103 Abs. 2 GG, nulla poena sine lege) darf eine Strafnorm keine Anforderungen enthalten, die nicht im Gesetz stehen. Eine Strafbarkeit allein wegen fehlender Textform wäre zudem unverhältnismäßig, denn das Strafrecht ist ultima ratio. Aufschlussreich ist der Vergleich mit dem Steuergeheimnis: § 30 Abs. 9 AO verlangt für die Finanzverwaltung eine ausdrückliche förmliche Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz. Dort ist die Verpflichtung konstitutiv, das heißt, sie begründet die Pflicht erst. Bei § 203 StGB ist sie lediglich deklaratorisch, das heißt, sie informiert nur über eine ohnehin bestehende Pflicht. Wenn der Gesetzgeber eine bestimmte Form will, schreibt er sie ins Gesetz. Bei § 203 StGB hat er dies nicht getan.

Der AVV als strafrechtliche Geheimhaltungsverpflichtung

Daraus folgt ein praktisch hochrelevanter Schluss. Jeder Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO muss zwingend eine Vertraulichkeitsklausel enthalten, denn Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b DSGVO verpflichtet den Auftragsverarbeiter dazu, sicherzustellen, dass die mit der Verarbeitung befassten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Das stellt eine wirksame vertragliche Geheimhaltungsverpflichtung dar. Da § 203 StGB keine darüber hinausgehende Form verlangt, dürfte der AVV die strafrechtliche Anforderung bereits erfüllen – zumindest was personenbezogene Daten betrifft. Einen systematischen Beleg hierfür liefert § 29 Abs. 3 BDSG, der die in § 203 StGB genannten Personen und „deren Auftragsverarbeiter“ ausdrücklich in einem Atemzug nennt und den Auftragsverarbeiter damit als datenschutzrechtliche Verlängerung des Berufsgeheimnisträgers behandelt.

Eine ehrliche Einordnung

Eine Kommentierung, die wörtlich bestätigt, dass ein AVV als Geheimhaltungsverpflichtung im Sinne des § 203 Abs. 4 S. 2 Nr. 1 StGB genügt, existiert bislang nicht. Rechtsprechung ebenfalls nicht. Diese Auslegung kann sich aber aus vier Bausteinen ergeben:

Die Argumentation ist dogmatisch belastbar, aber mangels ausdrücklicher Stellungnahme lediglich eine teleologische Auslegung und keine gesicherte herrschende Meinung. Höchstrichterlich entschieden ist die Frage nicht, sie war aber auch noch nie Gegenstand eines Verfahrens, und ein strafrechtlicher Verurteilungsfall im IT-Outsourcing ist nach der Reform 2017 nicht bekannt. Wer maximale Sicherheit möchte, ergänzt zusätzlich eine eigenständige Geheimhaltungsvereinbarung mit ausdrücklichem Hinweis auf § 203 StGB – eine „Belt-and-Suspenders“-Strategie, die jedoch nicht zwingend erforderlich ist.

§ 62a StBerG: Welche Zusatzpflichten das Berufsrecht verlangt

Während das Strafrecht das Minimum definiert, geht das Berufsrecht deutlich weiter. So erlaubt § 62a StBerG erlaubt in Absatz 1 den Zugang zu geschützten Tatsachen, soweit dies für die Dienstleistung erforderlich ist. Absatz 2 verlangt eine sorgfältige Auswahl des Dienstleisters und die unverzügliche Beendigung der Zusammenarbeit, wenn die Vorgaben nicht mehr gewährleistet sind. Absatz 3 verlangt einen Vertrag in Textform, in dem der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet wird, sich auf das Erforderliche beschränkt und die Unterbeauftragung geregelt ist (Unterauftragnehmer sind ihrerseits in Textform zu verpflichten). Für Auslandsdienstleistungen verlangt Absatz 4 zusätzlich einen vergleichbaren Geheimnisschutz im Ausland – ein Punkt, der bei international gehosteten KI-Diensten besondere Beachtung verdient.

Der Kontrast zum Strafrecht wird an den einzelnen Anforderungen greifbar:

Warum diese Diskrepanz?

