Von bewegten und ruhenden Datensätzen

Umsatzsteuerliche Reihengeschäfte und die Macht der Daten. Theorie, Praxis und der Versuch, beides zu verknüpfen. Nicht selten sind eben jene Versuche zum Scheitern verurteilt. Aber es gibt Lichtblicke am umsatzsteuerlichen Horizont. 

🤯 Reihengeschäfte – hate it or love it

Grundsätzlich können die umsatzsteuerlichen Reihengeschäfte sehr einfach klassifiziert werden: Entweder man mag sie. Oder eben nicht.

Letzteres begründet sich durch endlose Rechtsprechung, hohe Steuer- und Registrierungsrisiken sowie eine in der Praxis manchmal schwer umsetzbare Theorie. Hinzu kommt der organisatorische Zugriff der Finanzabteilung auf etwaige Vertriebsstrukturen, welche in der Praxis nicht selten äußerst variabel ausgestaltet sind. Selbst in der Steuerwelt sorgt die Differenzierung in „bewegte“ und „ruhende“ Lieferung immer wieder für Resignation.

🕵️‍♂️ Wie erkenne ich ein Reihengeschäft in der Praxis?

Eine der häufigsten Fragen bei Reihengeschäfts-Seminaren lautet wohl: "Wie erkenne ich denn ein Reihengeschäft überhaupt?" Anhand der Rechnung lautet die ernüchternde Antwort: Der Rechnungsempfänger ist ungleich dem Warenempfänger. Doch selbst dieser Rechnungsinhalt ist keine Garantie. Es bliebe nur der (permanente) Austausch mit dem Einkauf und/oder Vertrieb.

📊 Die automatisierte Steuerfindung als Lösung?

In einer zunehmend automatisierten Finanzwelt kann man sich nun aufmachen, vorliegende Algorithmen für die Besteuerung heranzuziehen. Hierfür braucht es Partnerrollen wie den Auftraggeber und Warenempfänger (Mindestumfang). Weitere Parameter wie das Abgangs- und Warenempfangsland sind an dieser Stelle vorausgesetzt.

Umsatzsteuer-ID-Nummern aus den Stammdaten? – Je mehr, desto besser. Die Dreiecksgeschäfte freuen sich.

Für die Zuordnung der „bewegten“ Lieferung nutzen Unternehmen nicht selten die Incoterms. An dieser Stelle sei angemerkt, dass diese aber auch zwingend gelebt werden müssen. Ein Mismatch zwischen Steuerfindung und gelebter Logistikpraxis kann teuer werden.

Ein ebenso in der Praxis anzutreffendes Instrument ist die Steuerfindung in Abhängigkeit zur Materialposition. Das kann funktionieren, aber wehe dem, der seine Produktherstellung oder seine Vertriebsstruktur ändert, ohne die hinterlegte Steuerfindung anzupassen.

Kurzum: Automatisierung ist möglich. Automatisierung ist gut. Eine permanente Überwachung der Einkaufs- oder Vertriebsprozesse ist jedoch unabdingbar.

🧠 KI und der „bewegte“ Datensatz

Die regelbasierte Automatisierung kann inzwischen durch KI ergänzt werden! Dadurch lassen sich Abweichungen bei Standardtransaktionen, wie beispielsweise Reihengeschäften, zuverlässig erkennen und überwachen. Neben den strikten Parametern und Algorithmen, die wir für die Automatisierung heranziehen, führt die KI zusätzliche Prüfschritte aus. Selbst wenn Partnerrollen oder Lieferbedingungen nicht vollständig gepflegt sind, können intelligente Lösungen Risiken und Chancen identifizieren. So können zielgerichtete Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität ergriffen werden. Data Governance at its best. Und das ist auch in Zeiten digitaler Steuerverwaltungen notwendig.

Wie bei einer Handskizze in der Steuerberatung lassen sich Reihengeschäfte auch auf Basis der Datenstruktur visualisieren. Und das funktioniert sogar automatisiert über tausende Transaktionen. Dass eine solche Datenüberwachung und -prüfung möglich ist, hat unter anderem EY bewiesen. Mit der Lösung „EY Digital Tax Intelligence” wurden eben diese Funktionen integriert.

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