SAP-Migration im Steuerbereich: Prüfung & Zertifizierung

Die Migration auf SAP S/4HANA ist für Steuerabteilungen ein echter Stresstest. Denn steuerliche Daten und Einstellungen sind das Herzstück der Compliance. Fehler bei der Übernahme können zu falschen Steuerberechnungen, fehlerhaften Meldungen und im schlimmsten Fall zu empfindlichen Sanktionen führen.

Hinzu kommt, dass die GoBD und andere Compliance-Vorgaben keine Kompromisse dulden. Werden Daten unvollständig oder fehlerhaft übertragen, ist die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gefährdet. Und als wäre das nicht genug, fordern Wirtschafts- und Betriebsprüfer inzwischen regelmäßig eine umfassende Verfahrensdokumentation, um u.a. zu prüfen, ob die Migration steuerlicher Daten und Parameter korrekt erfolgte, ausreichende Testfälle für steuerliche Prozesse erfolgreich abgeschlossen wurden und ein ordnungsgemäßes Customizing der Steuerlogik im Neusystem vorgenommen wurde.

Ein weiteres, häufig unterschätztes Risiko besteht darin, dass Steuerabteilungen im Rahmen von Migrationsprojekten entweder gar nicht, nur teilweise oder erst zu spät in den Migrationsprozess eingebunden werden. Werden steuerliche Anforderungen nicht von Beginn an berücksichtigt, besteht die Gefahr, dass wichtige steuerrelevante Einstellungen und Daten übersehen oder falsch übernommen werden. Nachträgliche Anpassungen sind oft aufwändig, teuer und bergen das Risiko, dass Fehler erst im laufenden Betrieb auffallen – mit potenziell gravierenden Folgen für die Compliance und die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.

Erste Erfahrungen zeigen sogar, dass Steuerfindungen selbst bei Brownfield-Ansätzen nicht 1:1 ins neue System übernommen wurden und dadurch Fehler entstanden sind. Diese werden dann meist nur entdeckt, wenn gleichzeitig (automatische / systemseitige) Kontrollen, z.B. im Rahmen eines TCMS, implementiert wurden.

Kurzum: Ohne strukturierte Prüfung und Qualitätssicherung drohen Datenverlust, nicht funktionierende steuerliche Prozesse im Produktivsysteme oder eine falsche Steuerlogik. Und Zeitdruck? Der ist bei Migrationsprojekten ohnehin Standard.

🛡️ Strukturierte Prüfung und Zertifizierung nach anerkannten Standards

Eine wirksame Lösung besteht darin, die Migration steuerlicher Daten und Einstellungen entlang der einzelnen Migrationsphasen systematisch zu prüfen und zu dokumentieren und dies ggf. mit externer Unterstützung von Migrationsspezialisten. Im Rahmen dieser Prüfung können die einzelnen Phasen der Migration sowohl projektbegleitend als auch nach Abschluss der Migration geprüft werden.

Es bieten sich zwei Prüfungsoptionen an:

Prüfung während der Migration (projektbegleitend): Die einzelnen Schritte der Migration werden fortlaufend begleitet, die Umsetzung steuerlicher Anforderungen in Echtzeit geprüft und potenzielle Risiken frühzeitig identifiziert. So können Fehler vermieden und die Ordnungsmäßigkeit jederzeit gewährleistet werden.

Prüfung nach Abschluss der Migration (retroaktiv): Nach Abschluss der Migration erfolgt eine umfassende Analyse, ob die Übernahme steuerlicher Daten und Einstellungen ordnungsgemäß erfolgt ist, die aktuellen Systemeinstellungen den steuerlichen Vorgaben entsprechen und die Wirksamkeit der implementierten Prozesse nachgewiesen werden kann.

Das Ziel beider Ansätze ist, die Migration steuerlicher Daten und Einstellungen ordnungsgemäß zu dokumentieren und deren Wirksamkeit prüfungssicher nachzuweisen. Als Nachweis gegenüber Dritter dient ein Zertifikat nach einem gewählten Prüfungsstandard wie z.B. nach dem anerkannten Prüfungsstandard des Instituts für Wirtschaftsprüfer IDW PS 860 „IT-Prüfungen außerhalb der Abschlussprüfung“.

🔍 Typische Prüfungsinhalte

Die strukturierte Prüfung umfasst alle relevanten Migrationsphasen:

👉 Definitions- und Planungsphase: Prüfung des Migrationskonzepts, Kontrolle der Pflichtenhefte, Bewertung der Projektorganisation und des internen Kontrollsystems.

👉 Customizing- und Designphase: Prüfung der fachlichen und technischen Spezifikationen für steuerliche Prozesse, Kontrolle der Einstellungen für Steuerlogik und Kontenrahmen.

👉 Test- und Datenmigrationsphase: Validierung der Testmigration, Überprüfung des Datenmappings, Prüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der migrierten Steuerdaten.

👉 Produktivsetzung und Abschluss: Prüfung der Übernahme in den Regelbetrieb, Sichtung der Verfahrensdokumentation.

🎯 Vorteile einer strukturierten Prüfung und Zertifizierung

Risikominimierung: Frühzeitige Fehlererkennung und Korrektur.
Vermeidung steuerlicher Risiken und Sanktionen: Verhinderung von fehlerhaften Steuerberechnungen, falschen Umsatzsteuer-Reports oder unvollständigen Datenübertragungen.
Compliance-Garantie: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und GoBD-Konformität.
Vertrauensgewinn: Zertifikat nach anerkanntem Prüfungsstandard als Qualitätssiegel.
Effizienz: Weniger Nacharbeiten durch Change Requests.

FAZIT

Die Migration auf SAP S/4HANA ist im Steuerbereich mit besonderen Risiken verbunden. Eine strukturierte Prüfung und Zertifizierung nach anerkannten Standards schafft Transparenz, minimiert Risiken und stellt sicher, dass die steuerlichen Anforderungen auch nach der Migration erfüllt werden.

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