Digitale Betriebsprüfung 2025: Kassensysteme im Fokus

Beim „Symposium für Digitale Betriebsprüfung 2025” in Hamburg hatte ich im Rahmen eines Vortrags die Gelegenheit, ein in der Praxis häufig unterschätztes Thema aufzugreifen: die Einrichtung, Optimierung und Dokumentation von Kassensystemen. Kassen sind schon lange nicht mehr nur technische Hilfsmittel, sondern zentrale Bausteine der steuerlichen Compliance. Ihre korrekte Implementierung ist entscheidend dafür, ob Betriebsprüfungen reibungslos verlaufen oder zu einer Herausforderung werden.

Eine Kasse einzurichten bedeutet, Verantwortung für Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Vertrauen zu übernehmen. Technik allein reicht dabei aber nicht aus. Erst die Zusammenarbeit von Mandant, Steuerberater und Kassendienstleister sorgt dafür, dass Systeme rechtssicher funktionieren. Genau diese Zusammenarbeit ist in der Praxis jedoch zumeist das größte Defizit.

Drei, die zusammenarbeiten müssen

Ein funktionierendes Kassensystem ist das Ergebnis vieler Hände.

Mandant: Kennt den Betrieb und die täglichen Abläufe. Verantwortlich für die Umsetzung der steuerlichen Ordnungsvorschriften.
Steuerberater: Bringt steuerrechtliches Fachwissen ein. Prüft die rechtliche Konformität des Systems.
Kassendienstleister: Experte für technische Einrichtung und Prozesse der Kassensysteme.

In der Realität sprechen diese drei Parteien jedoch zu selten miteinander. Dabei entscheidet ihr Zusammenspiel über Erfolg oder Misserfolg. Ich erlebe regelmäßig Kassen, die technisch einwandfrei laufen, aber steuerlich angreifbar sind. Erfahrung, Kommunikation und gegenseitiges Verständnis sind die wahren Erfolgsfaktoren. Wer diese Basis schafft, erspart sich später viele Diskussionen.

Von der Auswahl bis zur Abnahme: 6 Schritte mit Fallstricken

1. Kassendienstleister mit Augenmaß wählen

Die Auswahl des Anbieters ist der erste Prüfstein. Fachverbände wie der DFKA e.V. oder der IGZTK e.V. helfen dabei, kompetente Fachhändler zu finden, die bereits Erfahrung mit Betriebsprüfungen haben. Eine gute Kasse zeichnet sich durch regelmäßige Updates, eine funktionierende TSE-Anbindung und einen verlässlichen Support aus. Die Unterstützung beim Meldeverfahren nach § 146a AO sollte ebenfalls selbstverständlich sein.

Vorsicht bei No-Name-Produkten: Hier fehlt oft die Manpower für gesetzliche Updates und professionelle Prüfungsbegleitung.

Spätestens mit der geplanten Registrierkassenpflicht ab 2027 wird sich zeigen, wer auf solide Systeme gesetzt hat. Billiglösungen ohne Wartung oder Prüfbegleitung sind langfristig nie rentabel.

2. Leistungs- und Funktionsbeschreibung erstellen

Bevor eine Kasse bestellt wird, sollte man sich über ihre Funktionen im Klaren sein. Eine detaillierte Leistungsbeschreibung verhindert spätere Überraschungen. Sie sollte festhalten, welche Schnittstellen eingebunden werden, wie die Datensicherung funktioniert und ob die Kasse ein internes Kontrollsystem abbilden kann.

Darüber hinaus sollten bereits in dieser Phase technische Grundlagen wie der Einsatz von Cloud- oder Hardwaresystemen, die TSE-Anbindung sowie die Integration von QR-Codes, Belegdruckern und Zusatzsystemen (beispielsweise Schankanlagen oder Reservierungssoftware) berücksichtigt werden.

Wichtige Punkte für die Leistungsbeschreibung:

👉 Art des Kassensystems (Cloud oder lokal installiert)

👉 Integration der TSE

👉Sicherstellung des DSFinV-K-Exports und des Exports der TAR-Files (TSE)

👉 Einbindung von Zusatzsystemen wie Druckern oder Schankanlagen

👉 Berücksichtigung von Ergonomie und Bedienkomfort

Auch ergonomische Aspekte spielen eine Rolle: Die DGUV stellt hierzu zahlreiche kostenlose Dokumente zur Verfügung, damit die Kasse unter physischen und psychischen Gesichtspunkten unbedenklich genutzt werden kann.

