Verfahrens­dokumentation

EY Tax Process Management ermöglicht es steuerliche Prozesse in Workflows zu automatisieren, zu managen und systematisch zu überwachen. Durch die so gewonnene Transparenz wird die Qualität der Steuerdaten verbessert.

Dank umfangreicher Filtermöglichkeiten, kategorisierbarer Prozesse und automatisierter Erinnerungsfunktionen sind alle Abläufe im Blick. In nur einem Arbeitsschritt können standardisierte Prozesse für beliebig viele Konzernunternehmen angelegt werden. Jede ausgeführte Aufgabe wird klar dokumentiert, sodass sicher gestellt wird, dass alle vorgeschriebenen Dokumentationspflichten erfüllt werden. Die Bandbreite der Anwendungsmöglichkeiten ist groß – ganz gleich, ob eine Verrechnungspreisdokumentation erstellt, Umsatzsteuervoranmeldungen durchgeführt, Umsatz- und Ertragsteuererklärungen angefertigt oder der Versand von Country-by-Country-Reporting-Meldungen unterstützt werden soll.

Dank des integrierten digitalen Fristenkontrollbuchs werden keine rechtsbehelfsfristen mehr versäumt

Erfassung der Bescheidbestandteile: Steuerveranlagungen können workflowgestützt innerhalb des Fristenkontrollbuchs erfasst werden. Intuitive Eingabeformulare ermöglichen es auch Mitarbeitenden ohne Steuerfachwissen, die Posteingangsdaten auszufüllen.

Berechnung der Einspruchsfrist: Mit Hilfe einer anpassbaren Berechnungslogik ermittelt das System auf der Basis der länderspezifischen Gesetzgebung automatisch die zutreffende Einspruchsfrist.

Prozessauswahl: Zur Unterstützung und Überwachung der Bescheidprüfung wird ein vordefinierter Prozess auf der Grundlage der Eingabedaten vorgeschlagen. Nach Freigabe der Posteingangsdaten durch den Reviewer wird der ausgewählte Workflow automaisch gestartet.

VD2 Pro unterstützt Steuergruppen und Verbände beim Aufbau standardisierter, wirtschaftlich tragfähiger Dienstleistungsmodelle im Bereich Verfahrensdokumentation unter Wahrung der eigenen Markenidentität.

Integration in die Kanzlei / Gruppe

VD2 Pro ermöglicht die Abbildung komplexer Partnerorganisationen innerhalb einer zentral gesteuerten Systemumgebung.

Ein zentrales Admin-Panel ermöglicht die Verwaltung von Partnerkanzleien, Mandanten und Zugriffsrechten auf Gruppenebene. Dadurch entsteht eine klare organisatorische Steuerungsmöglichkeit innerhalb der gesamten Struktur.

VD2 Pro basiert auf einer klar strukturierten, mehrstufigen Architektur. Auf oberster Ebene steht das zentrale Admin-Panel der Steuergruppe oder des Verbandes. Dort werden Partnerkanzleien angelegt und verwaltet.

Innerhalb jeder angelegten Kanzlei können wiederum die jeweiligen Mandanten strukturiert erfasst und bearbeitet werden. Jede Kanzlei arbeitet in ihrem eigenen organisatorischen Bereich.

Die Daten der einzelnen Kanzleien und Mandanten sind voneinander getrennt. Dadurch wird eine klare Mandanten- und Kanzleitrennung innerhalb der Gruppenstruktur gewährleistet, während die übergeordnete Steuerung auf Admin-Ebene bestehen bleibt.

Über eine White-Label-Funktion wird die eigene Markenidentität vollständig integriert. Partnerkanzleien arbeiten innerhalb einer einheitlichen Struktur unter dem Namen der Gruppe oder des Verbandes.

Zusätzlich können interne Ressourcen wie Leitfäden, Anleitungen oder Videotutorials in einem geschützten Partnerbereich bereitgestellt werden. So lassen sich gruppenweite Standards strukturiert vermitteln.

Die Kombination aus zentraler Steuerung und dezentraler Umsetzung schafft Transparenz, Vergleichbarkeit und Skalierbarkeit innerhalb der Gruppe.

Software, Vorlagen und KI

VD2 Pro basiert funktional auf der VD2-Systemlogik zur strukturierten Erstellung und Aktualisierung von Verfahrensdokumentationen. Branchenspezifische Templates sowie hinterlegte Informationen zu marktüblichen Softwarelösungen unterstützen eine standardisierte Umsetzung innerhalb der Partnerkanzleien.

Ein integrierter KI-Schreibassistent unterstützt bei der strukturierten Ausformulierung von Prozessbeschreibungen und führt durch die relevanten Inhalte.

Aktualisierung und IKS (Internes Kontrollsystem)

Der integrierte Audit-Workflow und das interne Kontrollsystem (IKS) überprüfen regelmäßig die Aktualität der Verfahrensdokumentation sowie die Umsetzung der definierten Prozesse.

