Der rechtliche Rahmen der E-Rechnung

Das Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz) wurde am 27.3.2024 im Bundesgesetzblatt verkündet. Der Bundesrat hatte am 22.3.2024 dem Kompromissvorschlag des Vermittlungsausschusses zugestimmt. Ein wesentlicher Baustein des Wachstumschancengesetzes war die Einführung der E-Rechnung.

I. Rechtlicher Rahmen

Hintergrund für den deutschen Gesetzgeber war der Richtlinienvorschlag der EU-Kommission vom 8.12.2022 „VAT in the Digital Age“, kurz ViDA. Mit ViDA soll das bestehende Mehrwertsteuersystem der EU modernisiert, für die Unternehmen effizienter und betrugsresistenter werden.

Mit der Einführung transnationaler digitaler Meldepflichten und der Verpflichtung zur Übermittlung der E-Rechnung im B2B-Bereich erhalten die Finanzbehörden steuerrelevante Daten, um Steuerausfälle bzw. den Missbrauch des Mehrwertsteuersystems einzudämmen oder ganz zu verhindern.

Der deutsche Gesetzgeber ist jedoch von den Vorgaben zu ViDA unabhängig, da Deutschland eine Sondermaßnahme nach Art. 395 MwStSystRL beantragt hat. Das Ziel war und ist, von den gegenwärtigen europäischen Regelungen zur Rechnungsstellung abweichen zu können. Die eigenständigen deutschen Regelungen zur E-Rechnung wurden mit dem Wachstumschancengesetz umgesetzt. Somit kann die elektronische Rechnungsstellung für bestimmte inländische B2B-Umsätze zum 1.1.2025 eingeführt werden. Dabei wurden jedoch Befreiungen und Übergangsregelungen berücksichtigt.

Praxishinweis:

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt und jedes Unternehmen kann im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

II. Definition der E-Rechnung

Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F. ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung zulässt. Dabei muss das strukturierte elektronische Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU entsprechen (CEN-Norm EN 16931).

Nach § 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG n. F. kommt es zu einer neuen Begrifflichkeit. Ab dem 1.1.2025 ist mit dem Begriff Rechnung automatisch die E-Rechnung gemeint. Alle anderen Rechnungsformate fallen dann unter die Begrifflichkeit „sonstige Rechnungen“.

Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. So ist eine per E-Mail-Anhang versandte PDF-Rechnung ab dem 1.1.2025 nicht mehr als elektronische Rechnung zu bezeichnen – sie entspricht nicht den Formatvorgaben. Eine solche Übermittlung bedarf dann der Zustimmung des Empfängers.

Die geforderten Formatanforderungen werden beispielsweise durch die XRechnung (Verwendung im öffentlichen Auftragswesen, nur ein XML-Datensatz) oder mit dem ZUGFeRD-Format (hybride Rechnungstellung als PDF und XML-Datensatz) erfüllt.

Weiterhin wird mit der Einführung der E-Rechnung zum 1.1.2025 bei einem hybriden Format der strukturierte Teil der führende; entgegen Abschnitt 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus der Bilddatei vor.

III. Betroffene Unternehmen

Betroffen von der E-Rechnungspflicht sind inländische Unternehmen. Die Ansässigkeit im Inland setzt einen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland voraus. Ist kein Sitz im Inland gegeben, so ist auch ein Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt im Inland dafür ausreichend.

Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV, Fahrausweise im Sinne des § 34 UStDV und Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Die Rechnungstellung kann in diesen Fällen in Form der „sonstigen Rechnung“ erfolgen, d. h. in Papierform oder mit Zustimmung des Empfängers auf sonstigem elektronischen Weg (z. B. PDF als E-Mail-Anhang).

Die Übergangsregelung für die Rechnungsausstellung finden sich in § 27 Abs. 39 n. F.:

• Bis Ende 2026: Rechnungsstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format (bei Zustimmung des Empfängers) möglich (betrifft Umsätze zwischen dem 1.1.2025 und 31.12.2026).

• Bis Ende 2027: Rechnungsstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format (bei Zustimmung des Empfängers) möglich, sofern Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr < 800.000 € (betrifft Umsätze zwischen dem 1.1.2027 und 31.12.2027).

• Bis Ende 2027 (umsatzunabhängig): Rechnungsausstellung via anderen elektronischen Formaten (bei Zustimmung des Empfängers), wenn die Rechnung mittels EDI-Verfahren übermittelt wird (betrifft Umsätze zwischen dem 1.1.2026 und 31.12.2027).

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Dies ist eine Kurzfassung des Beitrages aus BBK 2024 S. 496

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