piloq AI verarbeitet Belege, kontiert automatisch und synchronisiert Buchungen mit DATEV-Systemen.
piloq AI ist eine KI-gestützte Assistenzsoftware, für die vorbereitende Buchhaltung. Der Schwerpunkt liegt auf der Verarbeitung von Belegen, der Kontierung, dem Bankabgleich, der Bezahlung offener Rechnungen und der Übergabe an DATEV und BMD. Entwickelt für Steuerberatungskanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Buchhaltungsbüros sowie Unternehmen in Österreich und Deutschland. Zur Bereitstellung wird entweder die piloq Private Cloud oder die Hybrid-On-Premise-Lösung genutzt. Die lokale Komponente „piloq Agent” verbindet die Kanzleisysteme mit DATEV und BMD. piloq AI ist kein DMS oder Langzeitarchiv, sondern ein Verarbeitungstool für Kontierung und Übertragung – wir schalten uns sozusagen zwischen den Beleg und das Rechnungswesen.
Was kann piloq AI?
piloq AI extrahiert nicht nur Rechnungsnummer, Datum, Netto- und Bruttobeträge sowie Steuersätze aus Belegen, sondern versteht den steuerlichen und wirtschaftlichen Sachverhalt dahinter. Das System schlägt anhand von eigenem Fachwissen, Kreditor, Buchungshistorie, Kontext und individuellen Regeln Sachkonten und BU-Schlüssel vor – jeweils mit nachvollziehbarer Begründung – und verlangt vor der Übernahme eine menschliche Freigabe (Bestätigung des Buchungsstapels). Ergänzend verarbeitet die Software Bankkontoauszüge mit OPOS-Abgleich, E/A-Rechnungen, Stammdatenänderungen, UID-Prüfungen, Plausibilitäts- und Duplikatchecks, Fremdwährungsumrechnungen, CSV-Mappings, Belege per E-Mail und WhatsApp sowie Zuflüsse aus GetMyInvoices. Offene Rechnungen können direkt aus piloq heraus bezahlt werden – IBAN, Betrag und Zahlungsreferenz werden automatisch vom Beleg übernommen, Skontofristen inklusive. Rückfragen werden direkt am Beleg im Mandantenportal geklärt, Kanzleiaufgaben über integrierte Kanban- und To-do-Boards organisiert. Funktionen und Erweiterungen kommen laufend dazu.
Souveräne KI, Datenbanken und Server aus Österreich
piloq AI steht für absolute Datensouveränität und höchste IT-Sicherheit nach dem Prinzip „Privacy by Design“. Im Gegensatz zu herkömmlichen Cloud-Tools verzichtet die Software vollständig auf US-amerikanische Drittanbieter und Hyperscaler-APIs. Alle KI-Berechnungen, Datenbanken und Sprachmodelle (LLMs) laufen auf eigenen Bare-Metal-Servern an unserem Firmenstandort in Österreich. Sensible Finanzdaten und Berufsgeheimnisse verlassen zu keinem Zeitpunkt die kontrollierte, DSGVO-konforme Infrastruktur. Für Kanzleien bedeutet das maximale Unabhängigkeit, volle Kontrolle über alle Datenflüsse und Sicherheit auf europäischem Niveau. Ihre Buchungs- und Mandantendaten gehören ausschließlich Ihnen und werden niemals zum mandantenübergreifenden Training unserer KI-Modelle oder für Dritte verwendet. Sämtliche Lerneffekte und automatisierten Anpassungen bleiben strikt innerhalb Ihrer eigenen, isolierten Kanzleiumgebung.
Gibt es eine Möglichkeit, piloq AI zu testen?
Ja, piloq AI kann einen Monat lang komplett kostenlos und unverbindlich getestet werden, um alle Funktionen im Kanzleialltag auszuprobieren – ohne Kreditkarte, Einrichtung in unter 15 Minuten.
Die Kern-Features im Überblick
- High-End Beleganalyse: Präzise Extraktion aller relevanten Daten und kontextuelles Verständnis.
- Auto-Kontierung: Automatische Vorschläge für Sachkonten und BU-Schlüssel.
- Gläserne KI mit Begründung: Transparente und nachvollziehbare Buchungsschritte.
- piloq Agent (lokales DATEV/BMD): Direkte Anbindung an Ihre Kanzleisysteme – ohne CSV-Import und -Export.
- DATEV Unternehmen online: Nahtlose Integration über den Belegbilderservice.
