E-Rechnung: Betroffene Unternehmen, Übermittlung und Annahme

Ein Beitrag von Dirk J. Lamprecht

Das BMF hat am 15.10.2024 das finale Schreiben zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG veröffentlicht. Durch das Einführungsschreiben zur obligatorischen Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025 erwartete die Praxis Erläuterungen und Ergänzungen. Inwiefern diese Erwartungen erfüllt wurden, zeigt diese Beitragsreihe auf. Rechtliche und praktische Lücken werden aufgezeigt und mit Handlungsempfehlungen versehen.

I. Überblick

Mit der Einführung der (inländischen) E-Rechnung ist der erste von drei Schritten getan.

1️⃣ Stufe

Einführung der E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich ab 1.1.2025.
Es bestehen Befreiungs- und Übergangsregelungen.
Übermittlung z. B. per E-Mail-Anhang, aber einheitliches Format der E-Rechnung.
Bilaterale Vereinbarungen zur Verschlüsselung der Rechnungsdaten sind möglich.

2️⃣ Stufe

Einführung eines Meldesystems (V- oder Y-Modell) im inländischen B2B-Bereich.
Der Rechnungsaustausch, wie auch die Rechnungsberichtigung müssen standardisiert (als Datensatz) erfolgen.
Bilaterale Verschlüsselungen sind dann nicht (mehr) möglich.
Zeitpunkt steht noch nicht fest, u. U. ab 2028.

3️⃣ Stufe

EU-weites E-Rechnungsaustauschverfahren ab 1.7.2030.
Wegfall der Sammelrechnungen.
Wegfall der Zusammenfassenden Meldungen.
Mit Einschränkung der Bargeldzahlungen könnte auch die USt-Voranmeldung entfallen.

II. B2B-Bereich

1. Inland

Umsätze zwischen inländischen Unternehmern liegen vor, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind.

Besonderheiten finden sich im Abschnitt 13b.11 Abs. 1 Satz 7 UStAE. Hat der Unternehmer seinen Sitz im Inland und wird ein im Inland steuerbarer und steuerpflichtiger Umsatz vom Ausland aus, z. B. von einer Betriebsstätte, erbracht, ist der Unternehmer als im Inland ansässig zu betrachten, selbst wenn der Sitz des Unternehmens an diesem Umsatz nicht beteiligt war.

2. Unternehmer

Nach Rz. 15 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 kann ein Rechnungsaussteller sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen, ob dieser ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen. Dabei kann die Verwendung der USt- IdNr. oder – soweit vergeben – der W-IdNr. ein Indiz dafür sein, dass der Empfänger als Unternehmer handelt.

3. Sonstige Rechnungen

Sonstige Rechnungen sind Rechnungen, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen bzw. die nicht entsprechend den Vorgaben der zwingenden elektronischen Übermittlung übermittelt wurden. Eine sonstige Rechnung kann ausgestellt werden bei Rechnungen

für einen Umsatz an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, oder
über steuerpflichtige Werklieferungen (§ 3 Abs. 4 Satz 1 UStG) oder
über sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen als unter Rz. 8 a) oder b) genannten Empfänger (Nichtunternehmer oder Unternehmer für dessen nichtunternehmerischen Bereich). Dies gilt auch für Umsätze, bei denen trotz fehlender Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung (z. B. bei Umsätzen, die nach § 4 Nr. 8-29 UStG steuerfrei sind, oder an private Endverbraucher) eine solche ausgestellt wird.

4. Übermittlung und Empfang der E-Rechnung

a. Übermittlungswege

Die Vertragsparteien können das elektronische Rechnungsformat und den Übermittlungsweg zivilrechtlich klären. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen bspw. der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.

b. Datenschutz

Das Problem der Übermittlung der „offenen“ Rechnungsdaten in der Regel als E-Mail-Anhang wird im Steuerrecht nicht betrachtet. Bis zum Zeitpunkt, in dem die E-Rechnungen über einen Annahmeserver der Finanzverwaltung übermittelt werden müssen – voraussichtlich nicht vor dem Jahr 2028 –, ist die Möglichkeit einer Verschlüsselung der übermittelten Rechnungsdaten in Erwägung zu ziehen. Hierfür gibt es bereits einige Angebote. Für einen guten Überblick lohnt sich hier der Blick ins Internet.

c. Annahmepflicht

Ab dem 1.1.2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Die Beteiligten können abweichend hiervon andere zulässige Übermittlungswege vereinbaren.

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Dies ist eine Kurzfassung des Beitrages aus BBK 2024 Seite 1020

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