Dokumenten­management

Ein gut organisiertes Dokumentenmanagement-System ist für Steuerberater unerlässlich, um die Vielzahl an Unterlagen, Belegen und Berichten effizient zu verwalten. Mit der richtigen Software können Steuerberater ihre Arbeitsprozesse optimieren und den Überblick über alle relevanten Dokumente behalten. Ein papierloses Büro ist heute nicht mehr nur eine Vision, sondern für viele Steuerberater bereits Realität. Dabei spielt vor allem die Integration von cloudbasierten Lösungen eine entscheidende Rolle, da diese eine ortsunabhängige und sichere Speicherung sowie den Zugriff auf alle Dokumente ermöglichen.

Vorteile moderner Dokumentenmanagement-Tools

Moderne Dokumentenmanagement-Tools bieten zahlreiche Vorteile, die über die reine Archivierung von Dokumenten hinausgehen. Sie ermöglichen unter anderem:

  • Automatisierte Ablage: Dokumente werden automatisch nach vordefinierten Kriterien sortiert und abgelegt.
  • Schneller Zugriff: Mithilfe von Suchfunktionen und intelligenten Filtermöglichkeiten können Steuerberater Dokumente schnell wiederfinden.
  • Sicherheit und Compliance: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die sichere Speicherung sensibler Daten stehen im Vordergrund.
  • Integration in bestehende Systeme: Viele Programme lassen sich nahtlos in bestehende Buchhaltungs- und Mandantenverwaltungssysteme, wie zum Beispiel DATEV, integrieren.

Ein weiterer Vorteil ist, dass viele dieser Tools auch als App verfügbar sind, sodass Steuerberater auch mobil auf ihre Dokumente zugreifen können.

Anbieter und Lösungen für Steuerberater

Die Auswahl an Anbietern für Dokumentenmanagement-Software ist groß und bietet sowohl kommerzielle Lösungen als auch Freeware und Open Source Programme. Besonders cloudbasierte Systeme sind im Trend, da sie Flexibilität und Sicherheit bieten. Bekannte Anbieter wie DATEV, aber auch spezialisierte Tools, ermöglichen es Steuerberatern, ein effizientes und papierloses Büro zu betreiben. Es ist ratsam, vor der Entscheidung für eine Software die verschiedenen Lösungen genau zu vergleichen, um das passende Tool für die individuellen Anforderungen zu finden. Ob eine umfassende Suite oder ein spezialisierter Anbieter – die richtige Wahl erleichtert den Arbeitsalltag und sorgt für mehr Effizienz im Kanzleibetrieb.

FILTER

Zielgruppe
Kanzleien
Unternehmen
Unternehmensgröße
Klein
Mittel
Groß
System
App
Lokal
Cloud
Schnittstellen
SEPA
DATEV Belegbilderservice
DMS
DATEV-Format
ZUGFeRD
ELSTER
ASCII-Format
DATEVconnect
DATEV XML online
DATEV Buchungsdatenservice
DATEV Datenservice Kassenarchiv
DATEV Rechnungsdatenservice
DATEV-Ergänzung
Eigenorganisation
Anlagenbuchführung
Kanzlei-Rechnungswesen
LODAS
Lohn und Gehalt
Kassenarchiv online
Unternehmen online
DMS
Telefonie Basis
Abschlussprüfung comfort
Rechnungswesen kommunal
Anwalt classic
Kostenrechnung classic
Mittelstand Faktura
Mittelstand Faktura m. Rewe
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Preise
Abonnement
Gratis Testversion
Kostenlose Basisversion
Support
E-Mail
24/7 Support
Telefon
Chat
Ansprechpartner
Datensicherheit
Ortsunabhängige Backups
2-Faktor Authentifizierung
Serverstandort in EU
Serverstandort in Deutschland
DSGVO Konformität
Sprachen
Englisch
Deutsch

EY Tax Compliance

Steuererklärungen als E-Service
EY Tax
LIVE DEMO ANFRAGEN

Was ist EY Tax Compliance?

Die Plattform „EY Tax Compliance“ ist ein innovativer E-Service, um gezielt den digitalen Steuererklärungsprozess zu vereinfachen. Der neue E-Service ermöglicht es EY, während des gesamten Steuererklärungsprozesses an der Seite der Mandant:innen zu sein und schnell und zuverlässig Daten auszutauschen. Durch die strukturierte Kommunikationsplattform können Unterlagen auch für etwaige Betriebsprüfungen jederzeit wiederverwendet werden, um die unternehmenseigenen Ressourcen zu schonen.

