Welche KI passt zu Ihrer Steuerkanzlei? ChatGPT, Claude & Co. im Überblick

Wer in der Steuerkanzlei KI einsetzen will, braucht vor allem Orientierung: Welche Lösung hilft bei Entwürfen, welche bei aktueller Recherche, welche bei langen Dokumenten und welche passt am besten zur vorhandenen Microsoft- oder Google-Umgebung? Hinzu kommen zwei Punkte, die im Steuerkontext besonders zählen: Wie gut lassen sich Aussagen nachvollziehen, und wie belastbar sind die Schutzmechanismen für vertrauliche Daten? Im Folgenden vergleichen wir die gängigsten Large Language-Modelle (LLM) mit besonderem Fokus auf Einsatzgebiete und Datensicherheit.

KI-LÖSUNGEN IM ÜBERBLICK

KI-Sprach-modell	Stärke & Einsatzgebiete	Quellen & Nachvollziehbarkeit	Datenschutz
ChatGPT Business/ Enterprise	Breiter Alltagsassistent für Entwürfe, Strukturierung, Datenanalyse und zunehmend auch organisationsspezifische Wissensarbeit über Apps und Company Knowledge Zusammenfassungen und Verdichtung	Gut bis sehr gut: Mit Search bzw. Deep Research oder Company Knowledge kann ChatGPT Quellen einbeziehen und strukturierte, dokumentierte Ergebnisse liefern Ohne diese Funktionen ist die Nachvollziehbarkeit deutlich geringer	Business/Enterprise-Umgebungen mit Admin-Konsole Inhalte werden in Business und Enterprise nicht zum Training verwendet Erweiterte Datenschutzfunktionen
Claude Team/ Enterprise	Lange Dokumente Differenzierte Überarbeitung Konzentrierte Wissensarbeit Inzwischen auch relevanter für agentische Wissensarbeit über Cowork/Connectors	Gut bis sehr gut mit Websuche und Zitaten Reine Chat- oder Dokumentarbeit ohne Websuche weniger nachvollziehbar	Beim Plan „Team“ und darüber kann das Training mit Kundendaten ausgestellt werden Enterprise-Kund:innen können individuelle Datenschutzstandards vereinbaren; kein Training
Perplexity Enterprise	Sehr stark für aktuelle Recherche Marktüberblick Quellenprüfung Schneller Einstieg in neue Themen Inzwischen auch für interne Dateien sowie proprietäre Datenquellen	Sehr gut: Zitation Kernmerkmal des Produkts Enterprise umfasst zusätzlich Deep Research, Labs und Spaces	Enterprise-Kundendaten werden laut Anbieter nicht zum Training genutzt Konfigurierbare Dateiaufbewahrung
Gemini in Google Workspace/ Gemini Enterprise	Kanzleien mit Google-Umgebung Zusammenarbeit in Gmail, Docs, Meet, Drive Umfasst Gemini-App, Workspace-Seitenleistenfunktionen und NotebookLM	Gut bis sehr gut: Besonders stark, wenn Antworten auf definierte Workspace- oder Search-Quellen gestützt werden In Workspace-Kontexten vollständige Quellenangaben	Kundendaten werden nicht ohne Erlaubnis fürs Training genutzt
Microsoft 365 Copilot	Kanzleien mit Microsoft 365, die KI direkt in Outlook, Word, Excel, Teams und SharePoint nutzen wollen	Gut bis sehr gut: Copilot arbeitet mit Grounding aus Arbeitskontext und Webquellen Besonders nachvollziehbar wird es bei klar eingegrenzten Dateien oder Wissensquellen	Prompts, Antworten und Graph-Daten werden nicht zum Training genutzt Für EU-Kund:innen gelten zusätzliche Data-Boundary-Zusagen
Mistral Vibe Enterprise	Europäische Alternative Dokumentennahe Arbeit Quellengebundene Recherche Flexible Bereitstellung auch als Self-Hosting-Lösung Stärkerer Fokus auf Datenhoheit	Gut bis sehr gut: mit Websuche und Deep Research samt Quellenzugriff und PDF-Export	Privacy-first-Positionierung und hohe DSGVO-Konformität Pro/Team/Enterprise werden standardmäßig nicht fürs Training genutzt

PERSONENBEZOGENE DATEN

Auch bei KI-Lösungen mit Business- oder Enterprise-Schutzmechanismen sollten in der Praxis nach Möglichkeit nur anonymisierte oder ausreichend pseudonymisierte Daten eingegeben werden. Personenbezogene, mandatsbezogene oder anderweitig vertrauliche Informationen sollten nur dann verarbeitet werden, wenn dies datenschutzrechtlich, vertraglich und organisatorisch innerhalb der Kanzlei ausdrücklich geprüft und freigegeben ist.

