E-Rechnung: „Da kann und darf die Steuerfunktion nicht außen vor bleiben“

Ein Beitrag von Stephan Mittelhäuser

Die Einführung der E‑Rechnung ist mehr als ein IT‑Projekt: Sie greift tief in die Rechnungs‑ und Steuerprozesse der Unternehmen ein. Wie Leoni das Projekt umsetzt und wo in der Praxis die größten Herausforderungen lauern, erläutern Hans-Christoph Herold, Global Head of Indirect Tax bei Leoni, und Robert Hammerl, Partner bei TLI VAT Services, im Interview.

JUVE Steuermarkt: Herr Herold, wie sehen Sie die E-Rechnung: als Compliance-Pflicht oder Chance für Prozessoptimierung?

Hans-Christoph Herold: Ich würde das bewusst zweiteilen. Klar, gesetzliche Vorgaben müssen umgesetzt werden. Dennoch versprechen wir uns als Steuerfunktion schon sehr viel von der E‑Rechnung. Wenn wir mit strukturierten Daten arbeiten, können wir unsere Aufgaben besser erledigen. Die Daten sind stabiler für Deklarations- und Analysezwecke. Und wir hoffen natürlich, dass im Accounting sowie in den ganzen vor- und nachgelagerten Prozessen die Rechnungsverarbeitung effizienter wird und sich qualitativ verbessert.

Wann haben Sie bei Leoni das Projekt E-Rechnung gestartet, und wer trägt die Verantwortung?

Herold: Die Steuerabteilung hat das Thema E-Rechnung im Frühsommer 2023 im Unternehmen adressiert. Da habe ich die Abteilungen IT und Accounting eingeladen und gesagt: „Wir müssen da aktiv werden.“ Die IT hat dann mehr und mehr die E-Rechnung als typisches IT-Projekt aufgesetzt und das Projektmanagement mit der Finance-Funktion als Doppelspitze durchgeführt, andere Abteilungen waren beratend dabei. Im Steering-Komitee sitzen Vertreter aus Finance, IT und Steuern, ergänzt um Vertreter der lokalen Landesgesellschaften. Wir wollen das Projekt E-Rechnung zumindest für Europa international strukturiert und abgestimmt angehen.

Herr Hammerl, Sie beraten eine Reihe von Unternehmen zur E‑Rechnung. Was ist ihr Eindruck? Wo stehen die meisten Unternehmen derzeit?

Robert Hammerl: Viele Unternehmen sind noch nicht so weit, überhaupt E-Rechnungen empfangen zu können. Ich höre immer wieder: „E-Invoicing ist ein IT-Thema und kein Steuerthema.“ Dann sage ich: „Ja, aber ihr wollt doch irgendwann auch eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben und Vorsteuern aus E-Rechnungen ziehen.“ Für mich sind es fünf Abteilungen, die hier zusammenspielen müssen: Accounting, IT, Steuern, Einkauf und – falls vorhanden – der Invoicing Owner. Erfahrungsgemäß wollen immer alle, dass IT den Hut aufhat. Ich dränge die Unternehmen dazu, dass die Steuerabteilung den Hut aufhat, weil es der Steuerabteilung ansonsten auf die Füße fällt.
Herold: Da stimme ich zu. Die Governance-Pflichten, die Anforderungen an die E-Rechnung, die kommen aus dem Umsatzsteuergesetz. Da kann und darf die Steuerfunktion nicht außen vor bleiben. Nachdem IT die alleinige Projektmanagement-Verantwortung übernommen hat, wurde bei uns die Steuerfunktion als Product Owner und verantwortliche Kontrollinstitution etabliert. Diese Verantwortung sehe ich mit einem weinenden und einem lachenden Auge. Das weinende Auge: Ich muss mehrere Funktionen im Unternehmen bei dem Thema zusammenbringen, ohne zusätzliche Kapazitäten neben dem Tagesgeschäft. Das ist nicht immer einfach. Auf der anderen Seite habe ich jetzt echte Verantwortung für den Projekterfolg. Diese geht über den typischen Status der Steuerfunktion als reiner Anforderungsgeber hinaus.

