Warum Steuerabteilungen jedes Jahr neue Antworten brauchen

Tax Operations ist kein einmalig zu klärendes Thema. Was gestern noch als Zukunftsfrage diskutiert wurde, ist heute oft schon Teil des operativen Alltags: KI-gestützte Recherche, automatisierte Vorsteuerermittlung, digitale Tax-CMS-Prozesse, steigende Anforderungen an die Datenqualität und der ständige Druck, mit begrenzten Ressourcen mehr zu leisten.

Damit verändern sich auch die Fragen, die Steuerabteilungen beschäftigen.

Wie lassen sich steuerlich relevante Daten aus unterschiedlichen Systemen verlässlich zusammenführen? Welche Kontrollen gehören direkt in den Prozess? Wo macht Automatisierung den Unterschied? Und wie bleibt die steuerliche Verantwortung nachvollziehbar, wenn KI und digitale Tools stärker in die Arbeit eingebunden werden?

Ich begleite diese Entwicklung jetzt seit sechs Jahren sehr intensiv, mit der Tax Operations Konferenz – von der ersten Idee über die inhaltliche Konzeption bis hin zur Durchführung. Und obwohl man meinen könnte, dass sich nach mehreren Ausgaben irgendwann Routine einstellt, ist für mich eher das Gegenteil der Fall.

Wo Tax Operations im Alltag beginnt

Bei den Vorbereitungen für die Konferenz spreche ich mit vielen Menschen, die mitten im operativen Steueralltag stehen: mit Fachleuten aus Unternehmen, mit Referentinnen und Referenten, mit ehemaligen Teilnehmerinnen und Teilnehmern und mit Personen, die Verantwortung für Prozesse, Systeme oder einzelne Steuerfunktionen tragen.

Und ganz ehrlich:

Denn dabei zeigt sich sehr schnell, dass die großen Begriffe oft ganz konkrete Situationen beschreiben. Digitalisierung bedeutet dann nicht einfach „mehr Technologie“. Es geht zum Beispiel um Rechnungen, die automatisiert eingelesen, aber steuerlich nicht sauber klassifiziert werden. Um Prozesse, die zwar dokumentiert sind, bei denen die Kontrolle aber nicht dort stattfindet, wo der Fehler entsteht. Um Tools, die vorhanden sind, deren Datenbasis aber nicht ausreicht. Oder um Steuerabteilungen, die neue regulatorische Anforderungen umsetzen sollen, ohne dass zusätzliche Ressourcen zur Verfügung stehen.

Solche Beispiele machen Tax Operations greifbar. Es geht nicht um abstrakte Zukunftsfragen, sondern um die Fähigkeit einer Steuerabteilung, im Alltag verlässlich, effizient und nachvollziehbar zu arbeiten.

Was Steuerabteilungen aktuell beschäftigt

Die Vorträge und Rückblicke des vergangenen Jahres zeigen gut, welche Themen in der Praxis besonders relevant sind.

Ein Beispiel aus der Finanzindustrie hat deutlich gemacht, wie anspruchsvoll steuerliche Prozesse werden können, wenn hohe Buchungsvolumina, dezentrale Systeme und automatisierte Belegverarbeitung zusammentreffen. Bei der automatisierten Vorsteuerermittlung geht es dann nicht nur um eine technische Lösung. Es geht um OCR-Daten, SAP-Anbindung, Steuerkennzeichen, Dokumentation und die Frage, wie steuerliche Kontrolle in Prozesse eingebaut werden kann, die ursprünglich gar nicht aus der Steuerabteilung heraus gedacht wurden.

Da sich die Konferenz gleichermaßen an Konzerne und den Mittelstand richtet, fand ich den pragmatischen Ansatz einer mittelständischen Steuerabteilung besonders spannend: vorhandene Systeme nutzen, wenige Tools konsequent einsetzen und mit SharePoint, Power Automate oder Power BI Lösungen bauen, die zum eigenen Unternehmen passen.

Das ist ein wichtiger Punkt. Die Digitalisierung in Steuerabteilungen wird oft zu groß gedacht. Manchmal beginnt der wirksamste Fortschritt mit einer klaren Struktur, sauber vergebenen Rechten, einem Fristen-Dashboard oder einer Auswertung, die Risiken und Verantwortlichkeiten endlich sichtbar macht.

