Elektronische Aufzeichnungssysteme: Vom Wilden Westen zur Mitteilungspflicht
Wenn wir auf der Tax Technology 2025 eines gezeigt haben, dann das: Die Geschichte der Kassenführung ist bunter und wilder als so mancher Western – und manchmal genauso alkoholgetränkt.
🤠 Wie alles begann. Oder: Warum James Ritty eigentlich der erste Compliance-Officer war.
Bereits im Wilden Westen war es den Unternehmern wichtig, zu wissen, welcher Mitarbeiter wann und wie am Kassensystem Einnahmen erfasst hat und welcher nicht. Auch wenn ein Raubüberfall etwas Alltägliches war und häufig zum Verlust der gesamten Erlöse führte, war es wichtig die zwischenzeitliche Tagesbestandsaufnahme für evtl. Personalbezahlung oder für den Wareneinkauf im Blick zu haben. Im Jahr 1879 erfand ein gewisser James Ritty die mechanische Registrierkasse. Aus unserer Perspektive war das damals eine Revolution:
Endlich wusste man, wann wer die Kasse geplündert hatte – dies waren lt. Klingelintervall zu mindestens 120 % die eigenen Angestellten. Und das typische Kling! der Kasse war somit wahrscheinlich das erste funktionierende IKS der Welt. Nicht hübsch, aber laut.
💰 Der wilde Westen des Steuerrechts: Offene Ladenkasse
Natürlich durften wir unser Lieblingsbeispiel nicht auslassen: Die offene Ladenkasse, der Endgegner jeder ordentlichen Kassenführung.
So wurden die Einnahmen früher im Saloon notiert:
- Geld in eine Schublade werfen
- hoffen, dass niemand klaut
- frei erfundene Zahlen notieren
- Gottvertrauen, dass das Finanzamt niemals nachfragt
Dass das heutzutage anders sein muss, bestätigt der Bericht zur Evaluierung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen §§ 146a und 146b AO) aus November 2025 des BMF. Aus Tz 5.2.4 ergibt sich, dass die überwiegende Anzahl an Unternehmen mit offener Ladenkasse sogar der Einzelaufzeichnungspflicht gem. § 146 AO nachkommen (dortige Datenbasis aufgrund von Kassen-Nachschauen im Bundesgebiet erhoben).
Und dann war da noch der Whisky!
Mit jedem getrunkenen Whisky wurden die Zahlen glatter, runder und irgendwie hübscher. Der Gewinn sank im Gegensatz zum Alkoholpegel – zumindest auf dem Papier.
Das war die berühmte „Whisky-Buchhaltung“: Eine Methode, die in keiner GoBD-Ziffer verankert ist, aber in jedem Saloon praktiziert wurde.
📊 Die Moderne bricht an, und zwar mit voller Datenwucht
Aus unserer Sicht war dann die Entwicklung hin zu elektronischen Kassen und Cloudsystemen eine Art zweite industrielle Revolution:
- Von Papierrollen länger als der Mississippi
- über ECR mit Selbstlöschungsfunktion
- bis hin zu heutigen Systemen, die mehr Exportformate haben als wir Haargel-Optionen
Parallel starben zahlreiche BMF-Schreiben zu Recht „im Kugelhagel“ der Digitalisierung, wir haben das im Vortrag nicht ohne Grund so dramatisch formuliert.
Ein ganzer Verwaltungsfriedhof.
Aus dem zuvor bezeichneten Bericht zur Evaluierung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen §§ 146a und 146b AO) aus November 2025 des BMF ergibt sich, dass am häufigsten in Kassen-Nachschauen physische lokale elektronische Aufzeichnungssysteme vorgefunden werden (s. Tz. 5.2.2, Abbildung 2). Eine ähnliche Erkenntnis erschließt sich aus den Rückmeldungen der Verbände (ab Tz. 5.3).
💻 Was ist eigentlich ein elektronisches Aufzeichnungssystem?
Kein Mensch weiß das auf Anhieb, weder die Unternehmer noch die Finanzbeamten und manchmal nicht einmal die Hersteller.
Aus unserer Sicht ist entscheidend:
Alles, was Zahlungen irgendwie erfasst, verarbeitet oder verdaut, kann potenziell ein elektronisches Aufzeichnungssystem sein. Egal, ob mit Kassenlade, ohne Kassenlade oder mit Ladehemmung.
Ausnahmen gibt’s auch. Aber die sind so speziell, dass wir sie mit Humor abgehandeln mussten. Gleichwohl findet man in § 146a Abs. 1 AO i.V.m. § 1 Abs. 1 und 2 KassenSichV den Positiv- bzw. Negativkatalog zu dem Vorliegen eines eletronischen Aufzeichnungssytems.
🧮 Die Prüfungsmethoden: vom Taschenrechner zur künstlichen Intelligenz
Früher kämpften Prüfer noch mit Stift und Papier. Heute dagegen mit Softwarelösungen, denen eine gewisse methodische Herangehensweise implementiert werden kann.