Offenbar denken viele Unternehmen: Ich suche mir für die E-Rechnung einen Dienstleister, und dann läuft das schon. Aber so einfach ist es wohl nicht.

Hammerl: Was viele offenbar noch nicht auf dem Schirm haben: Ich habe hier einen Wildwuchs an Themen. Ein Beispiel: Ich habe einen deutschen Lieferanten mit deutscher Steuer und E‑Rechnung. Ich habe einen österreichischen Lieferanten mit deutscher Steuer, ohne E‑Rechnung. Und ich habe einen chinesischen Lieferanten, der mir auch keine E-Rechnung schickt. Heißt: Ich muss beachten, dass ich weiterhin Prozesse außerhalb der E-Rechnung habe. Ein weiteres Riesenthema sind Sondersachverhalte, also alle verbrauchsabhängigen Abrechnungen wie Miete, Strom, Wasser und Energie. Hier wird es sowohl Rechnungen geben als auch finale Abrechnungen. Die CEN-Norm ist nicht für derartige Sachverhalte konzipiert. So können beispielsweise keine Dauerrechnungen erstellt werden. Gleiches gilt etwa für Leasing-Sachverhalte bei Company Cars.

Herr Herold, wo stehen Sie aktuell bei der Umsetzung der E-Rechnung?

Herold: Wir haben die E-Rechnung von Beginn an in Teilprojekte getrennt. Projekt 1 ist die Eingangsseite Deutschland, Projekt 2 die Ausgangsseite Deutschland. Die Eingangsseite war anspruchsvoller als gedacht, ist aber fast abgeschlossen. Wir prüfen noch den kompletten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlung, das sollte spätestens im Sommer abgeschlossen sein. Auf der Ausgangsseite erwarte ich, dass wir das Projekt im 4. Quartal 2026 abschließen.

Was sind die größten Baustellen?

Herold: Ein großes Problem ist, dass wir von unseren Bestandslieferanten noch keine elektronischen Rechnungen erhalten, weil die bei der Umsetzung auch nicht weiter sind. Wir können also noch keine durchlaufende Prozessvollständigkeitsprüfung vornehmen. Außerhalb Deutschlands ist Frankreich eine große Baustelle. Hier haben wir ab September nicht nur das E-Invoicing, sondern auch das E‑Reporting. Das ist eine andere Architektur als in Deutschland, viel detaillierter, mit viel mehr Anforderungen. Generell werden in jedem EU-Land die Karten sowohl für die rechtlichen als auch für die technischen Anforderungen neu gemischt.

Technik ist ein gutes Stichwort: Wo liegen bei der E-Rechnung die größten Herausforderungen: technisch, fachlich oder organisatorisch?

Hammerl: Ich denke, das Organisatorische allein ist schon schwierig genug. Dazu kommen die umsatzsteuerlichen Anforderungen. Ich habe zum Beispiel für eine Leistung eine Baubeschreibung von fünfhundert Seiten. Wie soll ich die in eine Extensible Markup Language (XML)-Datei integrieren? Dazu kommen technische Fragen: Rechnungskorrekturen zum Beispiel oder Preisanpassungen. Kann ich die Rechnung noch mal neu ausstellen, wenn sie zurückgewiesen wird? Wie mahne ich eine XML‑Rechnung? Schicke ich eine E‑Mail? Wie mache ich meinen zivilrechtlichen Anspruch geltend?

Herold: Ich fange mal hinten an. Die fachliche und technische Ebene greift stärker ineinander, als ich es vermutet hätte. Das liegt auch daran, dass im Unternehmen außerhalb der Steuerfunktion in der Regel kein Wissen über die CEN-Norm und somit über die Funktionsweise von E-Rechnungen vorhanden ist. In der Steuerabteilung setzen wir uns mit dem Thema zwar seit 2, 3 Jahren auseinander, verstehen die letzten technischen Details aber ab einem bestimmten Punkt auch nicht mehr vollumfänglich. Am Ende sind aber wir diejenigen, die sagen müssen, welche Abläufe in einem Prüfprozess mit Blick auf die CEN-Norm welche Rolle spielen.

Welche Teams müssen hierfür noch mit ins Boot geholt werden?