Intuitiv zu bedienen, digital und sicher

Durch die einfache und intuitive Anwendung entfallen zeitintensive Schulungen. Ganz einfach per Drag-and-drop können alle relevanten Dokumente hochgeladen werden, sodass die Mitarbeiter:innen von EY die Steuererklärung direkt aus der Plattform erstellen können. Grundlage für den Datenaustausch bildet eine eigens auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittene Datenabfrage. Das lästige Suche in der E-Mail-Kommunikation entfällt und der Steuererklärungspflicht kann schnell, effizient und zuverlässig nachgekommen werden.

  • Innovativer E-Service
  • Strukturierter Datenaustausch
  • Dashboards
  • Drag-and-Drop Upload
  • Sichere Kommunikation
  • Transparenz & Kontrolle
  • Betriebsprüfungsarchiv
  • Effiziente Datensammlung

ZIELGRUPPE

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SYSTEM

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  • App

WISO MeinBüro Dokumente

Digitalisierung, Organisation und Archivierung von Dokumenten. Im Browser und per App.
Buhl Data Service GmbH
DEMO VEREINBAREN

Was ist WISO MeinBüro Dokumente?

WISO MeinBüro Dokumente ist eine cloudbasierte Softwarelösung für digitales Dokumentenmanagement. Es richtet sich an Kanzleien, Selbstständige und Unternehmen, die Dokumente aller Art mit wenigen Klicks digitalisieren, organisieren und sicher archivieren möchten.

Was kann WISO MeinBüro Dokumente?

WISO MeinBüro Dokumente bietet eine umfangreiche Palette an Funktionen für die digitale Verwaltung von Dokumenten. Dazu zählen insbesondere das mühelose Digitalisieren von Dokumenten per mobiler Scan-App (iOS & Android) sowie eine sichere Ablage im GoBD-konformen Dokumentenarchiv. Dank intelligenter Volltextsuche mittels automatischer Texterkennung (OCR), individueller Ordnerstrukturen und Kategorisierung durch Tags lassen sich abgelegte Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden. Schnittstellen zu invoicefetcher und FinHelper ermöglichen einen automatischen Import von z. B. Eingangsrechnungen. Darüber hinaus wartet WISO MeinBüro Dokumente mit einer praktischen Aufgabenverwaltung, elektronischen Unterschriften und EPC-QR-Code-Generator zum schnelleren Bezahlen von Eingangsrechnungen auf.

Das Beste: Sollten Ihre Mandanten ebenfalls WISO MeinBüro Dokumente nutzen, können diese steuerrelevante Unterlagen dank der integrierten DATEV-Schnittstelle mit wenigen Klicks an Ihre Kanzlei senden – Schluss mit sperrigen Pendelordnern! Alternativ stehen ein manueller Datenexport (kompatibel mit den gängigen Steuerberatersystemen, wie z. B. DATEV, Simba, Agenda, ADDISON, Stotax) sowie ein Softwarezugang für Steuerberater zur Verfügung.

Ist WISO MeinBüro Dokumente mit anderen WISO MeinBüro Lösungen kompatibel?

Ja, WISO MeinBüro Dokumente profitiert von Schnittstellen zu WISO MeinBüro Kanzlei, WISO MeinBüro Rechnungen, WISO MeinBüro Personal und WISO MeinBüro Desktop. Mehr Informationen zu diesen Lösungen finden Sie am Ende.

  • Dokumente per App scannen
  • Zentrales Dokumentenarchiv
  • Autom. Texterkennung (OCR)
  • Intelligente Volltextsuche
  • Individuelle Ordner und Tags
  • DATEV-Schnittstelle
  • Aufgabenverwaltung
  • EPC-QR-Codes
  • Elektronische Unterschriften
  • Serverstandort Deutschland

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Steuerboard

Steuerboard ist die All-In-One Lösung, die Ihre Mandanten lieben und Ihre Kanzlei produktiver macht.
Steuerboard Labs GmbH

Was ist Steuerboard?

Steuerboard ist eine All-In-Onr Lösung für die digitale Zusammenarbeit von Steuerberatern und Mandanten. Diese Plattform ergänzt bestehende Kanzleisoftwaresysteme und fungiert als Schnittstelle zwischen Kanzlei und Mandant. Sie vereint Mandantenkommunikation, Dokumentenaustausch und Produktivitätstools an einem zentralen Ort. Steuerboard ist sofort einsatzbereit und benötigt keine Installation. Die Plattform ist von überall und auf jedem Gerät nutzbar, wodurch sie maximale Flexibilität bietet.

Was kann Steuerboard?

Informationen strukturiert einsammeln

Aufgaben für den Mandanten erstellen und Fristen hinterlegen - Ihre Mandanten behalten den Überblick und werden automatisch an Fristen erinnert.

