Aus dem KI-Alltag der Finanzverwaltung

Ein Beitrag von Gregor Danielmeyer

Noch vor wenigen Jahrzehnten hätte sich kaum jemand vorstellen können, dass künstliche Intelligenz einmal Teil der Arbeit in Finanzämtern sein würde. Der Alltag der Steuerverwaltung war lange geprägt von Papierakten, Stempeln und handschriftlichen Vermerken. Heute stehen Finanzbehörden jedoch vor einem grundlegenden Wandel: Datenanalysen, maschinelles Lernen und KI-Assistenzsysteme halten Einzug in den Verwaltungsalltag.

Die Entwicklung ist kein technischer Selbstzweck. Sie ist eine Antwort auf mehrere Herausforderungen zugleich: steigende Datenmengen, komplexer werdendes Steuerrecht und gleichzeitig knapper werdende personelle Ressourcen in der öffentlichen Verwaltung.

Der Blick in den Arbeitsalltag der Außenprüfung zeigt besonders deutlich, wie sich dieser Wandel konkret vollzieht.

Von Blaupapier zur künstlichen Intelligenz

Wer heute in Steuerverwaltung arbeitet, bewegt sich in einer Arbeitswelt, die mit der Finanzverwaltung der frühen 1990er-Jahre nur noch wenig gemeinsam hat.

Damals wurden Steuerbescheide und Anschreiben häufig noch mit Durchschlagpapier erstellt. Viele Arbeitsschritte waren vollständig analog organisiert. Erst mit der zunehmenden Digitalisierung in den 2000er-Jahren hielten Laptops in der Außenprüfung, elektronische Akten und digitale Datenübermittlungen Einzug in die Finanzämter (bspw. Elsterportal)

Heute steht die Verwaltung an der nächsten Entwicklungsstufe. Künstliche Intelligenz soll große Datenmengen auswerten, Muster erkennen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der steuerlichen Beurteilung unterstützen.

Die Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen gehört dabei zu den Vorreitern in Deutschland. Bereits seit 2025 testet das Land ein KI-Modul zur Unterstützung der Steuerveranlagung. Ziel ist es, Steuererklärungen schneller und präziser zu bearbeiten, indem das System Muster in Steuerdaten erkennt und Fälle mit geringem Prüfbedarf automatisch identifiziert. 

Solche Technologien bauen auf den bestehenden Risikomanagementsystemen der Steuerverwaltung auf. Sie helfen dabei, unauffällige Steuerfälle automatisiert zu bearbeiten und Ressourcen gezielt auf komplexe oder risikobehaftete Fälle zu konzentrieren. 

Nordrhein-Westfalen als Innovationslabor

Die Pilotierung des KI-Moduls begann zunächst in vier Finanzämtern – Brühl, Bielefeld-Außenstadt, Hamm und Lübbecke. Dort wird getestet, wie zuverlässig die Systeme steuerliche Muster erkennen und welche Effizienzgewinne sich daraus ergeben. 

Die Anwendung konzentriert sich zunächst auf typische Arbeitnehmerfälle, etwa Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Sonderausgaben oder haushaltsnahe Dienstleistungen. Gerade in solchen standardisierten Fällen können KI-gestützte Systeme besonders effektiv arbeiten.

Das langfristige Ziel ist ein landesweiter Einsatz. Damit könnte Nordrhein-Westfalen eine Vorreiterrolle in der digitalen Steuerverwaltung einnehmen – nicht nur innerhalb Deutschlands, sondern auch im internationalen Vergleich. 

Parallel dazu entsteht mit dem neuen Rechenzentrum der Finanzverwaltung in Kaarst eine technische Infrastruktur, die den sicheren Betrieb moderner KI-Systeme ermöglichen soll. Das Rechenzentrum wird künftig eine zentrale Rolle bei der Verarbeitung sensibler Steuerdaten spielen.