Herold: Als wesentlicher Player ist hier der Einkauf zu nennen. Ohne den geht es nicht, weil du die Kommunikation mit deinen Lieferanten führen musst. Einkauf ist für mich gesetzt. Welche Funktion für die Kommunikation mit dem Kunden verantwortlich ist, entscheidet sich nach der Organisation im Unternehmen. Das kann Accounting sein oder auch eine im Vertrieb ansässige Funktion, zum Beispiel Customer Billing.

Welche Prozesse sind von der E-Rechnung betroffen? Müssen die Prozesse neu aufgestellt oder nur angepasst werden?

Hammerl: Nehmen wir mal den Rechnungseingangsprozess: Du löst eine Bestellung aus. Die Bestellung muss jetzt angepasst werden. Da muss zum Beispiel klar draufstehen: Schick bitte deine E-Rechnung zu der E-Mail-Adresse oder dem Dienstleister oder lade sie dort hoch. Nur: Wie mache ich das mit einem österreichischen Lieferanten? Clustere ich hier nach Ländern? Oder schreibe ich einfach drauf: Für Lieferanten aus Deutschland gilt das, für andere nicht. Viele Unternehmen nutzen zum Beispiel SAP Ariba. Wenn eine Rechnung hier eingespielt wird, kann ich natürlich die Bestelldaten mit den Rechnungsdaten abgleichen. Habe ich für die E-Rechnung einen Fremdanbieter beauftragt, dann hat der im Zweifel meine Bestelldaten nicht. Die Daten will ich mit dem Anbieter vielleicht auch gar nicht teilen. Bedeutet: Der Anbieter kann nur eine technische Validierung vornehmen. Nur: Wer ist für die technische Zurückweisung der Rechnung verantwortlich? Der Dienstleister? Und dann kommt noch die umsatzsteuerliche und wirtschaftliche Validierung. Für alle Varianten brauche ich einen Zurückweisungsprozess.

Herold: Du musst versuchen, die technische und fachliche Prüfung möglichst in einem Schritt zu machen. Das will man in der Regel aber nicht, weil man dann viele Rechnungen hart zurückweisen müsste. Diese strikten Zurückweisungen hätte ich gerne, das wäre für mich ein notwendiger Schritt zur Effizienzhebung. Aber dann hätte man sehr viele Diskussionen mit den Lieferanten. Ein weiteres Beispiel: die Bestellnummer. Die Bestellnummer ist nicht verpflichtender Bestandteil der E‑Rechnung. Das ist ein sogenanntes optionales Feld. Wenn ich es nicht schaffe, meine Lieferanten dazu zu bringen, die Bestellnummer zu verwenden, und dann aus diesem Grund die Rechnung hart zurückweisen muss, werde ich niemals eine gescheite ‚Three-Way-Match‘-Prüfung der E-Rechnung durchführen können.

Hammerl: Ein weiteres Problem: Es gibt auch Leistungen ohne Bestellbezug. Jemand fährt ins Hotel für drei Nächte und hat dafür eine Rechnung über 300 Euro plus Umsatzsteuer. Da gibt es keinen Bestellbezug. Das Hotel kann in diesem Fall keine Bestellnummer angeben. Aber auch diese Rechnung muss ich verarbeiten können.

Welche Rolle spielt der Steuerberater bei diesen Detailfragen?

Herold: Ich denke, in Unternehmen mit eigener Steuerfunktion und eigenen Umsatzsteuerleuten sollte Know-how vorhanden sein, um einen großen Teil der Fragen abbilden zu können. Ich selbst bin sehr intensiv mit der E-Rechnung beschäftigt, und ich habe zwei Kolleginnen, die bei dem Thema ebenfalls sehr fit sind. Das heißt, wir können etwa 90 Prozent der Anforderungen selbst erledigen. Es geht um Know-how zur Entstehung der Daten im Unternehmen, zur Abbildung in den Prozessen und um fachliches Wissen. Wenn ich dann ein spezielles fachliches Thema habe oder Austausch benötige, rufe ich zum Beispiel Robert an oder informiere mich in meinen Netzwerken.

Das heißt, der Steuerberater sollte bei dem Thema ein Spezialist sein?

