KI in der FiBu: Wann reicht DATEV – und wann nicht?

KI-gestützte Buchhaltung ist 2026 keine Ankündigung mehr, sondern produktiver Alltag. Für Kanzleien führen dabei zwei Wege zum Ziel: die KI-Dienste, Automatisierungsservice Rechnungen (ASR) und Automatisierungsservice Bank (ASB), die DATEV selbst mitbringt, oder , deren Plattformen, die ihre Buchungen über eine Schnittstelle an DATEV zurückspielen. Die Begleitung von inzwischen über 50 Novist-Kanzleien, die beide Wege parallel getestet haben, zeigt ein klares Bild: Die spezialisierten Tools liefern heute schon ohne Training brauchbare Ergebnisse, während die DATEV-eigenen Dienste dafür noch mehrere Monate benötigen. Dieser Beitrag zieht einen ehrlichen Vergleich, benennt die praktischen Kriterien und ordnet ein, was das für die Grundsatzentscheidung in der Kanzlei bedeutet.

Zwei Wege zur KI-Buchhaltung

DATEV bietet mit ASR und ASB von Haus aus KI-Funktionen, die Belege erkennen und Buchungsvorschläge erzeugen. Parallel dazu gibt es spezialisierte Anbieter wie Tabula, deren Software auf aktuellen Sprachmodellen basiert und fertige Buchungssätze erzeugt. Der Weg zurück in die Kanzleisoftware läuft über den DATEV-Buchungsdatenservice: Der fertige Stapel wird ins Rechenzentrum gespielt, die Belege wandern in DATEV Unternehmen online, und der Beleglink wird automatisch gesetzt. Die Frage ist damit nicht mehr, ob KI in die FiBu gehört, sondern welcher Weg heute die besseren Ergebnisse bringt.

Der Praxistest: Erkennung ohne Training

Das Ergebnis fällt über die getesteten Kanzleien hinweg eindeutig aus – und es ist ausdrücklich als Beobachtung aus der Praxis gemeint, nicht als Werbung für einen Anbieter. ASR und ASB folgen einer soliden Idee, sind für den weitgehend unbeaufsichtigten Einsatz aber derzeit noch nicht zuverlässig genug: Die Dienste lernen mandantenbezogen und benötigen mehrere Monate, bis die Vorschläge einigermaßen sicher sitzen.

Tools wie Tabula liefern dagegen schon beim ersten Mandanten treffsichere Kontierungen und machen dabei kaum Fehler. Der Unterschied ist kein prinzipieller, sondern ein Reifegrad-Unterschied: Die spezialisierten Tools wie Tabula bauen auf Sprachmodellen mit echtem Verständnis für steuerliche Sachverhalte auf, während ein großes Ökosystem wie DATEV naturgemäß langsamer iteriert. Auch die semantische Erkennung von Buchungsvorschlägen funktioniert unterschiedlich: Tabula benötigt z. B. keine Vorjahreshistorie, um treffsichere Vorschläge zu generieren.

• Erkennung out-of-the-box: Sprachmodelle zerlegen jede Rechnung in einzelne Positionen und kontieren positionsweise – inklusive Reverse-Charge-Verfahren, ausländischem Leistungsort, individuellen Sachkonten sowie Kostenstellen und Kostenträgern.
• Aufräumen inklusive: Duplikate und reine Zahlungsnachweise werden automatisch aussortiert, sodass nur die zu buchenden Positionen übrig bleiben.

Ein Beispiel aus der Praxis: Wenn auf einer Rechnung sowohl eine Softwarelizenz für den Vertrieb als auch ein Posten für zusätzliche Marketingkontakte stehen, splittet ein Tool, das auf Sprachmodellen basiert, die Positionen und ordnet sie unterschiedlichen Kostenträgern zu. Selbst individuell angelegte Sachkonten wie ein eigenes Konto „Software-Abonnements“ statt des Sammelkontos für Lizenzen werden dabei zuverlässig erkannt.