Sie ist eine gewollte Systemlogik. Das Strafrecht schützt nur das konkrete Geheimhaltungsinteresse vor unbefugter Offenbarung und knüpft an das verfassungsrechtliche Minimum an. Das Berufsrecht verfolgt dagegen einen organisatorischen Ansatz: Textform und Belehrung dienen der Dokumentation gegenüber der Steuerberaterkammer, der Prävention – der Dienstleister soll die Risiken kennen – und der Qualitätssicherung. Dass das Berufsrecht höhere Anforderungen stellt als das Strafrecht, entspricht dem Standardmodell der deutschen Rechtsordnung. Die einheitliche Parallelstruktur in § 43e BRAO, § 62a StBerG und § 26a BNotO belegt, dass der Gesetzgeber diese Schicht bewusst oberhalb des strafrechtlichen Minimums angesiedelt hat – jedoch nicht als dessen Voraussetzung.

Praktisch folgt daraus

Das Berufsgericht kann auch ohne strafrechtliche Verurteilung sanktionieren, etwa bei einem reinen Formverstoß, ohne dass je ein Geheimnis offenbart wurde. Ein Verstoß gegen § 62a StBerG ist eine Pflichtverletzung nach § 89 StBerG und kann nach § 90 StBerG von der Warnung über den Verweis und eine Geldbuße bis 50.000 € bis hin zum Berufsverbot von bis zu fünf Jahren oder der Ausschließung aus dem Beruf reichen. Zuständig ist das Berufsgericht (Kammer für Steuerberater- und Steuerbevollmächtigten-Sachen), nicht das Strafgericht.

Der Mandantenverzicht: der wichtigste Hebel

Jetzt kommt der entscheidende Hebel. § 62a Abs. 6 StBerG bestimmt, dass die Absätze 2 und 3 auch bei einer Einwilligung des Mandanten gelten – es sei denn, der Mandant bzw. die Mandantin hat ausdrücklich auf ihre Einhaltung verzichtet. Diese doppelte Negation bedeutet im Klartext, dass der Mandant bzw. die Mandantin die Kanzlei von den berufsrechtlichen Zusatzpflichten vollständig entbinden kann. Die Logik dahinter ist stimmig, denn da der Mandant bzw. die Mandantin das Schutzobjekt der Verschwiegenheit ist, soll er bzw. sie selbst darüber disponieren dürfen, ob auf die organisatorische Absicherung Wert gelegt wird.

Zwei Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Der Mandant bzw. die Mandantin muss in die Inanspruchnahme der Dienstleister eingewilligt haben, und der Verzicht muss ausdrücklich erklärt werden, denn eine konkludente Erklärung genügt nicht. Eine Textform schreibt das Gesetz für den Verzicht selbst nicht vor, aus Beweisgründen ist sie aber dringend zu empfehlen, etwa als eigenständiger, klar erkennbarer Absatz in der Mandatsvereinbarung. Der Verzicht muss auch nicht für jeden Dienstleister einzeln erklärt werden, eine generelle Erklärung genügt. Aus Transparenzgründen empfiehlt es sich, eine Liste der typischerweise genutzten Dienstleister zu führen und bei wesentlichen Änderungen zu aktualisieren.

Liegt ein wirksamer Verzicht vor, entfallen sämtliche Pflichten der Absätze 2 und 3, d. h. die sorgfältige Auswahl und Beendigungspflicht, die Textform des Vertrags, die Belehrungspflicht, die Kenntnisbeschränkung und die Unterbeauftragungsregelung. Unberührt bleiben die strafrechtliche Geheimhaltung (über den AVV erfüllt), der Datenschutz (Art. 28 DSGVO gilt für jede:n Unternehmer:in, und § 62a Abs. 8 StBerG stellt ausdrücklich klar, dass die Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten unberührt bleiben) sowie die allgemeine zivilrechtliche Sorgfaltspflicht (§ 241 Abs. 2 BGB). Wichtig zu wissen: Der Mandant bzw. die Mandantin kann den Verzicht jederzeit widerrufen. Mit dem Widerruf leben die berufsrechtlichen Zusatzpflichten wieder auf.

