Marktübersicht – 11 KI-TOOLS: Recherche & Assistenz

Zu Beginn stellen sich zwei Fragen: Wofür soll die Lösung eingesetzt werden und wie ausgereift ist sie bereits? Entscheidend ist, ob das System einen stabilen Produktstatus erreicht hat oder sich noch im Pilotbetrieb befindet. Für den praktischen Einsatz in Kanzleien sind klare Einsatzbereiche wie Recherche, Fallbearbeitung, Dokumentenanalyse oder Mandantenkommunikation erforderlich. Die Lösung sollte Aufgaben strukturiert verarbeiten, Rückfragen stellen und den fachlichen Kontext zuverlässig berücksichtigen können.

Die Lösung sollte sich unkompliziert in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Das betrifft sowohl den Zugang als auch die verfügbaren Funktionen. Entscheidend ist, welche Funktionen im jeweiligen Kanzleialltag tatsächlich einen Mehrwert bieten. Funktionen wie Upload, Zusammenfassung, übersichtliche Chatverläufe oder gespeicherte Vor-lagen erleichtern die Nutzung erheblich. Auch Sprachfunktionen, Exportmöglichkeiten und personalisierte Einstellungen tragen dazu bei, dass die Arbeit flüssig läuft.

Eine KI-Lösung ist nur so gut wie ihre Datenbasis. Zuverlässigkeit entsteht durch klare Rechtsquellen, regelmäßige Aktualisierungen und die vollständige Nachvollziehbarkeit von Aussagen. Nutzerinnen und Nutzer müssen erkennen können, woher eine Information stammt und wie sie abgeleitet wurde. Ebenso wichtig ist der Umgang mit sensiblen Daten. Hosting in der EU, Verschlüsselung, klare Regeln zur Verarbeitung und die Nichtnutzung von Mandantendaten zum Training sind grundlegende Anforderungen. Die Integrationen über Schnittstellen, API-Zugänge oder Add-ins entscheiden darüber, wie gut die Lösung in die bestehenden Systeme der Kanzlei eingebettet werden kann.

Damit der Start gelingt, ist ein gut gestaltetes Onboarding wichtig. Eine verständliche Oberfläche, eine kurze Einführungszeit, Schulungsmaterial sowie bei Bedarf Webinare oder individuelle Beratung erleichtern den Einstieg. In vielen Kanzleien ist es wichtig, dass Teams schnell eigenständig ausprobieren können. Ebenso bedeutsam ist verlässlicher Support. Klare Kontaktwege und transparente Hilfestellungen sichern die Nutzung im Alltag ab. Testphasen oder zeitlich begrenzte Zugänge helfen bei der Entscheidungsfindung.

Die Wahl des passenden Lizenzmodells sollte planbar und transparent erfolgen. Relevante Faktoren sind Mindestlaufzeiten, enthaltene Nutzer, die Preisstruktur sowie mögliche Zusatzkosten für Setup oder erweiterte Module. Auch der interne Aufwand für Schulung und Einführung zählt zur Gesamtbetrachtung. Eine klare Kostenübersicht schafft Sicherheit und erleichtert den Vergleich der verschiedenen Tools.

10 Anbieter befinden sich mit ihrer Lösung bereits im Betrieb, während 1 Anbieter sich noch in der Pilotphase befindet. 4 von 11 Tools bieten alle vier abgefragten Einsatzbereiche ab: Dies sind Recherche, Fallbearbeitung, Dokumentenanalyse und Mandantenkorrespondenz.

7 der 11 Anbieter bieten ihre KI-Lösung als integrierten Bestandteil einer bereits bestehenden Lösung an. Übersetzungen, die Speicherung der Chat-Historie, die Spracheingabe mittels Input/Diktat und eigene Prompt-Vorlagen sind hingegen nur bei rund der Hälfte der Lösungen möglich. Nur bei 5 von 11 Tools gibt es kein Prompt-Längenlimit.

Alle Tools greifen auf diverse, gängige sowie anbieter-individuelle juristische und steuerfachliche Quellen zu. Nur 3 von 11 Lösungen bieten eine Internetrecherche mit an, wenn auch von den anderen Anbietern teilweise bewusst ausgeschlossen, um Datenqualität sicherzustellen. Zwei Drittel der Softwarelösungen ermöglichen es, die zu benutzenden Quellen direkt vorauszuwählen. Bei allen Tools werden die Daten immer verschlüsselt und es werden keine Daten zu Trainingszwecken der KI verwendet. 
4 von 11 Tools bieten bereits API-Schnittstellen an, weitere sind in Planung.