Der Markt hat sich inzwischen so weit ausdifferenziert, dass Steuerkanzleien nicht mehr zwischen „KI ja oder nein“, sondern zwischen sehr unterschiedlichen Nutzungskonzepten wählen können. Das zeigt auch die Verbreitung: ChatGPT ist mit mehr als 700 Millionen wöchentlichen Nutzer:innen die sichtbarste Allzwecklösung, Gemini kommt laut Google auf über 750 Millionen monatlich aktive Nutzer:innen, und Microsoft Copilot liegt laut Microsoft inzwischen bei mehr als 100 Millionen monatlich aktiven Nutzer:innen über kommerzielle und private Nutzung hinweg.

Für Steuerkanzleien folgt daraus aber gerade kein Automatismus zugunsten der größten Plattform. Reichweite ist nicht dasselbe wie Passgenauigkeit. Perplexity bleibt besonders interessant, wenn aktuelle Recherche und sichtbare Quellen im Vordergrund stehen; Claude überzeugt vor allem dort, wo lange Unterlagen ruhig und differenziert verarbeitet werden müssen; Copilot und Gemini entfalten ihren Nutzen vor allem dann, wenn sie tief in die bereits genutzte Arbeitsumgebung eingebettet sind; Mistral ist die europäische Alternative für diejenigen, die Datenhoheit und flexible Bereitstellungsmodelle wollen.

Speziallösungen für Präsentationen, Videos und Infografiken

Eine sinnvolle Ergänzung im Umfeld von KI-Tools für Steuerkanzleien ist NotebookLM. Anders als klassische Chat-Assistenten arbeitet das Tool quellengebunden: Es stützt sich auf die Unterlagen, die Nutzer:innen selbst bereitstellen, etwa PDFs, Webseiten, Mitschriften, Notizen oder andere Arbeitsmaterialien. Gerade für Kanzleien ist das interessant, wenn es weniger um offene Recherche als um die strukturierte Auswertung vorhandener Informationen geht. NotebookLM kann aus diesen Quellen folgende Formate erstellen:

Zusammenfassungen
Antworten mit Quellenbezug
Notizen
Mindmaps
Audio- und Video-Zusammenfassungen
Flashcards
Quizformate
Infografiken
Präsentationen

Im Unterschied zu einem allgemeinen ChatGPT- oder Gemini-Chat liegt der Mehrwert damit nicht in möglichst breitem Weltwissen, sondern in der fokussierten Arbeit mit dem eigenen Material.

Laut Google wird NotebookLM nicht mit hochgeladenen Workspace-Nutzerdaten trainiert, und Quellen bleiben privat, solange ein Notebook nicht freigegeben wird.

Ähnlich wie NotebookLM ist Gamma vor allem dann interessant, wenn Inhalte nicht nur erstellt, sondern zugleich visuell aufbereitet und präsentationsfähig gemacht werden sollen. Die Stärke liegt darin, aus einer Idee, Gliederung oder vorhandenem Material schnell eine professionell wirkende Präsentation oder sonstiges Dokument zu erzeugen; außerdem unterstützt Gamma KI-gestützte Bearbeitung, Übersetzungen, Bildgenerierung, Echtzeit-Zusammenarbeit und den Export etwa als PPT, PDF oder PNG. Das Tool eignet sich also weniger als fachlicher Rechercheassistent, sondern stärker für die schnelle Erstellung von Präsentationen, strukturierten Dokumenten und teilbaren Webformaten.

FAZIT

Für Steuerkanzleien gibt es nicht die eine beste KI, sondern nur die Lösung, die am besten zum eigenen Einsatzzweck passt. Entscheidend sind daher weniger Bekanntheit oder Reichweite als vielmehr Nachvollziehbarkeit, Datenschutz und die Einbindung in die bestehenden Arbeitsabläufe.