- Regeln in normaler Sprache: Buchungsregeln einfach per Text definieren.
- Bankabgleich & E/A: Automatisierter Abgleich von Kontoauszügen mit direkter Anbindung an das Bankkonto.
- Rechnungen direkt bezahlen: Offene Rechnungen aus piloq heraus begleichen – Zahlungsdaten und Skontofristen werden vom Beleg übernommen.
- VIES Live-Abfrage: Echtzeit-Prüfung von UID-Nummern.
- KI-Internet-Agenten: Recherche fehlender Belegdaten direkt im System.
- Duplikat- & Plausibilitäts-Check: Erkennt doppelte Belege, falsche Rechnungsempfänger, Buchungsfehler etc.
- KI-gestützter CSV-Mapper: Flexibler Datenimport für unterschiedliche Formate.
- White-Label Mandanten-Portal: Eigenes Kanzlei-Design inkl. eigener Domain für Ihre Mandanten.
- Rückfragen direkt am Beleg: Schnelle Klärung von Unklarheiten im Portal.
- Beleg-Upload per E-Mail & WhatsApp: Dokumente direkt an das System weiterleiten oder als Foto senden.
- GetMyInvoices (10.000+ Portale): Automatisierter Rechnungsimport aus Lieferantenportalen.
- Smarte Stammdatenpflege: Erkennung fehlender oder geänderter Mandanten- und Kreditorendaten und deren Aktualisierung per Klick.
- Stichtagsgenaue Wechselkurse: Exakte Umrechnung von Fremdwährungen.
- Lückenlose Protokollierung: Volle Audit-Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.
- Doppelte Buchführung & E/A: Unterstützt beide Gewinnermittlungsarten.
- Integrierter PDF-Splitter: Belegsätze direkt im Tool trennen und aufteilen.
- To-dos & Kanban-Board: Integriertes Aufgabenmanagement für das Team.
- AVV & WTBG-konform: Ausgelegt auf Datenschutz und die Verschwiegenheitspflichten von Berufsgeheimnisträgern.
ALLGEMEINE MERKMALE
ZIELGRUPPE
- Kanzleien
- Unternehmen
Firmengrösse
- Klein
- Mittel
- Groß
System
- Cloud
- Lokal
- App
SPRACHEN
- Deutsch
- Englisch
SUPPORT
- Telefon
- Chat
- 24/7 Support
- persönlicher Ansprechpartner
Datensicherheit
- Serverstandort in Deutschland
- Serverstandort in EU
- 2-Faktor Authentifizierung
- Ortsunabhängige Backups
- DSGVO Konformität
- KI-Server, Server, Datenbanken stehen am Firmenstandort in Österreich
- Souveräne KI, betrieben von piloq
- 100% unabhängig von (US) Clouds und KIs
Highlights
Automatische Kontierung
Kreditor, Historie, Kontext und Regeln fließen in die Vorschläge für das Sachkonto und den BU-Schlüssel ein.
Bankabgleich
CAMT, MT940, CSV, PDF Auszüge können regelbasiert/mit KI gegen Bankkonten verbucht werden und werden dazu mit offenen Posten oder Belegen abgeglichen.
Mandantenportal
Belege, Bank, Rückfragen und Antworten werden im White-Label-Portal gebündelt und können mit eigener Domain, Logo und Kanzleifarben angepasst werden.
Beleganalyse mit Kontext
Piloq liest die Struktur des Dokuments, nicht nur den Text. Rechnungsnummer, Datum, Netto, Brutto und Steuersätze werden im Zusammenhang erfasst.
Prüfung vor der Buchung
Doppelte Rechnungen, Lieferscheine, Spam und an fremde Firmen adressierte Belege werden aussortiert, bevor sie im Stapel landen.
Stammdaten pflegen sich mit
Piloq erkennt neue Partner oder minimale Namensabweichungen, fehlende UIDs/IBAN und schlägt zielsicher Anlage oder Update vor.
PILOQ AI Funktionen
Leistungsmerkmale
- Beleganalyse
- Automatische Kontierung
- BU-Schlüssel-Vorschläge
- Bankabgleich
- OPOS-Matching
- Plausibilitätsprüfung
- Duplikatcheck
- UID-Prüfung
Schnittstellen
- ZUGFeRD
- DATEV Buchungsdatenservice
- DATEVconnect
- DATEV Rechnungswesen
- FinAPI
- GetMyInvoices
DATEV ERGÄNZUNGEN
- Unternehmen online
