Buchhaltung automatisieren: So nutzt hmd die E-Rechnung
Die E-Rechnung verändert mehr als das Rechnungsformat. Lieferant, Betrag, Steuer oder Rechnungsnummer liegen strukturiert vor und können direkt weiterverarbeitet werden. Damit stellt sich für Steuerkanzleien eine grundsätzliche Frage: Warum sollten Fachkräfte Daten weiterhin manuell erfassen, die bereits digital vorhanden sind?
In der neuen Folge unseres Podcasts TAX GOES DIGITAL sprechen wir darüber mit Raphael Weinelt, Produktmanager bei der HMD Software AG. Er hat selbst mehrere Jahre in einer Steuerkanzlei gearbeitet und beschäftigt sich heute mit digitalen Kanzleiprozessen, Automatisierung und KI. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie E-Rechnung und Automatisierung die Buchhaltung verändern – bei der Mandantschaft, in der Kanzlei und für die Mitarbeitenden.
Im Format TOOLS.inside spricht tax&bytes mit Softwareanbietern über konkrete Praxisprobleme, digitale Lösungen und echte Anwendungsfälle aus Kanzleien, Steuerabteilungen und Unternehmen. Ziel ist nicht die reine Produktvorstellung, sondern ein Blick darauf, wie Digitalisierung den steuerlichen Arbeitsalltag tatsächlich verändern kann.
Die E-Rechnung verändert den Prozess
Eine PDF-Rechnung hat den Beleg zwar auf den Bildschirm gebracht, am Ablauf aber häufig wenig verändert: speichern, sammeln, an die Kanzlei schicken und dort weiterverarbeiten. Strukturierte E-Rechnungen bieten eine andere Ausgangslage. Ihre Informationen sind maschinenlesbar und können direkt in weitere Prozesse einfließen. Damit verliert auch der klassische Pendelordner an Berechtigung. Eine digital eingegangene Rechnung zunächst wochenlang zu sammeln, verschenkt einen Teil dieses Potenzials. Der ideale Ablauf beginnt deshalb bereits bei der Mandantschaft: Rechnung empfangen, lesen, prüfen und möglichst ohne Medienbruch an die weitere Verarbeitung übergeben. Das setzt allerdings voraus, dass die Technik für die Mandant:innen einfach bleibt. Weinelt berichtet im Podcast von Unternehmen, die eine XML-Datei zunächst für etwas Verdächtiges hielten und wieder löschten.
Seine Schlussfolgerung:
Wenn Digitalisierung dazu führt, dass der Mandant erst eine Schulung in Dateiformaten braucht, dann haben wir auf der Softwareseite definitiv was falsch gemacht.
Der Mandant bzw. die Mandantin muss eine Rechnung lesen und prüfen können. Ob im Hintergrund XML, XRechnung oder ZUGFeRD verarbeitet wird, sollte für ihn oder sie möglichst keine zusätzliche Hürde darstellen.
Fehler möglichst früh erkennen
Neben der Darstellung spielt die Validierung eine wichtige Rolle. Auch E-Rechnungen können fehlerhaft sein oder unvollständige Angaben enthalten. Entscheidend ist deshalb, wann ein Fehler auffällt. Wird er erst Wochen später bei der Buchhaltung entdeckt, kann die Rechnung längst bezahlt sein. Sinnvoller ist eine Prüfung beim Eingang: Ist die Rechnung technisch und inhaltlich verarbeitbar oder muss der Lieferant korrigieren?
Für Kanzleien entsteht daraus auch eine Aufgabe bei der Prozessgestaltung. Sie müssen ihren Mandant:innen Orientierung geben und klar festlegen, über welche Wege Rechnungen künftig in die Kanzlei gelangen sollen. Sonst entsteht schnell ein Nebeneinander aus E-Mail, Cloud-Portalen, Messenger-Nachrichten und Papier.
Die Software verarbeitet, der Mensch prüft
Die strukturierten Daten der E-Rechnung schaffen zugleich die Grundlage für mehr Automatisierung. Lieferant, Rechnungsbetrag oder Steuersatz sind bereits bekannt. Hinzu kommen Erfahrungswerte aus vergangenen Buchungen. Gerade bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen kann Software deshalb schon heute Daten auslesen, Lieferanten zuordnen, Konten und Steuerschlüssel vorschlagen oder Zahlungen mit offenen Posten verbinden.
Die Aufgabenverteilung verschiebt sich. Eindeutige Fälle können automatisiert verarbeitet werden. Fachkräfte beschäftigen sich stärker mit ungewöhnlichen oder fachlich anspruchsvollen Vorgängen. Weinelt beschreibt diesen Wechsel so:
Dann wird plötzlich nicht mehr jeder Beleg zum Arbeitsvorgang, sondern nur noch der ungewöhnliche Beleg.
Für Mandate mit hohem Belegvolumen ist das besonders relevant. Mehr Rechnungen müssen dann nicht automatisch im gleichen Verhältnis mehr manuelle Arbeit bedeuten.
Automatisierung braucht allerdings Grenzen. Weinelt nennt das Beispiel einer regelmäßig ähnlich hohen Telekommunikationsrechnung. Steigt deren Betrag plötzlich deutlich, könnte darin etwa ein zusätzlich angeschafftes Gerät enthalten sein. Eine normalerweise passende automatische Kontierung kann dann falsch sein. Die Software muss deshalb erkennen, wann ein Vorgang vom üblichen Muster abweicht und eine fachliche Entscheidung benötigt.