Dokumente smart austauschen & verwalten

Dokumente austauschen, verwalten und kommentieren. Flexible Ordnerstrukturen und sachbezogener Austausch direkt am Dokument.

Einfach kommunizieren

Tauschen Sie einfach und sicher Nachrichten und Dokumente aus. Alle Informationen laufen in einem Kanal zusammen. Kommunikation und Aktivitäten - alles an einem Ort.

  • Einfache Zusammenarbeit
  • Austausch von Dokumenten
  • Digitale Signaturen
  • Automatisierung von Prozessen
  • Überall nutzbar
  • DSGVO konform
  • Whitelabel Mandantenportal
  • 2-Faktor Authentifizierung
  • Aufgabenmanagement
  • KI Integrationen

ZIELGRUPPE

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DRACOON

DRACOON ermöglicht sicheren Dateiaustausch, zentrale Speicherung und plattformunabhängigen Zugriff.
DRACOON GmbH

Was ist DRACOON?

DRACOON ist eine Dateiaustauschlösung, die sich auf den sicheren Austausch und die zentrale Speicherung von Dateien spezialisiert hat. Das Tool ermöglicht flexibles Arbeiten von überall, indem es plattform- und geräteunabhängigen Zugriff bietet. DRACOON unterstützt die Zusammenarbeit durch einfache Dateifreigaben und Datei-Versionierung und sorgt dafür, dass alle Unternehmensdaten sicher und zentral gespeichert werden.

Was kann DRACOON?

DRACOON bietet umfassende Sicherheitsfunktionen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung. Das Tool ermöglicht kontrollierten Zugriff auf Dateien und verbessert die Workflows durch Benachrichtigungen zu Dateiaktivitäten. Für Steuerfachleute bietet DRACOON die Möglichkeit, DSGVO-konforme Dateianhänge und E-Mails sicher zu versenden.

  • Große Dateien versenden
  • DSGVO-konformes Filesharing
  • Download-Benachrichtigungen
  • Unlimitierter Speicherplatz
  • Feingranulare Rechtevergabe
  • Plattformunabhängiger Zugriff
  • Integration in Outlook
  • Versionierung von Dateien

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DocuWare

DocuWare ermöglicht die Digitalisierung, Archivierung und Bearbeitung von Geschäftsdokumenten.
DocuWare GmbH

Was ist DocuWare?

DocuWare ist eine cloudbasierte Softwarelösung für Dokumenten-Management und Workflow-Automation. Diese Plattform ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsdokumente zu digitalisieren, revisionssicher zu archivieren und effizient zu bearbeiten. DocuWare ist darauf ausgelegt, den Informationsfluss innerhalb von Unternehmen zu verbessern, indem es einen sicheren Zugriff auf Dokumente von verschiedenen Geräten und Standorten ermöglicht.

Was kann DocuWare?

DocuWare automatisiert und optimiert Kernprozesse in Unternehmen durch digitale Workflows und ein umfassendes Dokumenten-Management. Mit Funktionen zur Rechnungsverarbeitung, zum Personalmanagement und zur Vertriebsunterstützung hilft die Software, Papierdokumente zu eliminieren und manuelle Aufgaben zu reduzieren. Für Steuerfachleute bietet DocuWare eine sichere, rechtssichere Archivierung und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, während der Zugang zu wichtigen Informationen jederzeit und überall gewährleistet ist.

  • Automatisiertes Indexieren
  • Dokumenten-Import
  • Aufgabensteuerung
  • Elektronische Signaturen
  • Mobile App
  • Wiedervorlage
  • Prozess-Steuerung
  • Vorkonfigurierte Lösungen

ZIELGRUPPE

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👉 Mehr über Dokumentenmanagement Software & Tools im Vergleich

Definition und Bedeutung in der digitalen Ära

Dokumentenmanagement beschreibt die strukturierte Verwaltung, Speicherung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten in digitaler Form. Für Steuerberater bedeutet dies, dass Mandantenunterlagen, Buchhaltungsbelege und steuerliche Korrespondenzen effizient, sicher und jederzeit abrufbar organisiert werden.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist die technische Grundlage für diese Abläufe. Es ersetzt Papierarchive und bietet zahlreiche Funktionen zur Automatisierung, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit – ein Muss im Zeitalter der Digitalisierung.

