E-Rechnung: Die Uhr tickt

Ein Beitrag von Stephan Mittelhäuser

Seit einem Jahr gilt in Deutschland die E‑Rechnungspflicht. Doch viele kleine und mittlere Unternehmen lassen sich mit der Umstellung offenbar Zeit. Sie nutzen die Übergangsfristen bis zum Anschlag, um sich nicht mit einer weiteren Compliance-Vorgabe herumzuschlagen. Eine kurzsichtige Vorgehensweise.

Schönheit gehört nicht zu den Stärken der E‑Rechnung. Statt eines formatierten Dokuments öffnet sich eine Extensible Markup Language, kurz XML-Datei – eine Ansammlung kryptischer Zeichen, die selbst geübte Rechnungsleser abschreckt. Doch genau hier liegt ihre Stärke. Was für Menschen kaum lesbar ist, ist für IT‑Systeme ideal. Die strukturierten Daten lassen sich automatisch verarbeiten und in nachgelagerte Systeme übernehmen.

Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B‑Geschäft in der Lage sein, E‑Rechnungen im XML‑Format zu empfangen. Für Ausstellung und Versand hat der Gesetzgeber Übergangsfristen eingeräumt. Doch die Uhr tickt: Ab 1. Januar 2027 ist für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz die E-Rechnung Pflicht. Einiges deutet jedoch darauf hin, dass viele Unternehmen die Tragweite der Umstellung offenbar noch unterschätzen.

Umsatztreiber und verhaltene Nachfrage

Die Beratungsseite zeichnet ein uneinheitliches Bild. In den Umsatzberichten für das Geschäftsjahr 2024/2025 feiern viele große Gesellschaften die E-Rechnung als Umsatztreiber. Das überrascht nicht: Die Big Four und Next Six beraten etliche Großunternehmen und DAX-Konzerne, die das Thema E-Rechnung aktiv vorantreiben und zum Teil konzernweit ausrollen – national und international, mit entsprechend hohem Projektvolumen.

Anders stellt sich die Lage im regionalen Mittelstand dar. Viele Beratungshäuser berichten dort von einer weiterhin verhaltenen Nachfrage. Der Eindruck: Zahlreiche Unternehmen sind entschlossen, die Übergangsfristen bei der E‑Rechnung bis zur letzten Sekunde auszukosten – in der Hoffnung, die Umstellung möglichst lange aufschieben zu können.

Ivo Moszynski, Leiter Strategie E-Rechnung bei der Datev, liefert aktuelle Zahlen: „Über Datev-Systeme liefen im Jahr 2025 mehr als 64 Millionen E-Rechnungen – fast sechsmal so viele wie im Jahr 2024, in dem wir rund 11 Millionen verzeichneten.“ Aber: Das Wachstum, so Moszynski, dürfe nicht darüber hinwegtäuschen, dass es sich hierbei nach wie vor um einen geringen Anteil am Rechnungsaufkommen handelt.

„Wenn wir uns die Lage insgesamt anschauen, müssen wir eine eher nüchterne Bilanz ziehen. Ein Großteil insbesondere der kleineren Mittelständler hat sich nach wie vor nicht mit der E-Rechnung beschäftigt. Und hat dies auch in absehbarer Zeit nicht vor“, ergänzt Moszynski, zugleich Vorsitzender des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und Mitglied im Vorstand des Verbands elektronische Rechnung e.V. (VeR).

Kurzfristig mag dieses Abwarten bequem erscheinen, könnte sich aber noch als Nachteil erweisen. Sobald die größeren Unternehmen 2027 auf den Versand von E‑Rechnungen umstellen, dürfte das Volumen deutlich steigen. Spätestens dann müssen die IT-Systeme der mittelständischen B2B-Geschäftspartner in der Lage sein, die Datensätze einer E-Rechnung zu verarbeiten.

Bei großen und mittelgroßen Betrieben sei seit Mitte 2025 Bewegung bei der E-Rechnung zu erkennen, bestätigt Moszynski. Offenbar hätten viele dieser Unternehmen verstanden, dass es bei ihnen um die Umstellung komplexer Systeme geht. „Ein Jahr kann da als Umsetzungsfrist durchaus knapp werden“, betont er. Nach der Umstellung ist von einer Sogwirkung auf deren kleinere Lieferanten auszugehen. „Da ist dann ein Marktdruck zu erwarten, der kleinere Betriebe auch vor dem Auslaufen ihrer Übergangsfrist zum Umstieg motivieren dürfte“, so Moszynski.

______________________

Gut informiert in der Steuerwelt!  Aktuell 📰. Exklusiv 🔍. Unabhängig ⚖️.

Neugierig geworden?

→ ZUR WEBSEITE