DSGVO: Was für Kanzleien genauso gilt wie für andere Unternehmen

Auf der Datenschutzebene gibt es keinen Sonderweg für Berufsgeheimnisträger:innen. Die Pflichten aus Art. 28 DSGVO sind für jeden Verantwortlichen identisch. Sie dürfen nur Auftragsverarbeiter beauftragen, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten (sorgfältige Auswahl, Art. 28 Abs. 1), und Sie müssen einen AVV schließen, der Weisungsbindung, Vertraulichkeit, Maßnahmen nach Art. 32, Unterbeauftragung, Unterstützungs-, Lösch- und Rückgabepflichten sowie Kontrollrechte regelt (Art. 28 Abs. 3).

Die Auswahl ist keine einmalige, sondern eine Dauerpflicht: Die Rechtsprechung leitet aus Art. 28 DSGVO nicht nur eine Auswahl-, sondern auch eine fortlaufende Überwachungspflicht ab. Diese Anforderungen dürfen jedoch nicht überspannt werden. Wählen Sie einen am Markt führenden, als zuverlässig bekannten Anbieter, dürfen Sie grundsätzlich auf dessen Fachwissen und Zuverlässigkeit vertrauen. Eine praxisfremde Vor-Ort-Kontrolle im Rechenzentrum ist nicht erforderlich. In der Praxis genügt es, die einschlägigen Nachweise (etwa SOC-2-Berichte und ISO-Zertifizierungen) einmal jährlich zu sichten und in der Verarbeitungsdokumentation zu hinterlegen.

Bei aller Auslagerung bleiben Sie verantwortlich: Nach der jüngeren BGH-Rechtsprechung behält die verantwortliche Stelle „Herr der Verarbeitung“ die Kontrolle und haftet gegenüber den Betroffenen für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften durch den Auftragsverarbeiter als seinen „verlängerten Arm“. Verliert Ihr Cloud-Anbieter Daten, trifft Sie zunächst die Außenhaftung, allerdings mit Regressmöglichkeit gegen den Auftragsverarbeiter.

AVV plus Mandantenverzicht: Warum Kanzleien dann nicht schlechter stehen

Zieht die Kanzlei beide Hebel – AVV und Mandantenverzicht –, ergibt sich eine bemerkenswerte Pflichtenlage. Es bleiben der AVV, die sorgfältige Auswahl und die Überwachung aus der DSGVO sowie die Vertraulichkeitsverpflichtung der Beschäftigten des Auftragsverarbeiters. All das gilt für jeden Unternehmer/jede Unternehmerin ohnehin. Weggefallen sind Textform des Dienstleistungsvertrags, Belehrung über § 203 StGB und die berufsrechtlichen Zusatzpflichten. Die strafrechtliche Geheimhaltungsverpflichtung ist über den AVV bereits erfüllt.

Damit ist die Pflichtenlage – mit der einzigen Nuance der strafrechtlichen Geheimhaltung, die der AVV abdeckt – materiell identisch mit der jedes anderen Unternehmens. Das ist keine Selbstverständlichkeit: Vor 2017 standen Steuerberater:innen beim Outsourcing deutlich schlechter da als andere Unternehmer:innen, weil sie strafrechtliche Risiken trugen, die sonst niemand hatte. Nach der Reform und dem Verzicht, sind diese Risiken für personenbezogene Daten heute auf null reduziert. Die berufsrechtlichen Zusatzpflichten existieren zwar weiterhin, sind aber dispositiv.

Was die § 62a-Vereinbarung für IT-Dienstleister bedeutet

Eine häufige Folgefrage lautet: Macht es für den IT-Dienstleister einen Unterschied, ob er eine § 62a-Vereinbarung unterschreibt? Materiell kaum. § 203 Abs. 4 S. 1 StGB stellt jede mitwirkende Person kraft Gesetzes unter Strafe, die ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart. Die einzigen Voraussetzungen sind der Status als mitwirkende Person, die Geheimniskenntnis bei oder gelegentlich der Tätigkeit und die unbefugte Offenbarung. Eine vorherige Belehrung, eine Verpflichtung in Textform oder Kenntnis der Strafbarkeit gehören nicht dazu. Die Rechtsprechung spricht von einer ipso iure – also automatisch – auf mitwirkende Personen „ausgedehnten“ Strafbarkeit. 