Historischer Überblick: Von Papierakten zu DMS

Vor wenigen Jahrzehnten war der Alltag in Steuerkanzleien durch Aktenordner, Pendelordner und Papierberge geprägt. Mit der Einführung digitaler Lösungen veränderte sich das Arbeiten grundlegend. Die ersten DMS waren einfache Dateiablagen, doch moderne Systeme bieten heute intelligente Funktionen wie Volltextsuche, automatische Verschlagwortung oder Schnittstellen zu Kanzleisoftware wie DATEV oder Agenda.

Warum ist Dokumentenmanagement für Steuerberater unverzichtbar?

Kanzleialltag effizient gestalten

Der Berufsalltag in Steuerkanzleien ist von Fristen, Mandantenkommunikation und umfangreicher Dokumentation geprägt. Ohne digitales System wird schnell Zeit vergeudet: Suchen nach Dokumenten, doppelte Ablagen oder verlorene Dateien kosten wertvolle Ressourcen. Ein DMS verschafft hier Überblick, spart Zeit und sorgt für eine strukturierte Bearbeitung.

Revisionssicherheit und Mandantenzufriedenheit

Revisionssichere Archivierung ist Pflicht – nicht Kür. Mandanten vertrauen darauf, dass ihre sensiblen Daten sicher und gesetzeskonform verarbeitet werden. Ein professionelles DMS erfüllt diese Anforderungen und steigert durch kürzere Bearbeitungszeiten und Transparenz zugleich die Mandantenzufriedenheit.

Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS)

Zeit- und Kostenersparnis

Ein DMS reduziert Suchzeiten, automatisiert Routineaufgaben und senkt Druck- und Archivierungskosten. Dadurch gewinnen Kanzleien wertvolle Zeit für die Betreuung ihrer Mandanten und können effizienter arbeiten.

Rechtssicherheit und DSGVO-Konformität

Ein gutes DMS unterstützt bei der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und dokumentiert jede Änderung am Dokument – inklusive Nutzerkennung und Zeitstempel. Zudem lassen sich DSGVO-Vorgaben wie Zugriffskontrollen und Datenlöschung zuverlässig umsetzen.

Workflow-Automatisierung

Von der automatischen Eingangsverarbeitung über Freigabeprozesse bis hin zur Übergabe an Buchhaltungs- oder Lohnprogramme – moderne DMS ermöglichen eine durchgängige Automatisierung der Kanzleiabläufe.

Die wichtigsten Aufgaben eines DMS in der Kanzlei

Dokumentenarchivierung

Zentrale Aufgabe eines DMS ist die sichere und nachvollziehbare Archivierung aller digitalen und gescannten Unterlagen – inklusive steuerrelevanter Belege.

Versionskontrolle

Mehrere Bearbeitungen desselben Dokuments werden protokolliert. So bleiben alle Änderungen transparent, und frühere Versionen lassen sich jederzeit wiederherstellen.

Berechtigungsmanagement

Nicht jeder Mitarbeiter darf jedes Dokument einsehen. DMS ermöglichen eine feingranulare Rechtevergabe, sodass sensible Mandantendaten geschützt bleiben.

Cloudbasiertes vs. lokales DMS: Ein Vergleich

Merkmal Cloud­basiertes DMS Lokales DMS
Zugriff Weltweit, mobil Nur im Kanzlei­netzwerk
Installation Nicht erforderlich Aufwändige Server­installation
Updates Automatisch Manuell, evtl. kosten­pflichtig
Sicherheit Rechen­zentren mit hohen Standards Eigen­verantwortung für Backups & Sicherheit
Kosten­modell Meist monatliches Abo Einmal­zahlung + Wartungs­kosten

👉 Fazit: Für viele Kanzleien bietet die Cloud-Variante mehr Flexibilität – besonders bei Homeoffice- und hybriden Modellen.

Auswahlkriterien: Was macht eine gute DMS-Software aus?

  • Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Oberfläche erleichtert die tägliche Arbeit.

  • Integration: Schnittstellen zu DATEV, Lexware oder Agenda sind entscheidend.

  • Sicherheit: Verschlüsselung, Rechteverwaltung und revisionssichere Protokollierung.

  • Support: Guter Kundensupport und regelmäßige Updates sind ein Muss.

  • Skalierbarkeit: Das System sollte mit Ihrer Kanzlei mitwachsen.

Open Source & Freeware: Vorteile und Einschränkungen

Open Source DMS-Lösungen sind besonders für kleinere Kanzleien oder Start-ups attraktiv. Sie bieten einen kostenfreien Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Keine Lizenzkosten

  • Anpassungsfähig dank offenem Quellcode

  • Starke Community-Support

Jedoch sollten auch Einschränkungen bedacht werden:

  • Komplexe Einrichtung ohne IT-Kenntnisse schwierig

  • Fehlender direkter Kundensupport

  • Keine Garantie für langfristige Updates

Die Rolle von Dokumentenmanagement in der digitalen Transformation

Kanzlei 4.0: Mehr als nur papierlos

Moderne Kanzleien verstehen das Dokumentenmanagement als Teil einer ganzheitlichen Digitalstrategie. Es geht nicht nur um das Scannen von Belegen, sondern um automatisierte Prozesse, eine nahtlose Zusammenarbeit mit Mandanten und höhere Servicequalität.