9 von 11 Anbietern geben an, eine kostenlose Testphase anzubieten. Nur bei zwei Anbietern ist ein anfänglicher Testzeitraum kostenpflichtig. Fast alle Anbieter bieten für ein Onboarding der KI-Lösung diverse Schulungsvarianten an. Auch der anschließende Support ist größtenteils über E-Mail oder Telefon durchgängig sichergestellt.

Bei mehr als der Hälfte der Lösungen sind Content-Pakete oder Module der Anbieter erforderlich, um die KI-Lösung nutzen zu können. Zentral sind niedrige Einstiegshürden und kalkulierbare Preise. Die Art der angebotenen Preismodelle unterscheidet sich stark zwischen den Anbietern, ist aber auch innerhalb einer Lösung teilweise flexibel wählbar: Pro User/Arbeitsplatz, Pro Unternehmen (Flat-Fee), Modulbasiert (z.B. nach Funktionen) oder über ein Token-Volumen.  6 von 11 Anbietern bieten eine Mindestvertragslaufzeit von bis zu sechs Monaten an.

Berücksichtigen Sie, dass 1 der 11 Anbieter die Lösung noch in der Pilotphase hat. Für welche expliziten Einsatzbereich eine KI-Lösung gesucht wird, ist individuell auszuwählen.

Für das Prompting sind Zeichenlimits relevant. Die Hälfte der Anbieter gibt für ihre Tools eine Limitierung an, die teilweise aber sehr großzügig gestaltet ist. Für Dokumentenarbeit und komplexe Fälle können diese Limits aber teilweise ein Engpass sein. Prüfen Sie deshalb die realen Höchstlängen. Auch weitere Funktionalitäten sind auf Grundlage Ihrer individuellen Anforderungen zu berücksichtigen.

Für die Praxis ist es entscheidend, dass die Fundstellen bei den Quellen explizit genannt werden. Empfehlung: Zunächst einen Probelauf mit echten Recherchefällen durchführen. Datenschutzdetails (AV-Vertrag, Datenflüsse und Löschkonzepte) sollten individuell aktiv geklärt und schriftlich festgehalten werden. Exporte oder „Copy & Paste“-Optionen sollten auf ihre Praxistauglichkeit geprüft werden. Um die Schnittstellen zu testen, fragen Sie nach konkreten Workflows und testen Sie diese im Piloten. Wägen Sie ab, ob Sie eine Internetrecherche wünschen.

Testphasen und Laufzeiten lassen sich kombinieren. Nutzen Sie die kostenlosen Testzeiträume gezielt, bevor Sie sich vertraglich binden. Prüfen Sie die verschiedenen Kombinationen im Einzelfall.

Ein Anbieter macht keine Angaben zu den Preisen (DATEV LEXinform plus).

Unter Berücksichtigung der teilweise zusätzlich zu buchenden Verlags-Content-Pakete oder Datenbankmodulen, gibt es eine breite Masse an fünf Tools mit geringen oder kleinen monatlichen Einstiegskosten bis maximal 61,00 € (ADDISON KI-Assistent, beck-chat, DATEV KI-Werkstatt, Frag den Schmidt, NWB KIRA, plAIground).

Außerdem gibt es drei Anbieter die Ihre Lösungen in einer mittleren Preisklasse bis 99,00 € anbieten (Deubner Tax KI, Haufe CoPilot Tax, Otto Schmidt Answers), aber auch ein höherpreisiges Angebot für 232,00 € pro Nutzer und Monat (GenIA-L by Stollfuß).  

Bereits erworbene Content-Pakete oder Datenbankmodule, können bei der Auswahl der passenden Lösung von Vorteil sein. Die Preise variieren je nach notwendigem Modul stark. Entsprechend sind die individuellen Anforderungen, Kostenmodelle und bereits gebuchten Content-Pakete zu berücksichtigen. Der Preis allein sollte aber nicht ausschlaggebend sein.

Die Tabelle eignet sich als Startpunkt für die eigene Favoritenliste: Zunächst werden individuelle Muss-Kriterien abgesteckt, anschließend wird nach passenden Kandidaten gesucht und offener Klärungsbedarf notiert (AV-Vertrag, Datenflüsse, Prompt-Limits, konkrete Exporte). Die Angaben dienen als Startpunkt zur Orientierung und Auswahl und sollten in der individuellen Anbieterkommunikation präzisiert werden.

Hinweise zur Tabelle: Weitere Anmerkungen finden Sie in der Legende der Übersicht.