Verfahrensdokumentation mit KI: So digitalisiert Auditry den GoBD-Prozess
Verfahrensdokumentation gehört zu den Themen, bei denen in vielen Kanzleien und Unternehmen schnell die Stimmung kippt. Pflicht? Ja. Relevant? Definitiv. Begeisterung? Hält sich meist in Grenzen. Genau deshalb widmet sich die erste Folge von „TAX GOES DIGITAL“, dem neuen tax&bytes-Podcast für die digitale Steuerwelt, diesem oft ungeliebten, aber entscheidenden Thema.
Im Format TOOLS.inside spricht tax&bytes mit Softwareanbietern über konkrete Praxisprobleme, digitale Lösungen und echte Anwendungsfälle aus Kanzleien, Steuerabteilungen und Unternehmen. Ziel ist nicht die reine Produktvorstellung, sondern ein Blick darauf, wie Digitalisierung den steuerlichen Arbeitsalltag tatsächlich verändern kann.
Warum Verfahrensdokumentation oft liegen bleibt
In der Auftaktfolge geht es um ein Thema, das viele seit Jahren begleitet: die Verfahrensdokumentation nach GoBD.
Zu Gast sind André Barthels von Contrango und Nadine Rauß von VD2. Gemeinsam erklären sie, warum Verfahrensdokumentation in der Praxis so häufig aufgeschoben wird – und weshalb das zunehmend riskant werden kann.
📢 Ein zentrales Problem
Die benötigten Informationen liegen selten an einer Stelle. Buchhaltung, IT, Sekretariat, externe Dienstleister und Geschäftsführung verfügen jeweils über einzelne Bausteine. Werden diese per Word-Dokument, Excel-Liste oder E-Mail eingesammelt, entstehen schnell unübersichtliche Abstimmungsprozesse. Aus einem Pflichtprojekt wird dann eine monatelange Aufgabe mit vielen Rückfragen, Versionsständen und Unsicherheiten.
Missverständnisse mit Folgen
Hinzu kommt: Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung der Verfahrensdokumentation. Einige halten sie für optional, andere verwechseln sie mit Datenschutzdokumentationen oder gehen davon aus, dass der Steuerberater/die Steuerberaterin das Thema schon übernimmt. Tatsächlich liegt die Dokumentationspflicht jedoch beim Unternehmen. Die Steuerberatung kann begleiten, strukturieren und unterstützen – die Prozesse selbst müssen aber im Unternehmen nachvollziehbar beschrieben werden.
Warum das so wichtig ist, zeigt sich spätestens in der Betriebsprüfung. Digitale Buchhaltungsprozesse, Schnittstellen, Kassensysteme, Onlineshops, ersetzendes Scannen und digitale Belegablage müssen für Prüfer verständlich sein. Fehlt eine aktuelle und nachvollziehbare Dokumentation, können Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung entstehen. Im schlimmsten Fall drohen Beanstandungen, Hinzuschätzungen oder weitere steuerliche Risiken.
Wie Auditry den Prozess neu denkt
Auditry will hier ansetzen: Das Tool verteilt Aufgaben dezentral an die zuständigen Fachabteilungen, arbeitet mit Rollen und Rechten, unterstützt bei der Formulierung durch KI und führt die Angaben in einer strukturierten Dokumentation zusammen.
Besonders spannend ist der KI-Ansatz: Mitarbeitende können Prozesse in ihrer eigenen Sprache beschreiben; Auditry hilft dabei, daraus eine einheitliche, prüfungstaugliche Terminologie zu machen. So soll aus verstreutem Fachwissen eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation entstehen.
Mehr als ein Pflichtdokument
Die Folge macht deutlich: Verfahrensdokumentation ist mehr als ein lästiges PDF für die Betriebsprüfung. Richtig angegangen, schafft sie Transparenz über Prozesse, deckt Medienbrüche auf und kann sogar Ausgangspunkt für echte Prozessverbesserungen sein.
Wer wissen möchte, wie Kanzleien und Unternehmen das Thema pragmatischer, digitaler und weniger nervenaufreibend angehen können, sollte in die erste Folge von TAX GOES DIGITAL – Der tax&bytes Podcast reinhören.
Zur Podcast-Übersicht und allen Folgen:
- pro Folge ~ 30 min30
- 1 Folge(n)
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Im Podcast für die digitale Steuerwelt, dreht sich alles um digitale Lösungen, neue Technologien und echte Praxiserfahrungen aus Steuerkanzleien, Steuerabteilungen und der Beratung.
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Im Podcast für die digitale Steuerwelt, dreht sich alles um digitale Lösungen, neue Technologien und echte Praxiserfahrungen aus Steuerkanzleien, Steuerabteilungen und der Beratung.
Die Podcaster
Frank Hüsgen
Podcaster bei NWB
Annika Glinka
Podcasterin bei NWB
IM BEITRAG ERWÄHNTE TOOL-KATEGORIEN 
VERFAHRENSDOKUMENTATION
Mit Verfahrensdokumentation-Software erstellen & pflegen Steuerberater gesetzeskonforme GoBD-Dokumentationen effizient & revisionssicher.
KÜNSTLICHE INTELLIGENZ (KI)
Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert zahlreiche Branchen, und die Steuerberatung ist keine Ausnahme.
