E-Mail als Übertragungsweg für Rechnungen nicht optimal

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) weist darauf hin, dass die Übermittlung von Rechnungsdokumenten per E-Mail weder sicher noch praktisch ist. Zwar erfüllt ein E-Mail-Postfach kurzfristig die gesetzlichen Mindestanforderungen für den elektronischen Rechnungsempfang, jedoch gibt es erhebliche Bedenken hinsichtlich Sicherheit und Effizienz.

Durch ein aktuelles Urteil des Schleswig-Holsteinischen Oberlandesgerichts (Az.: 12 U 9/24) hat diese Frage eine neue Aktualität erhalten. E-Mails sind anfällig für Betrug, Phishing und Manipulation, wodurch die Integrität steuerrelevanter Daten gefährdet wird. Zudem fehlt oft die nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme, was zu zusätzlichem manuellem Aufwand führt. Ein weiterer kritischer Punkt ist die gesetzeskonforme Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat und revisionssicher archiviert werden. Viele E-Mail-Systeme verfügen jedoch nicht über die notwendige Infrastruktur für eine GoBD-konforme Archivierung. Der VeR empfiehlt daher, auf automatisierte, sichere und integrierte E-Rechnungslösungen umzusteigen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und zukünftige Anforderungen der Steuerbehörden erfüllen. Unternehmen, die weiterhin auf E-Mail setzen, riskieren, den steigenden Anforderungen nicht gerecht zu werden und müssen möglicherweise aufwändige Umstellungen vornehmen.