E-Rechnung: Vorsteuerabzug, Aufbewahrungsfristen und Betriebsprüfung (Teil 4)

Ein Beitrag von Dirk J. Lamprecht

Ab dem 1.1.2025 ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr zu ermöglichen. Grundsätzlich gilt hier ebenfalls die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen. Jedoch hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen bis 2027 vorgesehen. Trotz dieser Übergangsregelungen stellen sich auch bereits jetzt viele praktische Fragen. Wie funktioniert der Vorsteuerabzug, was passiert bei Nichtannahme einer E-Rechnung und was gilt es bei Betriebsprüfungen zu beachten.

I. Vorsteuerabzug aus der E-Rechnung

1. Pflicht zur Erstellung einer E-Rechnung

Besteht die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung, erfüllt nur diese die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG. Daher ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich auch nur auf der Grundlage dieser E-Rechnung zulässig.

Wird hingegen trotz der E-Rechnungsverpflichtung eine sonstige Rechnung i. S. von § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG ausgestellt, handelt es sich nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung i. S. von §§ 14, 14a UStG. Im Ergebnis berechtigt diese ausgestellte Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG.

2. Sonstige Rechnung statt E-Rechnung

Wurde hingegen z. B. beim Barverkauf zunächst durch ein Kassensystem ein Thermobeleg erstellt, obwohl der Rechnungsersteller zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet ist, kann der Thermobeleg (sonstige Rechnung) durch Ausstellen einer E-Rechnung berichtigt werden.

Dabei muss das Berichtigungsdokument, die E-Rechnung, durch eine spezifische und eindeutige Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung zum Ausdruck bringen, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Eine solche Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der Ausstellung der sonstigen Rechnung zurück, auch wenn der Vorsteuerabzug zunächst nicht möglich gewesen ist.

Beispieltext: Mit dem Zusatz  „... diese Rechnung ersetzt die Rechnung vom ... (Datum), Nr. ...“ wird die zuvor erstellte Rechnung berichtigt.

3. Vorsteuerabzug aus sonstiger Rechnung bei E-Rechnungspflicht

Wird jedoch die sonstige Rechnung nicht berichtigt, sind die in einer sonstigen Rechnung enthaltenen Angaben im Hinblick auf den Vorsteuerabzug als mögliche objektive Nachweise i. S. von Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE zu berücksichtigen. Danach kann ein Vorsteuerabzug (ausnahmsweise) auch geltend gemacht werden, wenn der Unternehmer im Besitz einer Rechnung ist, die nicht alle formellen Voraussetzungen erfüllt und die auch nicht berichtigt wurde.

II. Aufbewahrungsfristen und Betriebsprüfung

Nach Rz. 30 des BMF-Schreibens zu den GoBD8 müssen die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahren nachvollziehbar sein.9 Bei einer progressiven Prüfung beginnt diese beim Beleg, geht über die Grund(buch)aufzeichnungen und Journale zu den Konten, danach zur Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und schließlich zur Steueranmeldung bzw. Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt. Die progressive und retrograde Prüfung muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich sein.

Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Dies schließt Veränderungen ein, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind, sogenanntes Radierverbot. Die Revisionssicherheit wird oftmals als „Unveränderbarkeit“ interpretiert, was auch durchaus richtig ist, aber für die Praxis ungeeignet erscheint. Daten müssen geändert werden, bspw. die Stammdaten eines Kreditors. Daher bedeutet Revisionssicherheit das sogenannte historisierte oder auch versionierte Speichern. Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen somit so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen des § 146 Abs. 4 AO bzw. § 239 Abs. 3 HGB erfüllt sind. Die Unveränderbarkeit der steuerrelevanten Daten und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden.

Bei der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format kann der Rechnungsempfänger zwecks Rechnungsprüfung das PDF verwenden. Gleichwohl sind aber noch die XML-Daten vorhanden, die nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden dürfen. Die geforderte maschinelle Auswertbarkeit bezieht sich auf sämtliche Inhalte der PDF/A-3-Datei, also insbesondere auf den Datensatz.

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Dies ist eine Kurzfassung des Beitrages aus BBK 2025 Seite 34

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