Zwei theoretische Nuancen bleiben, beide von geringer praktischer Relevanz:

Achtung: die Schutzlücke beim GmbH-Mandat 

Hier liegt der vielleicht wichtigste Teil – und der Grund, warum viele Kanzleien trotz perfektem AVV-Setup ein Restrisiko tragen. Die beiden Regime haben unterschiedliche Schutzsubjekte und Schutzgegenstände. Die DSGVO schützt nur natürliche Personen und deren personenbezogene Daten. § 203 StGB schützt die Mandantschaft – natürlich wie juristisch – und all ihre Geheimnisse, ausdrücklich auch Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Als Geheimnis gilt dabei jede nicht offenkundige Tatsache, an deren Geheimhaltung ein sachlich begründetes Interesse besteht: interne Kennzahlen, Investitions- und Forschungsvorhaben, Kalkulationen, Bezugsquellen, Beteiligungsverhältnisse, geplante Fusionen, Kundenlisten, Margen, Geschäftsstrategien. 

Ein typisches GmbH-Mandat enthält fast immer beides nebeneinander und genau hier klafft die Lücke. Die Vertraulichkeitsklausel des AVV bezieht sich nach Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b DSGVO ausdrücklich nur auf die zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen. Eine Verpflichtung zur Geheimhaltung rein geschäftlicher, nicht-personenbezogener Informationen enthält der gesetzliche Mindest-AVV nicht. 

Ein Beispiel macht das greifbar

Bei der „Müller Maschinen GmbH“ sind das Gehalt der Geschäftsführerin und die Sozialversicherungsnummern der Mitarbeitenden personenbezogen. Hier greift der AVV, und für Sie als Beratende ist die Geheimhaltung strafrechtlich abgesichert. Die Kalkulationsgrundlage des wichtigsten Produkts, die Margen und die Bezugsquelle eines Spezialrohstoffs sind dagegen nicht personenbezogen, obwohl sie in derselben Buchhaltung stehen. Wenn der AVV die einzige vertragliche Grundlage ist, haben Sie möglicherweise nicht „dafür Sorge getragen“, dass der Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet ist.Die Folge: Für die Lohndaten sind Sie nicht strafbar (der AVV genügt), für die Kalkulationsdaten potenziell schon. Hinzu kommt: Für rein geschäftliche Geheimnisse gibt es keine DSGVO-Meldepflicht (Art. 33/34), keine DSGVO-Bußgelder und keine DSGVO-Schadensersatzansprüche, § 203 StGB bleibt aber voll anwendbar. 

Besonders gefährlich ist die Lücke bei Mandaten mit hohem Anteil an Geschäftsgeheimnissen: Industrie-, Forschungs- und Familienunternehmen mit sensiblen Strategien, komplexe Kalkulationsgrundlagen (Bau, Maschinenbau, Spezialhandel), M&A-Prozesse und geplante Fusionen sowie steuerliche Gestaltungsberatungen mit sensiblen Strukturüberlegungen. 

Zwei Wege zu rechtssicherem KI- und IT-Outsourcing

Die Lücke lässt sich mit minimalem Aufwand schließen. Zwei Wege stehen offen:

Welcher Weg für wen passt, hängt vom Dienstleistertyp ab: 

• Mandant:innen verzichten standardmäßig: Weg B mit allgemeiner Geheimhaltungsklausel. 
• Kein Verzicht möglich oder gewünscht: Weg A mit voller § 62a-Vereinbarung. 
• Große Cloud-Anbieter (Microsoft, AWS, Google): Weg B – individuelle Vereinbarungen werden dort in der Regel nicht unterzeichnet. 
• Lokales Systemhaus: Weg A – hier problemlos durchsetzbar. 
• KI-Tools mit Enterprise-Verträgen: Weg B – die Confidentiality-Klauseln prüfen und gegebenenfalls ergänzen. 

Zur Einordnung des realen Risikos: Ein Risiko entsteht für Sie erst, wenn der IT-Dienstleister tatsächlich fremde Geheimnisse offenbart. Da er sich damit selbst strafbar macht (§ 203 Abs. 4 S. 1 StGB), hat er daran kein Interesse. Das reale Risiko lässt sich deshalb – bei sauberem Setup – als gering einschätzen. Entscheidend ist nicht die Angst vor der Technik, sondern die Sorgfalt bei den Verträgen.

Checkliste: Was Kanzleien vor dem KI-Einsatz prüfen sollten