Digitalisierungsbeauftragter in der Steuerkanzlei: Rolle, Wirkung & Erfolgsfaktoren

In meinem ersten Beitrag habe ich berichtet, wie sich mein Weg zum Digitalisierungsbeauftragten in unserer Steuerkanzlei vom „technik-affinen Kollegen“ hin zu einer klar definierten Rolle gestaltet hat. Heute möchte ich das Bild vervollständigen: Was bedeutet diese Rolle in der Praxis wirklich und warum ist sie in vielen Kanzleien inzwischen nicht mehr „nice to have“, sondern ein entscheidender Hebel, um leistungsfähig zu bleiben?

🧩 Quantität und Komplexität der Digitalisierungsthemen

Der Ausgangspunkt war bei uns eine sehr klare Erkenntnis: Digitale Themen wurden nicht nur mehr, sie wurden auch komplexer. Früher konnte man vieles noch mit Einzelentscheidungen lösen. Heute hängen digitale Fragen fast immer an Prozessen, Schnittstellen, Datenflüssen und am Verhalten der Menschen, die täglich damit arbeiten. Gleichzeitig bleibt das Kerngeschäft in der Steuerberatung zeitkritisch und anspruchsvoll: Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschlüsse, Fristen, Mandantenkommunikation, usw. Das läuft weiter - egal, welche und wie viele digitale Baustellen gerade offen sind.

Genau hier entsteht der typische Engpass: Wenn Digitalisierung „nebenbei“ umgesetzt werden soll, wird sie entweder verschoben, halb umgesetzt oder bleibt an einzelnen Personen hängen. Am Ende ist dann niemand wirklich zuständig oder alle ein bisschen. Die Rolle des Digitalisierungsbeauftragten setzt genau an dieser Stelle an: Sie schafft Klarheit, Verantwortung und Struktur. Es gibt jemanden, der den digitalen Wandel nicht nur mitdenkt, sondern aktiv gestaltet und dafür sorgt, dass Veränderung nicht im Tagesgeschäft verpufft.

🔎 Warum diese Rolle mehr ist als „IT“

Ein häufiger Irrtum ist, Digitalisierung sei vor allem Technik. In Wahrheit ist Technik nur ein Bestandteil der Digitalisierung - oft sogar der einfachere Teil. Entscheidend ist die Frage, wie digitale Lösungen in den Kanzleialltag integriert werden, ohne neue Reibung zu erzeugen. Denn in einer Steuerkanzlei muss Digitalisierung nicht nur „modern“ sein, sondern vor allem zuverlässig, nachvollziehbar und qualitativ stabil funktionieren.

Der Digitalisierungsbeauftragte ist deshalb weniger „der IT-Mensch“, sondern vielmehr die Person, die zwischen Fachlichkeit, Prozessen, Team und Technik vermittelt. Es geht im Prinzip um Übersetzung: Anforderungen aus dem Alltag in digitale Lösungen bringen und digitale Möglichkeiten so erklären, dass sie in der Praxis akzeptiert und genutzt werden.

🛠️ Aufgaben: Strategie und Alltag gehören zusammen

Die Rolle lebt davon, dass sie gleichzeitig strategisch und operativ ist. Es geht um größere Projekte aber genauso um die vielen kleinen Verbesserungen, die in Summe enorme Wirkung haben.

Im Alltag dreht sich vieles um die Frage: Wo verlieren wir Zeit? Wo entstehen Fehler? Wo sind Abläufe unnötig kompliziert? Wo wird Wissen nicht sauber geteilt? Und welche digitalen Mittel helfen uns, das besser zu machen?

Typische Aufgabenfelder sind:

👉 Prozessoptimierung: Abläufe analysieren, vereinfachen und digital abbilden – intern sowie gemeinsam mit Mandanten.

👉 Tool-Einführung: Neue Programme auswählen, testen, einführen und sinnvoll in bestehende Strukturen integrieren (z.B. DMS, Mandantenportale, Schnittstellen).

👉 Schulung & Support: Kolleg:innen begleiten, mitnehmen, Hemmschwellen abbauen und schnell helfen, wenn etwas hakt.

👉Projektmanagement: Digitale Vorhaben planen, priorisieren, umsetzen und nachhalten bis sie wirklich stabil laufen.

👉Austausch mit Anbietern & Innovationstracking: Lösungen bewerten, Updates einordnen, Kommunikation steuern und neue Möglichkeiten auf ihren Kanzlei-Nutzen prüfen.

Was dabei wichtig ist: Digitalisierung ist selten „ein einziges Projekt“. Sie ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Und genau dafür ist diese Rolle da.

