Wie NWB NEO den Kanzleialltag beschleunigt

Welche Lösung bietet NWB NEO in Steuerkanzleien?

"Wir setzen gleich am Anfang des Prozesses mit dem Einsatz von NWB NEO Memo an:  Sachverhalte auch unter Verwendung von Dokumenten aus der Akte sauber erfassen, relevante Rechtsnormen wählen und daraus eine tragfähige Gliederung generieren. Das reduziert Suchschleifen und Medienbrüche. Das Ergebnis: schneller zu einer konsistenten Analyse – mit rechtsicheren klickbaren Quellenbelegen, die direkt aus der NWB‑Datenbank stammen und somit die erforderliche Zuverlässigkeit gewähren.  Damit haben wir eine hervorragende Basis für die individuelle Beratung der Mandanten und das innerhalb kürzester Zeit. "

"Für die Beratungsteams bringt NWB NEO vor allem Effizienz, Transparenz und eine gesteigerte Dokumentationsqualität in den Arbeitsfluss: Es bietet dabei z.B. die Möglichkeit, Abschnitte iterativ zu erstellen und zu verfeinern. So haben wir als Steuerberater stets weiterhin den gewünschten Einfluss und sehen direkt vom Start, welche Vorschläge KI-basiert gemacht werden. Die Executive Summary am Anfang hilft bereits bei der internen Abstimmung mit Partnern und bei der Mandantenkommunikation. Das spart Koordinationszeit und reduziert Rückfragen merklich."

Wie funktioniert der NWB NEO Memo-Generator Schritt für Schritt?

"Schritt 1: „Memo einrichten“: Zweck wählen aus den folgenden Angeboten:  Mandantenberatung, Verteidigungsberatung, Steuerplanung oder individuell, Kurzsachverhalt und Fragestellungen eingeben, den Sachverhalt bei Bedarf mit auszulesenden Dokumenten aus der Mandantenakte anonymisiert anreichern, bei Bedarf Checkliste fehlender Informationen und Anforderungsemail erstellen, Rechtsnormen manuell oder via Auto‑Auswahl bestimmen; die Dokumenttypen für die Fachrecherche lassen sich dabei nach den individuellen Bedürfnissen kuratieren."

In drei Schritten zum fundierten Memo: intelligente Fachrecherche, datenschutzkonforme KI und präziser Feinschliff auf einem Qualitätsniveau, das sich klar von anderen Lösungen abhebt.

Schritt 2: "Gliederung automatisch erzeugen, frei ergänzen oder umsortieren; die automatisierten Suchbeschreibungen für den Wissenszugriff übertragen datenschutzkonform keine geheimen Mandantendaten."Schritt 3: "Abschnittsweise Generierung des Memos mit Fußnoten, „Mit AI bearbeiten“ für den Feinschliff und anschließendem Word-Export zur Ergänzung der Mandantenakte. Als Nutzerin muss ich echt sagen: die Komplexität der KI ist wirklich beeindruckend und macht aus fachlicher Sicht den Unterschied zu anderen fachbezogenen KI-Lösungen."  "Wichtiges Learning aus der Praxis: Sehr komplexe Memoranden brauchen auch mit dem Memo Generator manchmal etwas länger. Dies liegt an der komplexen Struktur der Applikation, bei welcher ein Zusammenspiel aus KI-Sprachmodellen, Softwarekomponenten und Wissensdaten das Herzstück bilden.

Nur so lässt sich eine hohe Ergebnisqualität erzielen und das Risiko von Halluzinationen deutlich senken. Sollte es bei sehr umfangreichen Stellungnahmen mit mehreren 100 Seiten unerwartet einmal länger als 30 Minuten bis zur Generierung dauern, sparen wir gegenüber dem klassischen Erstellungsprozess nebst Recherche oft ganze Tage. Denn NWB NEO Memo übernimmt die zeitintensive Strukturierung und Recherchearbeit mit Quellenfindung; wir investieren die gewonnene Zeit in die finale fachliche Würdigung, die Handlungsempfehlungen sowie den persönlichen Kontakt mit den Mandanten, also dort, wo unsere Expertise als Steuer-Spezialisten zählt."

„Sachverhalt zusammentragen“: Wie verhindert man Lücken?

"Die Funktion innerhalb des Moduls NWB NEO Memo generiert aus den ausgewählten Vorschriften entlang der Tatbestandsmerkmale eine Checkliste passend zum Sachverhalt. Fehlende Infos lassen sich schnell mittels eines vorgeschlagenen E‑Mail‑Entwurfs an den Mandanten abfragen und dann integrieren. Bei Dokumentenuploads extrahiert NWB NEO die relevanten Inhalte; praktische Statusanzeigen (grün/gelb/rot) signalisieren Vollständigkeit oder Unklarheit. Auch hier sind individuelle Anpassungen möglich. Am Ende entsteht eine sehr gut nutzbare Sachverhaltsdarstellung. Gleichzeit besteht aber auch die Möglichkeit, ohne komplexe Sachverhaltsaufnahme aus einem selbst formulierten Sachverhalt, mit wenigen Klicks Memoranda zu erstellen."