Veränderung von Rollen und Prozessen

Ein DMS verändert Aufgabenprofile: Sachbearbeiter werden zu Prozessmanagern, IT-Kenntnisse werden wichtiger. Die Transformation führt zu mehr Effizienz, aber auch zu Weiterbildungsbedarf.

Checkliste zur Einführung eines DMS in der Steuerberatung

  1. Bedarfsanalyse durchführen

  2. Mitarbeitende einbeziehen

  3. Anbieterrecherche und Testphase

  4. Pilotgruppe definieren

  5. DMS einführen und konfigurieren

  6. Schulungen anbieten

  7. Regelmäßige Evaluation und Updates

Diese Schritte helfen, die Einführung reibungslos und nachhaltig zu gestalten.

Integration in bestehende Systeme: Kompatibilität & Schnittstellen

Ein leistungsfähiges DMS sollte folgende Integrationen bieten:

  • DATEV-Schnittstelle (z. B. DMSConnect)

  • Anbindung an E-Mail-Systeme

  • Import aus Lexware, Agenda oder Stotax

  • API-Anbindungen für Drittanbieter-Software

So wird das DMS zum integralen Bestandteil des Kanzlei-Ökosystems.

Rechtliche Anforderungen & DSGVO-Konformität

Aufbewahrungspflichten

Ein DMS muss steuerrelevante Dokumente 6 bis 10 Jahre revisionssicher speichern. Dabei dürfen keine nachträglichen Änderungen ohne Protokollierung möglich sein.

Zugriffsrechte und Audit Trails

Moderne Systeme bieten Audit-Funktionen, die jeden Zugriff protokollieren. Rollenbasierte Berechtigungen sorgen für Mandantenschutz und DSGVO-Konformität.

Häufige Fehler bei der DMS-Einführung – und wie man sie vermeidet

Fehler Lösung
Keine klare Strategie Vorab Bedarfs­analyse und Projekt­plan erstellen
Technik ohne Schulung Mit­arbeitende aktiv einbinden und fortbilden
System­bruch mit Alt­­lösungen Nahtlose Integration sicherstellen
Unter­schätzter Aufwand Realistische Zeit- und Ressourcen­planung

Zukunftstrends im Dokumentenmanagement für Kanzleien

Diese Entwicklungen machen Dokumentenmanagement noch effizienter – und verändern das Berufsbild des Steuerberaters nachhaltig.

Fazit: Warum sich die Investition in ein DMS langfristig auszahlt

Ein durchdachtes Dokumentenmanagement-System sorgt für:

  • Produktivitätsgewinn

  • Rechtssicherheit

  • Höhere Mandantenzufriedenheit

  • Zukunftssicherheit Ihrer Kanzlei

Die Digitalisierung der Dokumentenprozesse ist kein Trend, sondern ein Muss – und eröffnet Kanzleien jeder Größe neue Perspektiven.

 

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Was ist der Unterschied zwischen DMS und Archivierungssystem?

Ein DMS umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Archivierung. Ein Archivierungssystem beschränkt sich meist auf die langfristige, passive Aufbewahrung.

2. Ist ein DMS auch für kleine Kanzleien sinnvoll?

Ja! Gerade kleine Teams profitieren von Struktur und Zeitersparnis. Es gibt viele skalierbare und kostenlose Lösungen.

3. Welche Dokumente sollten in einem DMS verwaltet werden?

Alle steuerlich relevanten Unterlagen, Mandantenkorrespondenz, Verträge, Belege, interne Arbeitsdokumente – digital oder gescannt.

4. Wie sicher sind cloudbasierte DMS?

Sehr sicher – sofern sie in zertifizierten Rechenzentren betrieben werden. Achten Sie auf ISO-Zertifikate und DSGVO-Konformität.

5. Kann ein DMS meine bestehende Kanzleisoftware ersetzen?

Nein, aber es ergänzt diese optimal. Ziel ist die nahtlose Zusammenarbeit – nicht der Ersatz.

6. Gibt es Förderungen für die DMS-Einführung?

Ja, z.B. durch Digitalisierungszuschüsse vom Bundeswirtschaftsministerium oder regionalen Förderprogrammen.