Aufgaben werden automatisiert an die jeweils verantwortlichen Beteiligten versendet. Bearbeitungsstände und Fristen werden innerhalb des Systems transparent dokumentiert.

Eine integrierte Kommentarfunktion ermöglicht die strukturierte Abstimmung innerhalb der Organisation.

Nach jedem Audit sowie nach jedem Lauf des internen Kontrollsystems erstellt die Software automatisch ein Prüfprotokoll. Dieses wird gemeinsam mit der versionierten Verfahrensdokumentation revisionssicher abgelegt und kann über eine Schnittstelle in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden.

Wirtschaftlichkeit der Integration von VD2 Pro

Die Integration von VD2 Pro ermöglicht Steuergruppen und Steuerverbänden, die Verfahrensdokumentation als standardisierte und gruppenweit skalierbare Dienstleistung aufzubauen. Durch einheitliche Strukturen, zentrale Steuerung über das Admin-Panel und definierte Qualitätsstandards entsteht eine wirtschaftlich belastbare Leistungsarchitektur innerhalb der gesamten Organisation, zeiteffizient!

Der Deckungsbeitrag wird durch standardisierte Abläufe, reduzierte Abstimmungsaufwände und eine strukturierte, wiederkehrende Aktualisierung der Verfahrensdokumentationen nachhaltig erhöht. Die gruppenweite Implementierung schafft Skaleneffekte über mehrere Partnerkanzleien hinweg und ermöglicht eine konsistente Honorargestaltung.

VD2 Pro unterstützt damit den gezielten Ausbau des Dienstleistungsportfolios auf Kanzlei- und Gruppenebene – mit planbarer Erlösstruktur, klarer organisatorischer Steuerbarkeit und langfristiger wirtschaftlicher Tragfähigkeit.

Schnittstellenoption DATEV

Auf Wunsch kann eine DATEV-Schnittstelle für den Stammdatenimport durch einen Drittanbieter bereitgestellt werden. Dadurch lassen sich relevante Mandantenstammdaten strukturiert in das System überführen und bestehende Datenbestände effizient integrieren.

Alleinstellungsmerkmale

VD2 Pro bietet Steuerkanzleien, Steuergruppen und Steuerverbänden spezifische Funktionen, die in dieser Kombination am Markt nicht verfügbar sind:

• White-Label-Fähigkeit zur vollständigen Integration der eigenen Markenidentität

• Zentrales Admin-Panel zur Verwaltung von Partnerkanzleien, Mandanten und Zugriffsrechten auf Gruppenebene

• Abbildung komplexer Partner- und Verbandsstrukturen innerhalb einer einheitlichen Systemumgebung

• Bereitstellung interner Ressourcen (z. B. Leitfäden, Anleitungen, Videotutorials) in einem geschützten Partnerbereich

• Kombination aus zentraler Steuerung und dezentraler Umsetzung innerhalb der Gruppe

• Integrierter Audit-Workflow im Vier-Augen-Prinzip auf Mandantenebene

• Integriertes internes Kontrollsystem (IKS) mit automatisierter Prüfprotokollierung

• Revisionssichere Versionierung mit DMS-Schnittstelle

• Flexible Ressourcennutzung innerhalb der Gruppe – von zentraler Unterstützung bis zur dezentralen Umsetzung durch VD2 als Dienstleister zur Erstellung der Verfahrensdokumentation

VD2 richtet sich an Steuerberater und Kanzleien, die die Verfahrensdokumentation für ihre Mandanten durch einen erfahrenen Dienstleister kosteneffizient erstellen lassen oder die Softwareanwendung an ihre Mandanten empfehlen möchten, damit diese die Dokumentation eigenständig mithilfe strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos erarbeiten. VD2 ist die passende Lösung für Kanzleien, die dieses Thema bewusst abgeben und dafür keine internen Ressourcen einsetzen wollen. Soll die Verfahrensdokumentation hingegen gezielt zur Erhöhung des Deckungsbeitrags in die Kanzleistrategie integriert werden, ist VD2 PRO die richtige Wahl.

Integration in den Kanzleialltag

VD2 ermöglicht die Einbindung der Verfahrensdokumentation in den Kanzleialltag, ohne dass Kanzleien dafür eigene interne Ressourcen in der operativen Umsetzung einsetzen müssen.

Je nach Mandat erfolgt die Erstellung entweder durch VD2 als Dienstleister oder eigenständig durch den Mandanten mithilfe der Softwareanwendung, strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos. Die Kanzlei kann das Thema damit abgeben und ihren Mandanten dennoch eine geeignete Lösung anbieten.

VD2 bietet auf Wunsch die vollständige Erstellung der Verfahrensdokumentation als Dienstleistung zum Festpreis. Berücksichtigt werden dabei alle relevanten Bestandteile der Verfahrensdokumentation, insbesondere die digitale Belegablage, das ersetzende Scannen, die Kasse und der Onlineshop.

Darüber hinaus unterstützt ein jährlicher Workflow die laufende Pflege, indem Aufgaben automatisch an die jeweiligen Verantwortlichen beim Mandanten verteilt werden, damit die Verfahrensdokumentation innerhalb der Softwareanwendung überprüft und aktualisiert wird.