🗝️ Entscheidungsbefugnisse: Ohne Freiraum kein Fortschritt

Damit die Rolle wirksam sein kann, braucht sie Handlungsspielraum. Digitalisierung scheitert häufig nicht am Willen, sondern am fehlenden Rahmen: Wenn jede Entscheidung über mehrere Ebenen laufen muss, wird alles langsam. Und wenn der Digitalisierungsbeauftragte zwar Verantwortung trägt, aber nichts entscheiden darf, bleibt es bei „Zuständigkeit ohne Wirkung“.

Sinnvolle Entscheidungsbefugnisse sind zum Beispiel:

Toolauswahl innerhalb eines definierten Budgetrahmens

Gestaltung von Workflows in Abstimmung mit den Teams

Priorisierung von Projekten (was zuerst, was später?)

Steuerung der Kommunikation mit Softwareanbietern und Dienstleistern

Das bedeutet nicht „Alleingang“. Aber es bedeutet: Entscheidungen werden vorbereitet, getroffen und umgesetzt, ohne dass Digitalisierung jedes Mal im Tagesgeschäft stecken bleibt.

🤝 Verantwortung: Stabilität, Wissen, Qualität und Veränderung im Team

Die Verantwortung dieser Rolle geht deutlich über Technik hinaus. Ein Projekt ist nicht erfolgreich, wenn es live geht, sondern wenn es dauerhaft funktioniert. Genau deshalb gehören Stabilität und Qualität so stark dazu.

Im Kern umfasst die Verantwortung:

Projektstabilität: Digitale Lösungen nicht nur starten, sondern dauerhaft erfolgreich betreiben und nachsteuern.

Wissensmanagement: Know-how im Team verankern, Standards schaffen und Abhängigkeiten von Einzelpersonen reduzieren.

(Prozess-)Qualität: Abläufe so gestalten, dass sie effizient, rechtssicher, nachvollziehbar und mandantenfreundlich bleiben.

Change Management: Kolleg:innen abholen, Nutzen sichtbar machen, Bedenken ernst nehmen und Akzeptanz aufbauen.

Gerade Change-Management wird oft unterschätzt. Neue Arbeitsweisen lösen immer Reaktionen aus von Begeisterung bis Skepsis. Beides ist normal. Entscheidend ist, dass Kolleg:innen erleben, dass neue Prozesse wirklich helfen. Akzeptanz entsteht nicht durch Anweisung, sondern durch gute Erfahrung.

🎓 Profil & Skills: Was es wirklich braucht

„Technikaffin“ ist ein guter Start, aber es reicht nicht. Wer die Rolle gut ausfüllt, braucht eine Mischung aus Umsetzungsstärke, Prozessdenken und Kommunikation. Man muss Dinge „zu Ende bringen“ können und gleichzeitig so vermitteln, dass das Team mitgeht.

Typische Skills, die in der Praxis entscheidend sind:

Eigenverantwortung & Umsetzungsstärke – Projekte treiben, Entscheidungen herbeiführen, dranbleiben

Kommunikationsstärke & Empathie – Menschen mitnehmen, Widerstände verstehen, verständlich erklären

Digital-Affinität – Lust, Tools zu testen und pragmatisch einzusetzen

Prozessverständnis – Abläufe erkennen, Engpässe finden, Schnittstellen sauber gestalten

Betriebswirtschaftliches Denken – Nutzen, Aufwand und Prioritäten realistisch bewerten

Fachlicher Kanzlei-Background – damit Lösungen fachlich passen und nicht „am Alltag vorbei“ gebaut werden

🔥 Was mich antreibt

Mich motiviert vor allem die Kombination aus Gestaltung und messbarem Nutzen. Digitalisierung ist dann gut, wenn sie irgendwann „unsichtbar“ wird, weil sie einfach funktioniert. Wenn weniger gesucht, weniger doppelt erfasst wird, sinken Rückfragen und Abläufe für Mandanten und Team laufen klarer. Genau dann wird aus „Digitalisierung“ echte Entlastung.

FAZIT

Eine Schlüsselrolle für die Kanzlei der Zukunft

Die Rolle des Digitalisierungsbeauftragten ist kein Zusatzthema, das man irgendwann mal „mitlaufen“ lässt. Sie ist eine Schlüsselrolle, die Verantwortung bündelt, Struktur schafft und Digitalisierung vom Schlagwort zum Alltag macht. Sie sorgt dafür, dass aus Ideen echte Umsetzung wird – und aus Umsetzung stabile Prozesse, die Mandanten und Team spürbar helfen.

👉 Im nächsten Beitrag möchte ich zeigen, wie sich die Rolle ganz praktisch in den Kanzleialltag integrieren lässt und wie man Schritt für Schritt Akzeptanz im Team aufbaut, ohne Überforderung und ohne „Big Bang“, sondern mit klaren, machbaren Schritten.