Auch diese Tools sind nicht unfehlbar, und das sollte man gegenüber Mandantschaft und den Mitarbeitenden offen benennen. Selbst unter Fachleuten ist etwa bei einer Reverse-Charge-Rechnung mit zu Unrecht ausgewiesener Umsatzsteuer (§ 14c i. V. m. § 13b UStG) nicht abschließend geklärt, was die Bemessungsgrundlage ist. Solche Grenzfälle sollten weiterhin von einem Berufsträger bzw. einer Berufsträgerin geprüft und entschieden werden – im Zweifel prüft und entscheidet der Mensch, die KI bereitet vor. Doch auch das erkennt die KI: Sie weiß, welche Fälle sie der bearbeitenden Person ausspielen muss und welche sie treffsicher genug beurteilen kann, um sie als „Autobuchungen“ durchzulassen.

Der sichtbarste Sprung: Bank und Kreditkarte

Besonders bei Bank- und Kreditkartenumsätzen zeigt sich, wie groß der Reifegrad-Unterschied ist. Spezialisierte Tools wie Tabula lesen inzwischen selbst PDF-Kreditkartenabrechnungen – etwa von American Express – aus und erzeugen daraus fertige Bankbuchungen, samt Verknüpfung zu den passenden Belegen und Kreditorenkonten. Das Ergebnis sind zwei einspielbare Stapel – einer für die Kreditoren und einer für die Bank –, die über den Buchungsdatenservice in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen wandern. Nennenswerte Nacharbeit fällt dort kaum noch an. In dieser Qualität – Bank und Kreditkarte automatisiert durchkontiert – lässt sich derselbe Vorgang mit den DATEV-Bordmitteln heute noch nicht abbilden.

Zwei Grenzen bleiben bestehen. Erstens verbleiben die Soforterfassung des Anlageguts und AfA sowie die Kontenabstimmung beim Anlagevermögen im Kanzlei-Rechnungswesen. Zweitens gibt es für Belege, die bereits im Posteingang von DATEV Unternehmen online liegen, keine saubere Rückschnittstelle. Solche Tools spielen ihre Stärke deshalb vor allem bei Mandant:innen aus, die man direkt darauf onboardet – oder man leitet den Belegfluss bewusst um.

Woran Sie den Reifegrad einer KI-Buchhaltungslösung messen

Die Philosophiefrage: Nur DATEV oder bewusst gemischt

Jeder Qualitätsgewinn durch ein Zusatztool hat einen Preis: Medienbrüche und zusätzliche Logins für die Mandantschaft. Wer Auswertungen wie BWA und Erfolgsübersicht sowie die Lohndaten weiterhin über DATEV Unternehmen online bereitstellt, landet schnell bei zwei Portalen. Daraus folgt eine ehrliche Grundsatzentscheidung; und ein „Dazwischen“ mit halber Integration erzeugt meist die meisten Reibungen.

• Konsequent bei DATEV: das Ökosystem so nutzen, wie es gedacht ist, und darauf setzen, dass ASR und ASB in den nächsten Jahren aufholen. Kurzfristig ist ein Effizienzgewinn dadurch aber nur eingeschränkt möglich.
• Bewusst gemischt: den Belegfluss über ein spezialisiertes Tool führen und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen auf die Kernaufgaben reduzieren: Stapel einspielen, Konten abstimmen, Anlagevermögen, Abschluss. Dadurch lassen sich die Möglichkeiten, die vermutlich in Zukunft auch in DATEV kommen werden, schon heute nutzen.

Wer heute ohnehin nicht auf den DATEV-Bordmitteln bucht, kann ein spezialisiertes Tool auch intern nutzen, ohne die Mandantschaft umzustellen: Belege aus dem Posteingang von Unternehmen online herunterladen, im Tool verarbeiten und über die Schnittstelle mit Beleglink zurückspielen. Das ist ein Workaround – aber ein funktionierender.

Was von DATEV zu erwarten ist

Es bleibt zu wünschen, dass DATEV bei der Erkennungsqualität von ASR und ASB nachlegt – damit auch Kanzleien, die den Mandantenkontakt bewusst vollständig über DATEV Unternehmen online führen, ohne Zusatztool von moderner KI-Buchhaltung profitieren.