Herold: Eine wirklich gute Umsatzsteuerabteilung braucht einen sehr, sehr guten Umsatzsteuerberater. Wir können als spezialisierte Fachabteilung mit niemandem arbeiten, der sich eher als Generalist versteht oder nicht wirklich auf der Höhe der Zeit ist. Wenn wir Fragen haben, dann sind die in der Regel wirklich komplex. Hierzu eine kleine Anekdote: Als wir das BMF-Schreiben zur E-Rechnung Mitte Oktober 2025 zum ersten Mal im zuständigen Fachausschuss des Instituts für Digitalisierung im Steuerrecht (IDSt) unter lauter E-Rechnungs-Fachleuten besprochen haben, haben wir zunächst rund eine Stunde über das Schreiben diskutiert. Anscheinend hatte keiner das Schreiben zu Beginn wirklich verstanden. Natürlich wird es da für ein Unternehmen ohne Steuerfunktion oder einen kompetenten Steuerberater schwer, den Detailfragen noch zu folgen.

Für welche Softwarelösung hat sich Leoni bei der E-Rechnung entschieden?

Herold: Wir haben uns für Seeburger entschieden. Das ist ein großer Provider, der aus der Electronic-Data-Interchange-(EDI)-Welt kommt. Auch aus dem Grund, weil viele Automobilzulieferer umfangreiche Datenumfänge im EDI-Verfahren verarbeiten.

EDI ist ein weiteres gutes Stichwort. Auch das Thema ist nicht abschließend geklärt.

Herold: Wir vertrauen darauf, dass EDI auch über 2027 hinaus Anwendung findet. In der Automobilindustrie geht der Anwendungsbereich ja deutlich über die Rechnungsstellung hinaus. Jedes kleine Rädchen, das hier verändert wird, kostet Zeit und Geld und birgt die Gefahr von Instabilitäten.

Hammerl: Das kann ich nur bestätigen. Ich kann das Invoicing nicht aus dem EDI-Prozess rauslösen. Ich mache eine Bestellung über EDI, ich mache eine Konsignationslager-Entnahme über EDI, ich mache ein Zahlungsavis über EDI. Und ich tausche noch viele andere Daten über EDI aus. Bedeutet: Wenn ich da jetzt einfach das Thema Rechnung rausnehme, muss EDI trotzdem weiterlaufen, weil die anderen Prozesse weiterhin hierüber laufen. Deshalb macht das Herauslösen keinen Sinn.

Gibt es weitere Punkte, die aktuell für Unsicherheit sorgen?

Hammerl: Das Thema Rechnungstypen ist ein großes Thema. Ich kann zum Beispiel keine Stornorechnung schreiben. Ich kann keine Dauerrechnung schreiben. Da sind Themen, die aus meiner Sicht steuerlich noch nicht zu 100 Prozent geklärt sind. Das BMF hat sich zwar zum Thema Leistungsbeschreibung in der Baubranche geäußert – die kann rudimentär ausfallen. Nur: Wenn die Baubranche einen rudimentären Text in die Rechnung schreiben kann und alles andere mit einer Anlage, dann muss ich das als Steuerberater auch so reinschreiben können. Das ist vom BMF sehr unglücklich gemacht. Aus meiner Sicht wird es im Januar, Februar und März 2027 richtig scheppern, auf Bayerisch gesagt. Da werden Rechnungen zurückgewiesen werden ohne Ende. Das müssen die Unternehmen auch mit Blick auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung einplanen. Dann muss wahrscheinlich viel mehr geprüft werden, weil ich die Vorsteuer nicht einfach aus einem Umsatzsteuerreport nehmen kann.

Herold: Da bin ich vollkommen bei dir. Das Thema Leistungsbeschreibung ist extrem schwierig. Du weist dann eine E-Rechnung zurück, weil du als Empfänger der Meinung bist, im strukturierten Teil ist nicht alles eindeutig geregelt. Aber: Was gehört eigentlich in den strukturierten, was in den unstrukturierten Teil? Ich denke, das muss eindeutig sein. Da geht es in erster Linie um Rechtssicherheit, aber am Ende geht es auch um die Akzeptanz der E-Rechnung.

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