E-Rechnung – Dieses Mal reicht die E-Mail nicht!
Was wir beim Thema „Elektronische Rechnungstellung“ aus den letzten Monaten lernen sollten. Und warum wir endlich mutiger werden müssen.
🕶 Der Blick in den Rückspiegel
Ach ja, die elektronische Rechnungstellung. Was haben wir in den letzten Monaten diskutiert? Wie läuft das mit den Anzahlungen? Wann bzw. wie muss der Vertrag beigefügt werden? Auch amüsant: Darf der Datensatz mittels USB-Stick übergeben werden?
Bei all den Irrungen und Wirrungen haben wir vielerorts eines vergessen: die Umsetzung. Und noch schlimmer – wir haben eines übersehen: Die Chancen.
Im Rahmen von Vorträgen erreichte mich zum größten Teil eine abwehrende und defensive Haltung. „Wir warten ab, wie das die Anderen machen“. „Es wird schon eine kostenlose Softwarelösung geben“.
Mein persönliches Highlight, welches sich wie ein roter (Daten-)Faden durch die Seminare zog: „Wir haben gehört, dass eine E-Mai Adresse ausreicht und wir nicht elektronisch verarbeiten müssen.“
Und so wird man das Gefühl nicht los, dass wir in Deutschland E-Invoicing nur deswegen angegangen sind, um es dann wieder zu umgehen.
🚀 2027 – Ready.Set.E-Invoicing.
Die ausgangsseitige Rechnungsstellung wird ein weitaus größerer Kuchen, der gebacken werden muss. Und hier ist es – wie bei allen Projekten – wichtig, diesen in kleine Stücke zu unterteilen. Eine “Road to 27”. Viele Runden, viele Tests, aber nur ein Ziel.
1️⃣ Phase : Onboarding. Projektumfang. Anforderungsprofil.
Es müssen jegliche Fachbereiche im Unternehmen identifiziert werden, welche in irgendeiner Art und Weise mit der Rechnungsstellung zu tun haben. Man muss über den Rechnungswesen- und Vertriebs-Tellerrand hinausblicken. HR, Marketing, Treasury…die Beispiele sind endlos.
Die Fachbereiche bzw. ausgewählte Ansprechpartner werden sodann mittels Onboarding Terminen rechtlich und technisch an das Thema herangeführt. Auch wenn wir von Datensätzen sprechen – wir werden immer im „people’s business“ bleiben. Will heißen: Es ist ein Projekt. Also brauchen wir ein starkes Team. Mit der richtigen Kommunikation kommt man im Unternehmen am weitesten.
Parallel zum Onboarding muss hinterfragt werden, wie groß der Projektumfang sein soll: Involvieren wir gleich die grenzüberschreitenden Transaktionen? Was machen wir mit den Rechnungen an die B2C Kunden? Beziehen wir alle Tochtergesellschaften mit ein, egal welcher Größe? Wie gehen wir mit unterschiedlichen ERP-Systemen im Verbund um?
Oder auch häufig unterschätzt: Der Organkreis. Rechtlich nicht zwingend umzusetzen. Technisch aber ggf. anzuraten, um eine Einheitlichkeit zu gewährleisten und auf Änderungen im Organkreis umgehend reagieren zu können.
🚧 Es gibt keine Grenzen
Und bitte vergesst eines nicht: Das Rad muss nicht immer neu erfunden werden. Ein Blick ins Ausland wie Italien, Polen oder Rumänien verrät, dass es Länder gibt, die schon weiter sind als wir (mag man kaum glauben). Fragen wir doch mal bei den ausländischen Tochtergesellschaften an. Lasst uns Erkenntnisse aus bestehenden Datenübertragungen (u.a. EDI, PEPPOL) ziehen.
Was machen wir mit den ganzen Informationen? Wir kennen unsere Fachbereiche. Wir haben ein fachliches Zielbild. Wir erstellen ein Anforderungsprofil. Dieses wird dann in der zweiten Phase mit der IT und entsprechenden Dienstleistern umgesetzt.
🚗💨 Innenspiegel, Außenspiegel, nach vorne schauen!
Mit gemischten Gefühlen sind wir rund um das Thema E-Invoicing in 2025 gestartet. „Alles kann, nichts muss“ wurde an vielen Stellen in bester zurückhaltender Manier gelebt. Chancen wurden bislang verpasst. Es wird Zeit für mutige Schritte nach vorne. Und das mit einem klaren Plan und einer strukturierten Organisation. Denn eines ist klar: In 2027 reicht die E-Mail nicht.
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