Eine Kasse, die in der Praxis nicht funktioniert, wird auch rechtlich zur Belastung. Das Ziel ist immer ein System, das transparent, nachvollziehbar und prüfungssicher arbeitet.

3. Angebote prüfen und den Steuerberater dazuholen

Spätestens in dieser Phase sollte der Steuerberater hinzugezogen werden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass technische und rechtliche Anforderungen zueinander passen. Anschaffungs-, Service- und Wartungsverträge müssen eindeutig formuliert sein.

Der Steuerberater prüft, ob die steuerlichen Vorgaben erfüllt werden, ob eine Verfahrensdokumentation vorgesehen ist und ob das System dauerhaft revisionssicher bleibt. Fehlt diese Abstimmung, drohen formelle Mängel, die sich später kaum korrigieren lassen.

4. Stammdaten, Bedienerrechte & Preisverzeichnis

Die größte Schwachstelle vieler Systeme sind die Stammdaten. Falsche Steuersätze, unvollständige Artikelbezeichnungen oder unklare Bedienerrechte führen regelmäßig zu Hinzuschätzungen. Ein Beispiel aus der Praxis verdeutlicht dies: Eine Bäckerei hatte über Jahre hinweg das Frühstück mit 7 statt 19 Prozent Umsatzsteuer verbucht. Der Programmierfehler fiel erst bei der Betriebsprüfung auf und wurde teuer.

Stammdaten sollten daher sorgfältig und vollständig angelegt werden. Dazu zählen Unternehmensdaten wie Name, Anschrift und Steuernummer ebenso wie klar definierte Bedienerrechte innerhalb des internen Kontrollsystems. Ein detailliertes Preisverzeichnis mit korrekten Steuersätzen, vollständigen Artikel- oder Warengruppenlisten und der Zuordnung einzelner Mitarbeitender zum jeweiligen Geschäftsvorfall ist unerlässlich.

Der Steuerberater sollte die Stammdaten stets auf ihre steuerliche Logik überprüfen und sicherstellen, dass sie den Vorgaben aus AO, AEAO, UStG, KassenSichV und EStG entsprechen. Nur wenn alle Informationen im System korrekt hinterlegt und fachlich geprüft sind, ist man auf der sicheren Seite.

5. Check, Installation und Inbetriebnahme

Nach der Einrichtung folgt der Praxistest. Mandant, Steuerberater und Kassendienstleister sollten gemeinsam prüfen, ob alle Prozesse funktionieren. Ein realistischer Testfall, beispielsweise ein kombinierter Verkauf mit Gutschein, Trinkgeld und Rabatt, zeigt schnell, ob die Kasse korrekt reagiert und zutreffende Belege ausgegeben werden.

Um die Verständlichkeit zu erhöhen, ist es hilfreich, wenn alle Beteiligten denselben Ablauf vor Augen haben. Jeder Schritt – vom Start des Buchungsvorgangs über die Belegausgabe bis zur Datensicherung – sollte dokumentiert werden. So lässt sich klar nachvollziehen, an welcher Stelle mögliche Fehler entstehen. Das schafft besonders für kleinere Betriebe Transparenz und gibt Sicherheit im Umgang mit neuen Systemen. Fehlt beispielsweise der QR-Code auf dem Beleg oder wird er nicht richtig generiert, hat der „Kassen-Nachschauer“ im Rahmen eines Testkaufs keine Möglichkeit, es beim bloßenTestkauf zu belassen. Auch die Datensicherung der Erstkonfiguration ist unerlässlich. Sie belegt, wie das System ursprünglich eingerichtet war, und schützt vor Manipulationsvorwürfen. Schulungen für Mitarbeitende sind Pflicht, denn nur wer das System versteht, kann es ordnungsgemäß bedienen.

6. Abnahme und Dokumentation

Die finale Abnahme ist mehr als nur eine Formsache. Sie markiert den Übergang von der Technik zur ordnungsgemäßen Dokumentation. Dafür müssen alle relevanten Unterlagen vollständig vorliegen: Dazu gehören u. a. die Bedienungsanleitung, das Konfigurationsprotokoll, der Nachweis der TSE-Inbetriebnahme und die technische Systemdokumentation.

