Erläuterungen und Hinweise zum finalen BMF-Schreiben vom 15.10.2024

E-Rechnung: Daten, Anlagen, Rechnungsprüfung und -berichtigung (Teil 3)

Auf einer Tapete wird ein Teil des Papiers abgerissen. Es erscheint darunter als Text Electronic Invoicing. Bild: @adobe stock - magele-picture

Ein Beitrag von Dirk J. Lamprecht

Die E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Datenformat und ab dem 1.1.2025 im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend. In der Praxis wird sich wohl die Verwendung des ZUGFeRD-Standards (hybrides Rechnungsformat) durchsetzen. ZUGFeRD bietet vier Varianten, die miteinander kompatibel sind. Sie unterscheiden sich durch ihre unterschiedlichen Umfänge. Hiermit wird jeweils bestimmt, wie viele Informationen mittels des ZUGFeRD-XML strukturiert und standardisiert übermittelt werden. Der Rechnungsinhalt kann bei der E-Rechnung auch mit unstrukturierten Daten (z. B. PDF) angereichert werden, sodass die E-Rechnungsstellung und -übermittlung vereinfacht erfolgen kann. Die manuelle Rechnungsprüfung ist oft aufwendig und fehleranfällig. Das ZUGFeRD-Format kann für eine modulare Digitalisierung verwendet werden, d. h. die Rechnungsprüfung, Freigabe und Buchung kann in Schritten (nacheinander) automatisiert werden.

I. Umfang der Rechnungsdaten
1. Strukturierte Daten

Nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG liegt ab 1.1.2025 eine E-Rechnung vor, wenn sie den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen entspricht. Diese Vorgaben wurden ursprünglich nur für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (B2G-Bereich) erarbeitet. Die Vorgaben wurden vom CEN mit der europäischen Normenreihe EN 16931 technisch umgesetzt. Die Normenreihe bzw. Datenstruktur kann auch im B2B-Bereich verwendet werden. Die E-Rechnung ist in dieser Datenstruktur ein reiner Datensatz, damit die Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden können. Dazu dient das XML-Format, das der maschinellen Verarbeitung dient.

2. Hybride Rechnungsformate

Hybride Rechnungsformate können auch die Voraussetzungen der Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Dabei besteht ein hybrides Format neben dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) auch aus einem menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF-Dokument). Beide Datenteile sind in einer Datei zusammengefasst, so z. B. beim ZUGFeRD-Format.

ZUGFeRD bietet vier Varianten, die miteinander kompatibel sind. Sie unterscheiden sich durch ihre unterschiedlichen Verarbeitungsmöglichkeiten, da die Umfänge unterschiedlich sind. Darin wird jeweils bestimmt, wie viele Informationen mittels des ZUGFeRD-XML strukturiert und standardisiert übermittelt werden.

3. Visualisierung

Nach Auffassung der Finanzverwaltung bedeutete das Merkmal „Lesbarkeit“ bisher (d. h. bis zum 31.12.2024), dass die Rechnung für das menschliche Auge lesbar sein muss. Aus dieser Auffassung ergab sich, dass bei einem hybriden Format, im Falle einer Abweichung zwischen elektronischer Information und dem für das menschliche Auge lesbaren Bildteil, der Bildteil entscheidend war. Ab dem Jahr 2025 und somit der Einführung der obligatorischen E-Rechnung kehrt sich dieses Verhältnis um. Damit bedeutet in Zukunft „Lesbarkeit“, dass die Datei maschinenlesbar sein muss.

II. Die E-Rechnung mit Anhang
1. Umfang der E-Rechnung

Nach Rz. 25 des BMF-Schreibens vom 25.10.2024 ist Voraussetzung für eine E-Rechnung u. a., dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Daraus folgt, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung (grundsätzlich) alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Eine Ausnahme von der elektronischen Verarbeitung dazu bildet die Leistungsbeschreibung, denn die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben können über eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ergänzt werden. Ergänzende Angaben können in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei). Zu beachten ist, dass ein enthaltener Link, mit dem die Daten z. B. beim leistenden Unternehmen hinterlegt und einsehbar sind, die Voraussetzungen nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG und § 31 Abs. 1 UStDV nicht erfüllt.

