Meldepflicht für Kassensysteme ab 2025 beachten

Seit dem 01.01.2025 gilt für Betreiber elektronischer Aufzeichnungssysteme eine Meldepflicht gegenüber der Finanzverwaltung. Grundlage hierfür ist § 146a Abs. 4 AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Das Ziel besteht darin, mehr Transparenz und Kontrolle im Bereich der Bargeldaufzeichnung zu schaffen. Die Mitteilung muss über die offizielle Plattform „Mein ELSTER“ oder eine entsprechend angebundene Softwarelösung erfolgen. Die genauen Anforderungen hat das BMF in seinem Schreiben vom 28.06.2024 konkretisiert.

🔍 Wer ist betroffen?

Die Pflicht betrifft alle Unternehmen, die elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verwenden. Auch gemietete oder geleaste Systeme sind meldepflichtig. Dazu zählen:

Elektronische Registrierkassen und Kassensysteme

Cloudbasierte Kassensoftware

Kassen-Apps für Smartphones und Tablets

Mobile Kassensysteme

In ERP- und Warenwirtschaftssysteme integrierte Kassensysteme

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler mit Kassenfunktion

Abrechnungssoftware mit Kassenfunktion (z. B. für Praxen und mobile Dienstleister)

📝 Was muss gemeldet werden?

Die Mitteilung an das Finanzamt erfolgt elektronisch über ELSTER und hat folgende Angaben zu enthalten:

Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
Unternehmensbezeichnung
Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (z. B. App-Kasse, Cloudlösung)
Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte
Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (Cloud- oder Hardware-TSE)
Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Sonderfall Taxameter/Wegstreckenzähler: Zusätzlich ist das Kfz-Kennzeichen des betroffenen Fahrzeugs anzugeben.

⏳ Welche Fristen gelten?

Bestandsgeräte, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31.07.2025 gemeldet werden. Neugeräte, die ab dem 01.07.2025 angeschafft werden, sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden.

⚙️ Herausforderung: Technische Anbindung an ELSTER

Die Mitteilung ist elektronisch über die ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client) zu übermitteln – entweder direkt über „Mein ELSTER“ oder über Drittsoftware, die ERiC integriert. Für viele Unternehmen ist dies eine Herausforderung dar, da ihre Kassensysteme oder ERP-Lösungen an die komplexen XML-Spezifikationen und Sicherheitsanforderungen angepasst werden müssen. Eine manuelle Eingabe über das ELSTER-Portal ist zwar möglich, aber bei mehreren Systemen in Filialstrukturen jedoch wenig praktikabel.

🚨 Was passiert bei Verstößen?

Die Frage, mit welchen Konsequenzen Unternehmen rechnen müssen, wenn sie ihrer Mitteilungspflicht nicht oder nicht rechtzeitig nachkommen, ist nicht ganz irrelevant. Ein Bußgeld nach § 379 AO ist bei einem Verstoß gegen die Mitteilungspflicht des § 146a Abs. 4 AO nicht vorgesehen (anders als bei den weiteren Verpflichtungen aus § 146a AO). Es kann lediglich ein Zwangsgeld nach §§ 328 ff. AO festgesetzt werden. Die Nichtmeldung könnte allerdings auch als Indiz für Manipulationsrisiken angesehen werden und unangekündigte Kassennachschauen oder intensivere Betriebsprüfungen auslösen.

PRAXISTIPP

👉 Was ist jetzt zu tun?

Angesichts der kurzen verbleibenden Zeit bis zum 31.07.2025 sollten Unternehmen, die noch keine Mitteilung ihrer Bestandssysteme vorgenommen haben und noch keinen Prozess für Neuanschaffungen etabliert haben, jetzt dringend sicherstellen, dass ihre Meldungen technisch und inhaltlich korrekt übermittelt werden können. Eine frühzeitige Testmeldung über ELSTER kann dabei helfen, Fehler zu vermeiden und Fristversäumnisse zu verhindern.

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