KI Konkret – Prompting, Tools & Use Cases für Steuerkanzleien

In meinem Vortrag im Rahmen der Münchner Steuerfachtagung 2026 ging es ganz bewusst nicht um die große KI-Strategie, sondern um die praktische Einstiegsfrage: Wie können kleine und mittlere Kanzleien überhaupt ins Tun kommen? In vielen Gesprächen am Vortag und auch im Austausch vor Ort gewann ich den Eindruck, dass zahlreiche Kanzleien noch nicht so weit sind, KI strukturell in ihre Organisation zu integrieren. Viel häufiger geht es noch um den ersten Zugang, um Unsicherheit, um Datenschutz und um die ganz konkrete Frage, was sich heute schon sinnvoll ausprobieren lässt. 

Genau deshalb wollte ich das Thema herunterbrechen. Nicht theoretisch, sondern anhand einfacher, sofort nutzbarer Anwendungsfälle. Mein Ziel war es, Berührungsängste abzubauen und zu zeigen, dass KI in der Kanzlei kein futuristisches Spezialthema sein muss, sondern ein Arbeitsmittel ist, das sich mit überschaubarem Aufwand in den Alltag integrieren lässt. 

🚦 KI als Arbeitsmittel, nicht als Arbeitsersatz 

Wer KI in der Kanzlei einsetzen möchte, muss zunächst klären, welche Rolle sie übernehmen soll. Der Mensch ist nicht wegzudenken. KI kann Halluzinationen erzeugen, also falsche oder erfundene Inhalte ausgeben. Deshalb bleibt steuerliches Fachwissen unverzichtbar. Wer KI in der Kanzlei einsetzt, muss sie als Unterstützung verstehen und nicht als Ersatz für die fachliche Prüfung. 

Gerade in kleineren Kanzleien ist dieser Punkt von zentraler Bedeutung. Dort fehlt häufig die Zeit, sich tief in neue Systeme einzuarbeiten. Zugleich ist die Sorge groß, etwas falsch zu machen oder Daten preiszugeben. Diese Angst ist real. In vielen Kanzleien wird KI bereits im Hintergrund genutzt, oft privat auf dem Smartphone oder ohne klare Leitplanken im Team. Genau deshalb reicht es nicht, über KI zu sprechen. Man muss auch darüber sprechen, wie sie tatsächlich genutzt wird. 

🔐 Datenschutz zuerst, nicht irgendwann 

Sobald KI in der Kanzlei mit echten Inhalten arbeitet, rücken Datenschutz und Steuergeheimnis unmittelbar in den Mittelpunkt. Gerade beim Einsatz von KI mit echten Kanzleiinhalten wird schnell deutlich, wie zentral dieser Punkt ist. Im steuerlichen Umfeld geht es nicht nur um technische Vorsicht, sondern auch um einen besonders sensiblen Umgang mit Informationen. Inhalte aus Trainingsdaten werden nicht einfach kopiert, sondern auf Basis gelernter Muster neu erzeugt. Gleichzeitig besteht im Steuerbereich wegen § 30 AO ein besonders hohes Schutzinteresse. 

Für die Praxis lassen sich daraus sehr klare Leitlinien ableiten:

Wer wirklich sicher arbeiten will, braucht deshalb Lösungen, bei denen die Daten auf den eigenen Systemen bleiben oder in kontrollierten Umgebungen verarbeitet werden. Mögliche sichere Wege sind lokale LLMs, Microsoft-Umgebungen oder exemplarisch die DATEV KI-Werkstatt. 

🗣️ Prompting ist Kommunikation, keine Zauberei 

Viele praktische Probleme entstehen nicht durch das Tool selbst, sondern durch die Art der Eingabe. Entscheidend ist deshalb die Frage, wie man mit KI sinnvoll interagiert. Der Begriff „Prompt“ ist zwar inzwischen weit verbreitet, wird in der Praxis aber oft überbewertet. Prompting ist im Kern nichts anderes als die Art und Weise, wie wir mit einem KI-System kommunizieren. 

Negative Erfahrungen mit ChatGPT entstehen zumeist nicht, weil das System grundsätzlich ungeeignet wäre, sondern weil ohne Kontext, ohne Zeitbezug und ohne Quellenanforderung gearbeitet wird. Es gibt einige einfache Hebel, mit denen sich die Qualität der Ergebnisse spürbar verbessern lässt: ein intelligenteres Modell auswählen, mit längerer Denkdauer arbeiten, Quellen aktiv einfordern und möglichst konkret formulieren, worauf sich die Anfrage zeitlich und fachlich bezieht. 

Besonders wichtig war mir der Hinweis, dass man nicht alles selbst tippen muss. Gerade für den Einstieg kann das Diktieren von Prompts helfen, mehr Kontext zu geben und Hemmschwellen abzubauen. Wer mit KI spricht wie mit einem unklar gebrieften Praktikanten, darf sich über schwache Ergebnisse nicht wundern. Wer dagegen Ziel, Zeitraum und Kontext sauber formuliert, bekommt oft deutlich belastbarere Antworten. 

🧩 Kleine Hebel mit großer Wirkung 

Bereits wenige Veränderungen bei der Modellwahl, der Eingabestruktur und der Arbeitsweise können die Qualität von KI-Ergebnissen spürbar verbessern. Oft steigt die Qualität eines Rechercheergebnisses bereits dann spürbar, wenn ein geeigneteres Modell gewählt und die Eingabe sauberer formuliert wird. Anstelle einer knappen Suchanfrage ohne Zeitbezug oder Quellenprüfung lässt sich mit einem Thinking-Modell und konkretem Datumsbezug beispielsweise gezielter und nachvollziehbarer arbeiten. 