Standards schaffen Automatisierung
Eine weitere Voraussetzung sind wiederholbare Prozesse. In vielen Kanzleien existieren dagegen zahlreiche individuelle Abläufe: Mandantin A sendet Belege per E-Mail, Mandant B nutzt ein Portal und Mandantin C arbeitet mit einer eigenen Excel-Lösung. Solche Sonderwege erschweren die Automatisierung.
Weinelt empfiehlt deshalb einen definierten Standardprozess mit bewusst gewählten Ausnahmen. Das bedeutet nicht, dass jede:r Mandant:in identisch arbeiten muss. Die Kanzlei entscheidet aber gezielt, wann eine Abweichung notwendig ist, statt für jedes Mandat einen eigenen Prozess entstehen zu lassen.
PRAXISBEISPIEL
Wie ein durchgängiger Prozess aussehen kann, zeigt Weinelt im Podcast am Beispiel von HMD Online.
Nach seiner Beschreibung sollen Rechnungen möglichst direkt von den Mandant:innen in die Kanzleiprozesse gelangen. Sie können über verschiedene Wege bereitgestellt oder automatisiert aus Portalen und E-Mail-Postfächern übernommen werden. Bei Bedarf lassen sich Prüf- und Freigabeschritte bei den Mandant:innen dazwischenschalten.
In der Kanzlei werden strukturierte E-Rechnungsdaten direkt verarbeitet; bei anderen Dokumenten kommt OCR zum Einsatz. Daraus können Lieferantenzuordnung und Buchungsvorschläge entstehen. Wiederkehrende Vorgänge lassen sich nach festgelegten Regeln weiter automatisieren. Auch Rückfragen sollen direkt mit Buchung und Beleg verknüpft werden. Fehlende Informationen müssen dann nicht separat per E-Mail gesammelt und anschließend wieder manuell zugeordnet werden.
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Klein anfangen und Erfahrungen sammeln
Eine komplette Kanzlei auf einmal umzustellen, hält Weinelt für wenig sinnvoll. Geeigneter sind Pilotmandate mit Mandant:innen, die offen für digitale Prozesse sind und mit denen Änderungen unkompliziert abgestimmt werden können. Auch im Team empfiehlt er, zunächst mit Mitarbeitenden zu starten, die Interesse an neuen Abläufen haben. Sichtbare Erfolge können anschließend helfen, weitere Kolleg:innen mitzunehmen. Der Effekt wird besonders greifbar, wenn sich bei einem konkreten Mandat die Bearbeitungszeit deutlich reduziert. Solche Erfahrungen wirken im Kanzleialltag häufig stärker als theoretische Digitalisierungsprojekte.
Gewonnene Zeit für Beratung nutzen
Automatisierung ist jedoch kein Selbstzweck. Wenn die Buchhaltung schneller und aktueller vorliegt, können Kanzleien auch früher reagieren. Verändert sich der Wareneinsatz? Entwickelt sich die Liquidität ungünstig? Gibt es Prozesse bei Mandant:innen, die unnötig viel Arbeit verursachen? Beratung muss dabei kein umfangreicher Strategietermin sein. Schon der kurze Hinweis, dass in aktuellen Zahlen etwas auffällt und ein Gespräch sinnvoll wäre, kann für die Mandantschaft hilfreich sein.
FAZIT
E-Rechnung und Automatisierung verschieben den Schwerpunkt der Buchhaltung. Wiederkehrende und eindeutige Vorgänge können zunehmend durch Software verarbeitet werden. Fachkräfte konzentrieren sich stärker auf Kontrolle, Ausnahmen und fachliche Einordnung. Dafür brauchen Kanzleien klare Prozesse, geeignete Standards und Mitarbeitende, die verstehen, wie automatisierte Abläufe funktionieren und wann sie eingreifen müssen.
Raphael Weinelt fasst das Ziel im Podcast passend zusammen:
Unser Ziel sollte nicht sein, möglichst viel Technik in die Kanzlei reinzubringen, sondern unser Ziel sollte sein, unnötige Arbeit rauszubringen.
Wer mehr dazu wissen möchte, wie Kanzleien ihre Buchhaltungsprozesse rund um E-Rechnung, Automatisierung und KI praktisch weiterentwickeln können, sollte in diese Folge von TAX GOES DIGITAL – Der tax&bytes-Podcast reinhören.
Zur Podcast-Übersicht und allen Folgen:
- pro Folge ~ 30 min30
- 1 Folge(n)
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Im Podcast für die digitale Steuerwelt, dreht sich alles um digitale Lösungen, neue Technologien und echte Praxiserfahrungen aus Steuerkanzleien, Steuerabteilungen und der Beratung.
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Im Podcast für die digitale Steuerwelt, dreht sich alles um digitale Lösungen, neue Technologien und echte Praxiserfahrungen aus Steuerkanzleien, Steuerabteilungen und der Beratung.
Die Podcaster
Frank Hüsgen
Podcaster bei NWB
Annika Glinka
Podcasterin bei NWB
IM BEITRAG ERWÄHNTE TOOL-KATEGORIEN 
E-RECHNUNG
Steuerberater:innen benötigen leistungsfähige Software, um elektronische Rechnungen effizient zu erstellen, zu empfangen und zu archivieren.
PROZESSAUTOMATISIERUNG
Durch Software-Einsatz können Steuerberater:innen ihre täglichen Aufgaben effizienter gestalten und sich auf komplexere Beratungsleistungen konzentrieren.