Der nächste Schritt: KI-Assistenz für die Verwaltung

Neben spezialisierten Analysewerkzeugen entstehen zunehmend auch generative KI-Assistenzsysteme für den Verwaltungsalltag. Ein aktuelles Beispiel ist der KI-Assistent „NRW.Genius“, dessen Einsatz in der öffentlichen Verwaltung des Landes ausgeweitet wird.

Die Plattform soll Beschäftigte bei typischen Verwaltungsaufgaben unterstützen, etwa beim Zusammenfassen von Dokumenten, bei der Recherche oder bei der Erstellung von Texten. Gleichzeitig sollen Arbeitsprozesse beschleunigt und standardisiert werden. 

Mit einer neuen Vereinbarung zwischen dem Finanzministerium und dem Digitalministerium des Landes wird der Assistent künftig auch stärker in der Finanzverwaltung genutzt. Ein entscheidender Schritt besteht darin, den Betrieb über das Rechenzentrum der Finanzverwaltung zu organisieren. Dadurch können generative KI-Technologien auch unter den strengen Anforderungen des Steuergeheimnisses datenschutzkonform eingesetzt werden. 

Bereits heute wird die Plattform von rund 10.000 Beschäftigten in 46 Behörden im Rahmen einer erweiterten Testphase genutzt. Die Finanzverwaltung war von Anfang an an der Entwicklung beteiligt und hat ihre Erfahrungen in die Weiterentwicklung des Systems eingebracht. 

Die Idee dahinter ist klar: Routineaufgaben sollen automatisiert unterstützt werden, damit Mitarbeitende mehr Zeit für komplexe fachliche Entscheidungen haben.

KI als Werkzeug im Arbeitsprozess (der Außenprüfung)

Trotz aller technologischen Fortschritte bleibt die grundlegende Struktur der steuerlichen Fallbearbeitung erhalten.

Ein steuerlicher Sachverhalt wird zunächst vollständig erfasst und dokumentiert. Anschließend erfolgt die Prüfung der relevanten Rechtsgrundlagen – etwa der gesetzlichen Vorschriften, Verwaltungsrichtlinien oder der aktuellen Rechtsprechung. 

Danach könnten digitale Assistenzsysteme zum Einsatz kommen. Sie können beispielsweise:

Die Ergebnisse dieser Systeme dienen jedoch nicht als endgültige Entscheidung. Sie liefern vielmehr zusätzliche Perspektiven für die fachliche Bewertung durch die prüfenden Personen und für den Austausch mit dem Steuerpflichtigen und oder der Steuerberatung. 

Dieses Prinzip wird häufig als „Augmentation“ beschrieben: Die Technologie erweitert die Fähigkeiten des Menschen, ersetzt sie aber nicht.

Der Faktor Mensch bleibt entscheidend

Gerade im Steuerrecht bleibt menschliche Expertise unverzichtbar. Steuerliche Sachverhalte sind häufig komplex und erfordern juristische Interpretation sowie wirtschaftliches Verständnis.

Künstliche Intelligenz kann zwar Muster erkennen und Informationen aufbereiten, doch sie kann keine Verantwortung für steuerliche Entscheidungen übernehmen. Deshalb bleibt der Mensch der zentrale Entscheidungsträger.

Die Rolle der Beschäftigten verändert sich dennoch. Während Routineaufgaben zunehmend automatisiert werden, gewinnen analytische Fähigkeiten, rechtliche Bewertung und strategisches Denken an Bedeutung, 

Mitarbeitende werden stärker zu Analysten, Prüfern und Entscheidungsträgern in einer datengetriebenen Verwaltung.

MACHEN – das Framework für die KI-Transformation für den Menschen

Die Nutzung von KI sollte dem folgenden Leitprinzip folgen:

MACHEN. Machen ist ein Akronym für sechs zentrale Handlungsfelder:

Dieses Framework zeigt deutlich: Die Einführung von KI ist nicht nur ein technisches Projekt, sondern vor allem ein organisatorischer und kultureller Wandel.