Digitale Mandantenbuchhaltung in 7 Meilensteinen
Der Deutsche Steuerberaterverband hat einen Leitfaden zur digitalen Mandantenbuchhaltung veröffentlicht. Im Mittelpunkt stehen sieben Meilensteine, mit deren Hilfe Kanzleien ihre Prozesse strukturieren, Standards definieren und die Zusammenarbeit mit ihren Mandanten systematisch weiterentwickeln können.
Eine digitale Buchhaltung entsteht dabei jedoch nicht allein durch einzelne Tools. Entscheidend ist das Zusammenspiel von Systemen, Prozessen und klaren Verantwortlichkeiten. Genau daran hapert es in vielen Kanzleien noch. StBin Sophie Eichstädt, Mitglied im DStV-Arbeitskreis Digitalstrategie, beschreibt die Situation wie folgt:
Viele Kanzleien haben bereits einzelne digitale Lösungen eingeführt. Häufig geschieht dies jedoch ohne übergeordnete Struktur und ohne klar definierte Prozesse – ein digitaler Flickenteppich entsteht. Gerade deshalb fällt es vielen Kanzleien schwer, Mandanten bei der Digitalisierung ihrer Prozesse zu begleiten oder deren Abläufe sinnvoll an die eigenen Strukturen anzubinden.
Struktur statt Einzellösungen
Der Leitfaden beschreibt sieben Entwicklungsstufen: von der sicheren digitalen Zusammenarbeit über die Festlegung der Systemlandschaft bis hin zu standardisierten Prozessen und geregelten Zugriffsrechten. Ein besonderer Fokus liegt auf dem digitalen Belegeingang, da hier häufig Medienbrüche, Rückfragen und Nacharbeiten entstehen. Das Ziel besteht darin, klare Regeln für die Einreichung, Verarbeitung und Zuständigkeiten zu schaffen.
Dabei geht es ausdrücklich nicht nur um Technik. Auch regulatorische Anforderungen müssen in die Gestaltung digitaler Prozesse einbezogen werden. StB Christopher Behn, ebenfalls Mitglied im DStV-Arbeitskreis Digitalstrategie, betont:
Auch Anforderungen der GoBD spielen dabei eine Rolle. Digitale Prozesse sollten so gestaltet sein, dass sie nachvollziehbar und prüfbar bleiben. Eine Verfahrensdokumentation beim Mandanten kann helfen, Potentiale aufzuzeigen.
Digitalisierung als Organisationsaufgabe
Darüber hinaus empfiehlt der Leitfaden, Mandate systematisch zu strukturieren und Auswertungen zu standardisieren. Das Ziel besteht darin, individuelle Sonderlösungen zu reduzieren und digitale Arbeitsweisen dauerhaft im Kanzleialltag zu verankern. Der DStV macht damit deutlich, dass die Digitalisierung der Mandantenbuchhaltung vor allem eine Organisationsfrage ist. Erst wenn Rollen, Abläufe und Systeme sauber aufeinander abgestimmt sind, entsteht eine tragfähige Grundlage für die weitere digitale Entwicklung der Kanzlei.
Der Arbeitskreis Digitalstrategie unterstützt Steuerkanzleien praxisnah bei der Entwicklung zukunftsfähiger Digitalstrategien und fördert den Austausch zu Innovationen und Best Practices.
Der Arbeitskreis Digitalstrategie unterstützt Steuerkanzleien praxisnah bei der Entwicklung zukunftsfähiger Digitalstrategien und fördert den Austausch zu Innovationen und Best Practices.
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HINWEIS
Auf der Webseite des DStV gibt es den vollständigen Artikel als PDF zum Download.
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