KI-Tools in der Steuerkanzlei: 8 Tipps zu ChatGPT & Claude

In meinem Vortrag zu KI im Steuerrecht auf dem Deutschen Steuerberaterkongress 2026 in Berlin ging es mir nicht um abstrakte Zukunftsszenarien. Im Mittelpunkt stand vielmehr die praktische Nutzung: Wie kann man ChatGPT, Claude, NotbekookLM und Co. sicher und mit echtem Nutzen in den Kanzleialltag integrieren?

Was mit den aktuellen KI-Modelle derzeit möglich ist und wo einzelne (neue) Lösungen besonders praktisch sind, möchte ich hier in acht Punkten zusammenfassen.

1. Mandantendaten schützen

Wenn Sie nicht ChatGPT Enterprise nutzen, sollten keine Mandantendaten eingegeben werden. Anonymisierung bedeutet mehr als das Entfernen von Namen. Auch Branche, Ort, Unternehmensgröße oder besondere Fallkombinationen können Rückschlüsse ermöglichen.

PRAXISTIPP

Kanzleien sollten verbindlich regeln, welche Daten in KI-Systeme eingegeben werden dürfen. Mitarbeitende brauchen konkrete Beispiele, wie ein steuerlicher Sachverhalt ausreichend beschrieben, aber nicht identifizierbar formuliert wird.

2. Das richtige Modell wählen: Nicht jede KI-Antwort ist gleich belastbar

Für steuerliche Fragestellungen sind schnelle Standardantworten, insbesondere der kostenlosen Modelle, häufig nicht ausreichend. Sinnvoller sind Modelle, die Quellen prüfen, Zusammenhänge abwägen und komplexere Aufgaben schrittweise bearbeiten. Ich empfehle daher die Nutzung von ChatGPT Plus, Business oder vergleichbaren Plänen bei Claude und Co.

PRAXISTIPP

Für Steuerfragen, Rechercheaufträge und komplexe Sachverhalte sollte z. B. ein leistungsfähigeres Modell wie „Pro“ oder „Thinking“ voreingestellt werden. Diese sind in der kostenlosen Version nicht auswählbar.

3. Deep Research gezielt für komplexe Recherchen nutzen

Die Deep Research-Funktion, die es in nahezu allen Sprachmodellen wie ChatGPT, Claude, Gemini etc. gibt, halte ich für besonders nützlich, wenn eine tiefergehende Recherche, aktuelle Informationen, mehrere Quellen und ein strukturierter Ergebnisbericht benötigt werden. Das kann etwa bei ausländischen Steuerfragen, neuen Branchen oder spezialisierten Umsatzsteuerthemen helfen. Der Vorteil: Die KI recherchiert breiter, überprüft die eigenen Ergebnisse anhand weiterer Quellen und erstellt einen Bericht mit sämtlichen Ergebnissen und Quellen. Im ChatGPT Business-Abo stehen pro Monat derzeit 25 Deep Research-Abfragen zur Verfügung.

PRAXISTIPP

Deep Research eignet sich für die Erstaufbereitung komplexer Themen. Vorab können einzelne Websites für die Recherche voreingestellt werden. Wenn eine Kanzlei eine Branche noch nicht kennt, kann die Deep Research-Funktion helfen, typische Themen, Risiken und Fragestellungen dieser Branche vorab zu strukturieren.

4. Custom GPTs für internes Kanzleiwissen einsetzen

Die individuell erstellbaren Custom GPTs können als kleine Wissensassistenten auf Basis von individuellen, kanzleieigenen Informationen dienen, beispielsweise für Kanzleihandbücher, Buchungsrichtlinien oder Onboarding-Unterlagen. Der Vorteil: Mitarbeitende müssen Dokumente nicht jedes Mal suchen oder neu hochladen, sondern können der KI gezielt Fragen stellen, die auf Basis des im GPT hinterlegten Wissens beantwortet werden.

PRAXISTIPP

Starten sollten Kanzleien mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall, etwa „Fragen zum Kanzleihandbuch“ oder „Buchungsrichtlinien SKR 04“. Danach sollten Antworten getestet und bei Bedarf nachgeschärft werden.

5. NotebookLM für Schulung und Mandanteninformation nutzen

NotebookLM ist ein praktisches Tool zum Überführen von Texten in andere Formate wie Podcasts, Präsentationen, Infografiken, Quizze, Tabellen, Mindmaps oder einfache Videos. Diese können z. B. intern für Schulungen und extern für verständliche Mandanteninformationen nützlich sein.

PRAXISTIPP

NotebookLM eignet sich vor allem für Lern- und Erklärformate. Vor Veröffentlichung oder interner Nutzung sollten Quellen, Aktualität und fachliche Richtigkeit kontrolliert werden.

6. Gamma für Präsentationen nutzen

Ein weiterer konkreter Anwendungsfall ist die Präsentationserstellung mithilfe von Gamma etwa für Erstgespräche, Jahresabschlussgespräche oder Mandanteninformationen. So kann aus (KI-generierten) Stichpunkten eine Präsentation erstellt und als PowerPoint exportiert werden. Für personenbezogene Inhalte empfiehlt sich der Einsatz von Platzhaltern, die später in PowerPoint ersetzt werden.

PRAXISTIPP

Kanzleien können KI nutzen, um aus Fachinformationen mandantengerechte Präsentationen zu erstellen. Besonders geeignet sind Jahresabschlussbesprechungen, Erklärfolien zu neuen steuerlichen Themen, kurze Mandanten-Webinare, Erstgesprächsunterlagen oder interne Schulungen.

7. Agenten nur mit klarer Risikobegrenzung einsetzen

Martha Kiehl zu KI auf dem Deutschen Steuerberaterkongress 2026

Agenten gehen über klassische Chatbots hinaus, weil sie Aufgaben stärker eigenständig vorbereiten oder ausführen können. Mögliche Einsatzszenarien sind etwa Tagesbriefings, Kundenanforderungen und Datenanalysen. Von der Verbindung von ChatGPT mit Outlook, Teams, DMS oder anderen Anwendungen mit personenbezogenen Daten würde ich allerdings abraten.

PRAXISTIPP

Ein sinnvoller Einstieg in den Einsatz von Agenten liegt nicht in vollautomatisierten Mandatsprozessen, sondern in klar begrenzten Vorbereitungsaufgaben. Steuerkanzleien können Agenten beispielsweise nutzen, um aus ausgewählten Websites relevante News oder Infos rauszuziehen und aufzubereiten.

8. Claude Code für eigene kleine Anwendungen testen

Zu guter Letzt ein kleiner Einblick in die Funktion Claude Code von Anthropic. Mit Claude Code lassen sich eigene kleine Anwendungen bauen – etwa ein CRM-System oder ein Kassenbuch. KI erzeugt also nicht nur Texte, sondern kann auch individuelle Arbeitswerkzeuge erstellen.

PRAXISTIPP

Für Kanzleien ist das weniger als Aufforderung zum Selberprogrammieren zu verstehen, sondern als Ausblick: KI kann helfen, kleinere interne Tools, Auswertungen oder Prototypen zu erstellen, wenn Software von der Stange einzelne Funktionen nicht oder nur unzureichend anbietet. Ich wünsche viel Spaß beim Ausprobieren!