E-Rechnung: Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen
Ein Beitrag von Gerd Achilles, Gregor Danielmeyer, Claudio Hauswirth, Viktor Rebant und Jörg Schwenker
Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen ist ein Dauerbrenner. Sowohl im Festsetzungsverfahren als auch in der Prüfung durch die Außendienste. Entscheidend für die steuerliche Anerkennung sind vielfach die vorgelagerten Prozesse der Entstehung und somit die ursprünglichen Aufzeichnungen durch das bewirtende Unternehmen sowie die Verbuchung nebst Dokumentation durch den Empfänger der Bewirtungsleistungen. Die seit dem 1.1.2025 geltende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich stellt die beteiligten Stakeholder vor zusätzliche (digitale) Herausforderungen. Dieser Beitrag widmet sich den rechtlichen Grundlagen sowie den materiellen Anforderungen – einschließlich der Besonderheiten elektronischer, digitaler oder digitalisierter Bewirtungsrechnungen i. S. der §§ 14 UStG, 33 UStDV sowie der Eigenbelege i. S. des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG. Ein in Kürze erscheinender Folgebeitrag beleuchtet u. a. typische Fehlerquellen, die Erstellung ordnungsgemäßer Bewirtungsnachweise aus Sicht der Kassensystempraxis sowie eine mögliche Digitalisierungsstrategie aus prozessualer Sicht.
KERNAUSSAGEN
👉 Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen hängt maßgeblich von einer ordnungsgemäßen Dokumentation und Verbuchung ab, wobei die seit 2025 geltende E-Rechnungspflicht zusätzliche Anforderungen schafft, die durch angepasste Prozesse sichergestellt werden müssen, um Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug rechtssicher zu gewährleisten.
👉 Die fortschreitende Digitalisierung der Finanzverwaltung erhöht die Aufdeckungswahrscheinlichkeit bei nicht ordnungsgemäßen Bewirtungsnachweisen erheblich. Unternehmen sollten dies als Anlass nehmen, ihre internen Prozesse proaktiv an die neuen Anforderungen anzupassen.
Elektronische, digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und Eigenbelege
Für den Betriebsausgabenabzug ist das korrekte Zusammenspiel von ordnungsgemäßer Bewirtungsrechnung und Eigenbeleg entscheidend. Für den Betriebsausgabenabzug gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 Sätze 2 und 3 EStG sind folgende Angaben zu machen:
Ort
Tag
Teilnehmende
Anlass der Bewirtung
Höhe der Aufwendungen
PRAXISHINWEIS: Das gilt auch für Kleinbetragsrechnungen i. S. des § 33 UStDV. Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern einer Bewirtung auf einem Eigenbeleg, diesem ist die Rechnung über die Bewirtung beizufügen.
Verknüpfung von digital zu digital
Die Rechnung über Bewirtungsaufwendungen kann dem Steuerpflichtigen in digitaler Form übermittelt werden. Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung).
Der Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder mittels elektronischer Unterschrift bzw. einer elektronischen Genehmigung der Angaben digitalisiert. Dabei ist die Unveränderbarkeit der Angaben bzw. die Dokumentation von Änderungen zu gewährleisten.
Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg über die Bewirtung zusammengeführt werden.
Für den Betriebsausgabenabzug reicht es aus, wenn ein Verweis vom digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg auf die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung oder den Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht wird. Eine elektronische Verknüpfung z. B. über einen Barcode ist zulässig.
WICHTIG: Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Eigenbeleg zuordnen, entfällt der Betriebsausgabenabzug.
PRAXISHINWEIS: Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung, einem visualisierten Dokument der E-Rechnung oder einem digitalen oder digitalisierten Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht werden.
Verknüpfung von digital zu Papier
Wird nur die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung digital aufbewahrt und der Eigenbeleg in Papierform erstellt und aufbewahrt, gelten die vorgenannten Vorschriften entsprechend.
PRAXISHINWEIS: Die eindeutige Zuordnung der Belege aus beiden getrennten Ablagen muss stets gewährleistet sein. Der Prozess ist durch entsprechende Dokumentation nachvollziehbar zu gestalten.
Nachweis für den Betriebsausgabenabzug
Der Nachweis i. S. des § 4 Abs. 5 Nr. 2 Sätze 2 und 3 EStG gilt als erfüllt, wenn
die gesetzlich geforderten Angaben zeitnah mittels Erstellung eines elektronischen Eigenbelegs erfüllt werden oder mittels elektronischer Ergänzung auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung,
der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird,
das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird,
das erstellte Dokument – bei Bewirtung in einer Gaststätte (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 3 EStG) zusammen mit der digitalen oder digitalisierten oder mit der elektronischen Bewirtungsrechnung (Achtung: korrekten Verweis beachten) – oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt wird und
die Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllt sind. Achtung: Es wird explizit darauf hingewiesen, dass dazu auch die entsprechenden Verfahrensdokumentationen gehören.
ZWISCHENFAZIT
Die steuerlichen Vorschriften für den ertragsteuerlichen Betriebsausgabenabzug, die ordnungsgemäße Aufzeichnung im elektronischen Aufzeichnungssystem im Sinne der Abgabenordnung sowie für die umsatzsteuerliche Rechnung bzw. E-Rechnung sind komplex und beschäftigen die beteiligten Softwarehersteller, Steuerberater, Steuerpflichtigen sowie Hersteller elektronischer Aufzeichnungssysteme gleichermaßen. Im Zuge fortschreitender Digitalisierung sollten daher gemeinsam digitale Prozesse entwickelt werden, die den verschiedenen Anforderungen gerecht werden und zu einer optimalen digitalen Verarbeitung führen. Es ist damit zu rechnen, dass die Finanzverwaltung spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung das Thema Bewirtungsaufwendungen unter dem Gesichtspunkt des neuen BMF-Schreibens aufgreifen wird.
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Dies ist eine Kurzfassung des Beitrages aus NWB BBK Nr.8 2026, Seite 364.
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