Hilfreich ist dabei auch die Personalisierung: Wer bestimmte Hinweise zur gewünschten Sprache, zum Kommunikationsstil der Kanzlei oder zu bevorzugten Quellen einmal sauber hinterlegt, muss diese Informationen nicht bei jeder neuen Abfrage erneut angeben. Das spart Zeit und schafft zugleich konsistentere Ergebnisse. 

Auch dieser Satz war bewusst klar formuliert. In der täglichen Arbeit wird oft unterschätzt, dass überlange Chatverläufe die Qualität der Antworten verschlechtern können. Besser ist es, strukturierter zu arbeiten, Kontexte gezielt aufzubauen und wiederkehrende Anforderungen in sauber vorbereitete Formate zu überführen. 

🤖 Custom GPTs und Bots für wiederkehrende Aufgaben 

Sobald in der Kanzlei immer wieder dieselben Fragen oder Abläufe auftreten, werden Custom GPTs und thematische Bots interessant. Dabei handelt es sich um individuell eingerichtete KI-Assistenten für wiederkehrende Aufgaben, die mit einer bestimmten Wissensgrundlage, klaren Anweisungen und gewünschten Arbeitsweisen ausgestattet werden. In den begleitenden Materialien habe ich dafür einfache Beispiele gezeigt: Dazu gehören Wissensbots zu § 13b UStG, Bots zum Thema E-Rechnung oder Assistenten für interne Steuerfragen. 

Der große Vorteil liegt darin, dass nicht jedes Thema immer wieder neu erklärt werden muss. Wer einen Bot mit einer klaren Wissensgrundlage versieht, kann Routinefragen konsistenter bearbeiten und typische Abläufe besser strukturieren. Zugleich muss nicht jede Kanzlei bei null anfangen. Nutzbare Bots für steuerliche Anwendungsfälle finden sich bereits im offiziellen GPT-Store oder in kuratierten Sammlungen wie dem Taxpunk GPT-Store. 

Gerade für kleinere Kanzleien ist das ein relevanter Punkt. Nicht jede wiederkehrende Frage muss jedes Mal neu durchdacht oder formuliert werden. Wenn Wissen einmal sauber hinterlegt ist, lassen sich typische Themen strukturiert, zeitsparend und zugleich verständlich begleiten. 

Ein besonders praxisnahes Beispiel ist der „Best Prompt Builder 2025” von Stefan Werner. Die Idee dahinter ist pragmatisch: Ein Bot hilft dabei, aus einem komplexen steuerlichen Sachverhalt einen präziseren Prompt zu erzeugen, den man anschließend in einem normalen Chat verwenden kann. Dies ersetzt zwar keine Fachkenntnisse, erleichtert aber gerade bei anspruchsvolleren Fällen den Einstieg in eine strukturierte KI-Nutzung. 

📊 Von der Textantwort zur Mandantenpräsentation 

Der Nutzen von KI wird besonders konkret dort, wo aus steuerlichen Inhalten direkt verwertbare Mandantenkommunikation entstehen soll. Ausgangspunkt kann eine verlässliche Wissensgrundlage sein, etwa eine BFH-Entscheidung oder ein anderer fachlich belastbarer Inhalt. Daraus lassen sich zunächst mit ChatGPT stichpunktartige Kernaussagen ableiten, die anschließend mit Gamma in eine Präsentation oder ein visuelles Informationsformat überführt werden. 

Der praktische Mehrwert liegt auf der Hand. Anstatt nur einen textlastigen Newsletter zu versenden, kann eine Kanzlei ein visuell aufbereitetes Dokument für Jahresabschlussgespräche oder Mandanteninformationen erstellen. Dafür ist keine aufwendige Medienproduktion nötig, sondern vor allem ein klarer Ablauf: Zunächst wird eine Quelle ausgewählt, dann werden die Inhalte strukturiert und in Stichpunkte übersetzt. Im letzten Schritt erfolgt die gestalterische Aufbereitung. So entstehen mit relativ einfachen Mitteln Inhalte, die professioneller wirken, leichter erfassbar sind und sich auch für kleinere Teams effizient umsetzen lassen. 

Gamma oder ChatGPT sind dabei jedoch nicht als perfekte Lösungen zu verstehen. Entscheidend ist die Möglichkeit, vorhandenes Wissen schneller in ein Format zu übersetzen, das Mandanten besser erreicht und zugleich die Außenwirkung der Kanzlei verbessert. 

🎧 Lernen, erklären, wiederverwenden 

Neben Text- und Präsentationstools stellt sich auch die Frage, wie vorhandenes Wissen in neue Formate übertragen und mehrfach genutzt werden kann. Ein weiterer Blick lohnt sich dafür auf NotebookLM. Für mich ist das besonders spannend, da sich damit aus vorhandenen Inhalten Podcasts, Audiozusammenfassungen oder Erklärvideos erstellen lassen. Wer eher auditiv lernt oder komplexe Inhalte in ein anderes Format überführen möchte, erhält hier eine zusätzliche Möglichkeit, Wissen zugänglicher zu machen. 

Auch das ist kein Selbstzweck. Es geht nicht darum, möglichst viele Tools parallel einzusetzen. Vielmehr geht es darum, ein Gespür dafür zu entwickeln, welche Formate zu den eigenen Mandanten, zu den eigenen Mitarbeitenden und zur eigenen Arbeitsweise passen. Der eigentliche Mehrwert entsteht nicht durch das Tool allein, sondern durch dessen bewussten Einsatz im richtigen Kontext.