Software, Vorlagen und KI

VD2 ermöglicht eine strukturierte und zeiteffiziente Erstellung der Verfahrensdokumentation durch branchenspezifische Templates, unter anderem für Lebensmittelindustrie, produzierendes Gewerbe, Immobilien- und Hausverwaltung sowie Sozialwirtschaft.

Branchentypische Anforderungen werden systematisch berücksichtigt, etwa Kassensysteme im Handel und in der Gastronomie, Online-Shop-Prozesse, digitale Belegablage als Standard, Verfahren zum ersetzenden Scannen sowie spezifische Prozessbesonderheiten wie Warenvernichtung im Lebensmittelumfeld.

Zahlreiche marktübliche Softwarelösungen, die bei Mandanten im Einsatz sind, sind strukturiert hinterlegt. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand erheblich und die Bearbeitungszeit pro Mandat sinkt deutlich.

Ein integrierter KI-Schreibassistent unterstützt bei der Ausformulierung der Prozessbeschreibungen und führt strukturiert durch die relevanten Inhalte.

Aktualisierung und IKS (Internes Kontrollsystem)

Der integrierte Audit-Workflow und das interne Kontrollsystem (IKS) überprüfen regelmäßig die Aktualität der Verfahrensdokumentation sowie die Umsetzung der definierten Prozesse im Unternehmen.

Im Rahmen dieses Workflows verschickt die Software automatisiert Aufgaben an den Mandanten. Ein manuelles Nachhalten per E-Mail entfällt. Bearbeitungsstände und Fristen werden transparent dokumentiert.

Eine integrierte Kommentarfunktion bündelt sämtliche Abstimmungen strukturiert an einem zentralen Ort.

Nach jedem Audit sowie nach jedem Lauf des internen Kontrollsystems erstellt die Software automatisch ein Prüfprotokoll. Dieses wird gemeinsam mit der jeweils versionierten Verfahrensdokumentation revisionssicher abgelegt und kann über eine Schnittstelle in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden.

Nächster Schritt

Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin und prüfen Sie, ob die VD2 zu Ihnen passt.

Ansprechpartner:

Nadine Rauß

rauss@vd2.software

https://calendly.com/rauss-vd2/online-kaffee-fur-neue-partner

EasyDoku ist eine Cloudlösung von Deubner Recht & Steuern, die speziell für Steuerberater entwickelt wurde, um Verfahrensdokumentationen effizient und GoBD-konform zu erstellen. Die Software ermöglicht es, mandantenfähige Dokumentationen zu erzeugen, die innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen revisionssicher gespeichert werden können. EasyDoku zeichnet sich durch einen modularen Aufbau und eine zentrale Datenverwaltung aus, die eine wiederholte Eingabe von Daten vermeidet und den Arbeitsprozess erheblich vereinfacht. Verfügbar ist EasyDoku als sofort einsatzbereite, cloudbasierte Lösung, die ohne zeit- und kostenaufwändige Installationen genutzt werden kann.

Was kann EasyDoku?

Mit EasyDoku können Steuerberater für sich und ihre Mandanten Verfahrensdokumentationen mit minimalem Zeitaufwand und hoher Effizienz erstellen. Die Software bietet vordefinierte Geschäftsprozesse wie Kassenführung oder archivierungspflichtige Belegablage, die individuell erweitert werden können. Die einfache Benutzeroberfläche von EasyDoku führt durch die Erstellung der Dokumentation im Frage-Antwort-Stil, wodurch auch Nutzer ohne Vorkenntnisse präzise Dokumentationen anfertigen können. Für Steuerfachleute bedeutet dies eine erhebliche Arbeitserleichterung und eine sichere Compliance mit den GoBD.

GoBD Data Online ist eine web-basierte Lösung der Subvenio GmbH zur Erstellung und Verwaltung von Verfahrensdokumentationen. Die Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Verfahrensdokumentation online zu erstellen, indem ein geführter Prozess durch alle relevanten Bereiche angeboten wird. Dazu gehören Hard- und Software, Personalwesen sowie spezifische Firmenprozesse. Mit verschiedenen Ausfüllhilfen und vorgefertigten PDF-Dateien unterstützt die Lösung die Nutzer dabei, die notwendigen Informationen präzise und effizient zu dokumentieren. Die Daten werden sicher in deutschen Rechenzentren gespeichert, was höchste Sicherheitsstandards garantiert.

Was kann GoBD Data Online?

GoBD Data Online bietet umfassende Funktionen zur Erstellung und Verwaltung von Verfahrensdokumentationen. Nutzer können direkt über einen Assistenten mit der Eingabe der Unternehmensdaten beginnen und durch alle relevanten Dokumentationsbereiche geführt werden. Die Software speichert eine laufende Historie aller Änderungen und ermöglicht es, Verfahrensdokumentationen als PDF zu exportieren. Steuerberater können jederzeit den aktuellen Stand der Dokumentation einsehen.