"Die nahtlose Übergabe ins Memo ist Gold wert: Wir übernehmen den Sachverhalt direkt und minimieren Übertragungsfehler. Auch steigern wir damit die Dokumentationsqualität und senken Haftungsrisiken, da der tatsächlich gewürdigte Sachverhalt sowie die aufgeworfenen Rechtsfragen klar erfasst sind. Wichtig: Die für die Sachverhaltsdarstellung verwendeten Dokumente aus der Mandantenakte werden über die Sachverhaltserstellung hinaus beim Schreiben des Memos nicht mehr gespeichert – das fördert Datensparsamkeit.

NWB NEO ermöglicht es dem Nutzer zudem, unterschiedliche Auswertungsvarianten zur Erstellung des Memorandums auszuwählen, wie z.B. Verteidigungsberatung, z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung, oder Steuerplanungsberatung für komplexe Restrukturierungsvorgänge, je nach den entsprechenden Bedürfnissen der Mandanten. Ein kleiner Spoiler an dieser Stelle: In naher Zukunft wird ein leistungsstarker Chatbot die NWB NEO Familie ergänzen, der für den steuerlichen Arbeitsalltag ein „Super-Assistent“ eines jeden Nutzers werden wird."

NWB NEO Secretary: Wie erleichtert das Modul die Nacharbeit von Meetings?

"Wir legen ein Transkript‑Dokument an, laden Transkriptions Dateien aus einer Besprechung hoch (z. B. aus Teams/Google, keine direkte API), dann wählen wir  „Secretary‑Ausgabe“. Features : Gesprächsprotokoll mit Namen, anonymisierte Zusammenfassung, Sachverhaltsdarstellung für das Memo oder benutzerdefiniert. Nebensächlichkeiten werden bereinigt, Fachthemen stehen im Fokus."

 "In der Praxis heißt das: weniger Nacharbeit, bessere Dokumentation und schnellerer Übergang in die fachliche Bewertung. Gerade in komplexen Fällen ist die Sachverhaltsausgabe ideal, um direkt eine fundierte Stellungnahme zum Beispiel über NWB NEO Memo zu starten – ohne erneut alles zusammenzutragen."

Wirtschaftlichkeit: Wie denke ich in „Memos pro Monat“? Wie denken wir über Nutzung und Kosten?

 "Die Pakete sind pragmatisch: S (1.000 Credits), M (3.000 Credits), L (9.000 Credits). Dabei sind die Creditangaben fix und die Anzahl der produzierbaren Memos hängt von der Komplexität und Länge jedes einzelnen Memos ab. Preise und Credit-Nachkauf sind transparent; durch die monatliche Kündigungsfrist kann das Arbeitsaufkommen in der Kanzlei flexibel berücksichtigt werden. Kanzleiteams können so den Bedarf pro Monat schätzen und skalieren."

 "Credits helfen, die Nutzung zu steuern, ohne jedes Mal Budgets neu anzustoßen. Praktisch ist auch, dass die NWB NEO Credits, die als Währung der Plattform gelten, für alle aktuellen und kommenden Funktionalitäten, wie den Chatbot, eingesetzt werden können.

NEO ist von Beginn an so konzipiert, dass Wirtschaftlichkeit nicht über starre Einzellogiken, sondern über ein transparentes und skalierbares Nutzungsmodell abgebildet wird. Ziel ist es, Anwendern eine verlässliche Orientierung zu geben, die sich an der tatsächlichen Nutzung und dem Mehrwert im Arbeitsalltag ausrichtet – ohne unnötige Komplexität oder permanente Budgetentscheidungen.

Mit NEO setzen wir auf ein flexibles und nachvollziehbares Nutzungsmodell, das sich am tatsächlichen Bedarf orientiert – skalierbar, planbar und ohne ständig neue Budgetfreigaben.

Das zugrunde liegende Preismodell befindet sich aktuell noch in der finalen Ausgestaltung. Klar ist jedoch: Nutzer sollen künftig zwischen unterschiedlichen Nutzungsintensitäten wählen können, je nachdem, wie häufig und in welchem Umfang NEO eingesetzt wird. Dabei steht nicht ein einzelnes Feature im Fokus, sondern die Gesamtleistung der Plattform.

Wichtig ist zudem, dass das Modell flexibel genug bleibt, um Weiterentwicklungen und neue Funktionalitäten sinnvoll abzubilden – ohne bestehende Nutzungsszenarien unnötig zu verkomplizieren. Transparenz, Planbarkeit und Skalierbarkeit bilden dabei die zentralen Leitplanken."