Und dann ist da noch KI

KI ist längst angekommen – nicht mehr als „Irgendwann-Thema“. Viele Steuerabteilungen testen konkret Recherche, Zusammenfassungen, Risikoanalysen, Tax Data Hubs und digitale Assistenten. Und trotzdem drehen sich die entscheidenden Fragen nicht um Technik, sondern um Verantwortung:

• • Wer prüft die Ergebnisse?
  • Welche Daten dürfen überhaupt genutzt werden?
  • Wie bleibt nachvollziehbar, wie ein Ergebnis zustande kommt?
  • Und was bleibt Aufgabe des Tax Teams?

Und genau hier kommt ein Aspekt ins Spiel, der oft unterschätzt wird: der Mensch.

Denn neue Tools lassen sich relativ schnell einführen – die eigentliche Herausforderung liegt darin, das Team mitzunehmen. Veränderung bedeutet immer auch Unsicherheit, Rollen verändern sich, Aufgaben verschieben sich und nicht jede oder jeder fühlt sich sofort sicher im Umgang mit neuen Technologien.

Technologie kann viel. Aber sie entfaltet ihren Nutzen erst dann wirklich, wenn die Menschen dahinter sie verstehen, mittragen und aktiv gestalten.

Beobachtungen aus der Praxis

Wenn ich auf die vergangenen Jahre zurückblicke, fallen mir diese Entwicklungen besonders auf:

Warum Austausch so wichtig ist

Tax Operations lebt vom Austausch, denn kaum eine Steuerabteilung kann alle Fragen allein lösen. Natürlich unterscheiden sich Unternehmen, Branchen, Systemlandschaften und Budgets. Trotzdem ähneln sich viele Grundprobleme.

Daten liegen in unterschiedlichen Systemen. Prozesse sind historisch gewachsen. Fachabteilungen erfassen Informationen, ohne immer die steuerliche Wirkung zu kennen. Kontrollen werden dokumentiert, müssen aber zugleich praktisch handhabbar bleiben. KI und Automatisierung schaffen zwar neue Möglichkeiten, bringen aber auch neue Anforderungen an Governance, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit mit sich.

Gerade deshalb ist es wertvoll, zu sehen, wie andere Steuerabteilungen vorgehen. Nicht als Blaupause, die man einfach übernimmt, sondern als Anstoß, die eigenen Prozesse anders zu betrachten.

• • Welche Lösung war pragmatischer als erwartet?
  • Welche Hürde wurde unterschätzt?
  •  Welche Rolle spielte die IT?
  •  Wie wurde das Team eingebunden?
  •  Welche Entscheidung würde man im Rückblick wieder genauso treffen?

Solche Fragen machen aus einem Vortrag mehr als reine Wissensvermittlung. Sie machen Erfahrungen übertragbar.

Warum es jedes Jahr neue Antworten braucht

Die operative Steuerung und technologische Optimierung von Steuerabteilungen verändert sich nicht in einem großen Sprung. Die Veränderung erfolgt schrittweise: in neuen Pflichten, in Systemumstellungen, in Datenprojekten, in Betriebsprüfungen, in KI-Piloten, in neuen Rollen, sinnstiftender Führung und in der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmensbereichen.

Mal steht die Betriebsprüfung im Mittelpunkt, mal das Tax CMS. Mal geht es um die Frage, wie eine Steuerabteilung mit wenig Budget trotzdem digitaler arbeiten kann. Mal um den Einsatz von KI. Und immer häufiger geht es um die Verbindung aus allem: Daten, Prozesse, Menschen, Systeme und Verantwortung.

Auch beim Blick auf das Programm 2026 sehe ich diese Entwicklung wieder. Viele Themen, die früher als einzelne Projekte liefen, rücken näher an den Kern der Steuerfunktion: Tax CMS, Betriebsprüfung, Global Business Services, Operational Transfer Pricing, KI-gestützte Datenverarbeitung und die Zusammenarbeit von Tax und IT. Das zeigt für mich sehr gut, wohin wir uns bewegen. Es geht immer weniger um einzelne Tools oder isolierte Maßnahmen. Entscheidend wird, wie Steuerabteilungen Prioritäten setzen, Verantwortung organisieren und Veränderung im Tagesgeschäft verankern.

Die Tax Operations Konferenz ist für mich deshalb ein guter Gradmesser dafür, wie sich die steuerliche Praxis verändert. Nicht, weil dort alle Antworten fertig bereitliegen. Sondern weil dort sichtbar wird, mit welchen Fragen sich Inhouse-Steuerteams aktuell wirklich beschäftigen.

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Die Konferenz exklusiv für Inhouse-Steuerteams!

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