Im Zuge der Abnahme sollte Folgendes sichergestellt werden:

Überprüfung der Vollständigkeit aller technischen Unterlagen
Sichtprüfung von TSE-Funktion und QR-Codes
Sicherung der Erstprogrammierung zur Wiederherstellung
Beteiligung von Mandant, Steuerberater und Kassendienstleister

Zentraler Bestandteil bleibt die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie die Kasse funktioniert, wer sie nutzt und wie Änderungen dokumentiert werden. Ich sage oft:

Die Verfahrensdokumentation ist im Gesetz nicht expressis verbis genannt. Aber nennen Sie sie ruhig „Horst“, Hauptsache die Geschäftsvorfälle lassen sich in angemessener Zeit durch ergänzende Dokumente in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen. Ohne Dokumentation lässt sich keine Betriebsprüfung sauber bestehen.

PRAXISBEISPIEL

Friseurbetrieb zwischen Alltag und Aufzeichnungspflicht

Kaum ein Gewerbe macht die Bedeutung des Kassenordnungsrechts so deutlich wie das Gastromiegewerbe oder das Friseurhandwerk. Hier treffen hohe Bargeldanteile, spontane Abläufe und eine fehlende Dokumentation aufeinander.

Es gibt viele Fehlerquellen: Trinkgelder, die bar eingenommen, aber nicht verbucht werden. Kassendifferenzen, die nicht erklärt sind. Gutscheine oder Sachentnahmen tauchen nirgends auf. Oder ungenaue Artikelbeschreibungen, die beispielsweise nur unter „Diverses“, „Getränke“ oder „Shampoo“ laufen, ohne nähere Beschreibungen oder Mengenangaben.

Ich empfehle, freiwillig mehr aufzuzeichnen, als das Gesetz verlangt. Wer seine Abläufe dokumentiert, kann später belegen, dass alles korrekt war. So ist z. B. im Friseurhandwerk ein einfacher, aber wirkungsvoller Ansatz die Erfassung einer „Beratung 0,00 €“, sobald der Kunde Platz nimmt. Damit beginnt der Geschäftsvorfall sichtbar in der Kasse. So lässt sich nachvollziehen, wann ein Termin startete, wie lange er dauerte und welche Umsätze entstanden sind. Eine kleine Programmierung mit großer Wirkung, insbesondere bei Prüfung der Stuhl- oder Mitarbeiterauslastung.

Kundendaten, Terminkalender & Datenschutz

Immer wieder taucht die Frage auf, ob Kundennamen aufgezeichnet werden müssen. Die Antwort lautet: nur, wenn eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht, beispielsweise bei Rechnungen über 250 Euro. Das gilt auch für Bewirtungskosten-Rechnungen.

Wo keine Pflicht besteht, reicht die Nachvollziehbarkeit. Werden Kundendaten jedoch ohnehin erfasst, beispielsweise in Terminkalendern, müssen sie auch aufbewahrt werden. Radierungen oder Löschungen sind tabu. Das Finanzgericht Rheinland-Pfalz hat in diesem Kontext entschieden, dass Terminkalender organisatorische Hilfsmittel sein können. Enthalten sie jedoch steuerlich relevante Informationen, gehören sie zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

Ordnung entsteht nicht durch Bürokratie, sondern durch Konsequenz. Wer nachvollziehbar arbeitet, ist im Zweifel immer im Vorteil.

FAZIT

Wenn die Betriebsprüfung vor der Tür steht…

Die Kassenführung ist keine Nebensache, sondern Ausdruck einer professionellen Organisation. Sie erfordert technisches Verständnis, steuerliches Wissen und klare Abläufe. Wenn Mandant, Steuerberater und Kassendienstleister ihre jeweiligen Rollen verstehen und miteinander kommunizieren, entsteht ein tragfähiges System, das auch in einer Betriebsprüfung Bestand hat.

Eine gute Vorbereitung zahlt sich spätestens dann aus, wenn die Finanzverwaltung Einsicht verlangt. Wer seine Kassenprozesse dokumentiert und nachvollziehbar gestaltet, kann Prüfungen gelassen entgegensehen. Denn eine ordentliche Dokumentation schützt zugleich gegen Schätzungen und Missverständnisse.

Am Ende geht es also nicht nur um Technik, sondern um Haltung. Wer seine Kasse im Griff hat, behält auch im Prüfungsalltag den Überblick – über Zahlen, Prozesse und Vertrauen.

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