Praxishinweis:

Nach Rz. 35 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 können ergänzende Angaben zur E-Rechnung z. B. als PDF-Anhang mitgeliefert werden. Dies ist in der ZUGFeRD-Datei unproblematisch möglich. Daher ist es m. E. als zulässig anzusehen bei z. B. umfangreichen Leistungsbeschreibungen, diese als PDF-Anhang zu übermitteln. Dazu finden sich auch Beispiele in den Musterrechnungen auf der Internetseite des Forums Elektronische Rechnung Deutschland. Auch in Rz. 44 findet sich die Aussage, dass bei einer E-Rechnung der zugrundeliegende Vertrag als ergänzende Angabe i. S. der Rz. 35 in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen wird. Damit entspricht die E-Rechnung gerade nicht in Gänze einem maschinenlesbaren strukturierten Datensatz. Spätestens bei der Ausbaustufe ist diese Vorgehensweise nicht mehr möglich.

2. Teilleistungen und Endrechnung

Die E-Rechnung kann jedoch nicht die Anforderungen an eine Endrechnung im strukturierten Teil erfüllen. Statt einer Endrechnung kann daher auch nach Rz. 47 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 eine Restrechnung erteilt werden (vgl. Abschnitt 14.8 Abs. 11 UStAE). In ihr sind die im Voraus vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge nicht anzugeben. Es ist jedoch nicht zu beanstanden, wenn zusätzlich das Gesamtentgelt (ohne Steuer) angegeben wird und davon die im Voraus vereinnahmten Teilentgelte (ohne Steuer) abgesetzt werden. Es wird aber vor dem Hintergrund der noch bestehenden technischen Einschränkungen nicht beanstandet, wenn in einer bis zum 31.12.2027 als E-Rechnung ausgestellten Endrechnung ein Anhang i. S. von Abschnitt 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung enthalten ist. Die vor der Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge werden in einem Anhang der Endrechnung aufgeführt. Auf diesen Anhang ist in der Endrechnung ausdrücklich hinzuweisen. Der gesonderte Versand einer besonderen Zusammenstellung i. S. von Abschnitt 14.8 Abs. 8 Nr. 3 UStAE ist bei einer E-Rechnung hingegen nicht möglich.

III. Rechnungsprüfung und -berichtigung

Eine ausgestellte E-Rechnung kann durch den Rechnungsaussteller berichtigt werden. Für eine Rechnungsberichtigung gelten nach § 31 Abs. 5 Satz 3 UStDV die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt wie in § 14 UStG. Im Ergebnis muss die Berichtigung einer E-Rechnung ebenfalls in der für diese vorgeschriebenen Form (unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps) erfolgen. Eine Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einer anderen Form ist nicht ausreichend. Zur zulässigen rückwirkenden Berichtigung vgl. das BMF-Schreiben vom 18.9.2020.

Eine Rechnungsberichtigung kann auch ohne Verwendung einer E-Rechnung erfolgen, sofern es sich um Umsätze handelt, die vor dem 1.1.2025 ausgeführt worden sind. Gleiches gilt für den Zeitraum, in dem die Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 1 bis 3 UStG in Anspruch genommen werden können.

____________________________________________

Dies ist eine Kurzfassung des Beitrages aus BBK 2024 Seite 1139

SNEAK 👀 – Exklusiv bei tax&bytes! Lesen Sie den Artikel jetzt kostenlos und in voller Länge in der NWB-Datenbank 🤫

   → BEITRAG

WPK KI NEWS 1920X1080px
Neues von der Wirtschaftsprüferkammer

Worauf Wirtschaftsprüfer beim Einsatz von KI achten müssen

Der neue WPK-Leitfaden zeigt, worauf Wirtschaftsprüfer beim Einsatz von KI achten müssen. Verantwortung, Verlässlichkeit und Berufspflichten stehen dabei im Fokus.

Ver Mail NEWS 1920X1080px
Sicherheitsprobleme bei E-Mail-Rechnungen

E-Mail als Übertragungsweg für Rechnungen nicht optimal

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) warnt vor der Nutzung von E-Mails für den Rechnungsversand. Sicherheitsrisiken, fehlende Integration und unzureichende Archivierung machen diesen Übertragungsweg problematisch. Alternativen sind dringend empfohlen.

Beckdigitax1 Beiträge 1920X1080px
Perspektiven einer mittelständischen Kanzlei

Automatisierung der Buchführung: Digitale Prozesse mit Mandanten

Die Automatisierung der Buchhaltung erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien. Der Beitrag zeigt, wie digitale Prozesse mit DATEV und externen Tools optimiert werden – von der Belegsammlung über Schnittstellen bis zur KI-gestützten Buchführung und effizienten Belegfreigabe.