Unter anderem sind dies:
👉 IDEA (Datenanalyse-Software)
Zweck: Analyse großer Datenmengen im Rahmen von Prüfungen.
Funktionsweise / Vorgehen:
IDEA importiert über Herstellerspezifische Schnittstellen (HSS) strukturierte Daten (z. B. Buchführungs- oder Kassendaten) aus verschiedenen Systemen. Anschließend werden diese mithilfe von Filter-, Sortier- und Analysefunktionen untersucht, etwa auf Auffälligkeiten, Dubletten oder ungewöhnliche Werte. Ziel ist es, risikobehaftete Sachverhalte systematisch zu identifizieren.
👉 Schnittstellenverprobung
Zweck: Prüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit von Datenübertragungen.
Funktionsweise / Vorgehen:
Bei der Schnittstellenverprobung werden Daten aus zwei Systemen (z. B. Kassensystem und Finanzbuchhaltung) miteinander abgeglichen. Dabei wird überprüft, ob alle Geschäftsvorfälle vollständig, unverändert und zeitlich korrekt mit derselben Wertigkeit übertragen wurden. Abweichungen deuten auf technische, organisatorische oder manipulative Fehler hin.
👉 Power BI
Zweck: Visuelle Analyse und Auswertung von Daten.
Funktionsweise / Vorgehen:
Power BI verbindet sich mit verschiedenen Datenquellen und bereitet die Daten in Dashboards, Diagrammen und Kennzahlen auf. Durch Filter, Drilldowns und Zeitvergleiche lassen sich Entwicklungen, Auffälligkeiten und Zusammenhänge schnell erkennen. Es dient vor allem der Analyse und Darstellung, nicht der Datenmanipulation. Wesentliche Vorteile sind die intuitive Verprobung sowie die Visualisierung der Daten.
👉 AmadeusVerify
Zweck: Verifikation von Kassendaten.
Funktionsweise / Vorgehen:
AmadeusVerify greift auf digitale Kassendaten, oftmals auch per Scan des QR-Codes die die notwendigen Angaben nach UStG und KassenSichV sowie Einzelaufzeichnungspflicht beinhalten, den Kassendaten auf dem Papierbon zu. In Prüfungen oder Kassen-Nachschauen wird das Tool genutzt, um Angaben von Steuerpflichtigen zu plausibilisieren und zu verifizieren.
👉 AUDIPY - Real Time Audit. With AI.
Zweck: Automatisierte Prüfung und Analyse von Massendaten.
Funktionsweise / Vorgehen:
AUDIPY ermöglicht die strukturierte Durchführung von Prüfungsroutinen, etwa zur Analyse von Buchungs-, Kassen- oder Bewegungsdaten. Standardisierte Prüfregeln helfen, Auffälligkeiten effizient zu erkennen und systematisch zu dokumentieren. Das Tool unterstützt insbesondere datengetriebene Prüfungsansätze.
Als Fazit für diesen Bereich konnten wir festhalten:
Die Prüfer von heute sind wie moderne Sheriffs – mit Datenmodellen statt Stern an der Brust.
⭐ Warum der Steuerberater der tatsächliche Sheriff ist
In weiteren Verlauf stellten wir heraus, dass der Steuerberater als Art Sheriff nicht nur das Dorf sondern das große Ganze im Augen haben muss. Erst der Dreiklang aus den beteiligten Stakeholdern macht das Ganze funktional und praxistauglich. Der Dreiklang besteht aus Mandant, Steuerberater und Kassendienstleister. Der Mandant nutzt das Kassensystem im täglichen Geschäft. Der Steuerberater verarbeitet und beurteilt die Kassendaten im Rahmen der steuerlichen Beratung und Erklärung. Der Kassendienstleister stellt die technische Lösung bereit und sorgt für eine ordnungsgemäße, gesetzeskonforme Umsetzung. Nur wenn alle drei Beteiligten zusammenarbeiten, ist eine ordnungsgemäße und prüfungssichere Kassenführung möglich.
🪙 Die 7 Schritte zum kassenführenden Glück
1. Kassendienstleister auswählen
Im ersten Schritt wird ein geeigneter Kassendienstleister identifiziert. Dabei sind neben dem Funktionsumfang auch rechtliche Anforderungen (z. B. GoBD, KassenSichV), Brancheneignung, Supportleistungen sowie Zukunftssicherheit des Systems zu berücksichtigen. Ziel ist die Auswahl eines Anbieters, der sowohl technisch als auch organisatorisch zuverlässig ist.
2. Funktionsbeschreibung erstellen
Anschließend wird eine detaillierte Funktionsbeschreibung erarbeitet. Diese legt fest, welche Prozesse das Kassensystem abbilden muss (z. B. Bar- und Kartenzahlungen, Stornos, Auswertungen, Schnittstellen). Die Funktionsbeschreibung dient als verbindliche Grundlage für Angebotsvergleiche und spätere Prüfungen.
3. Angebote einholen und prüfen
Auf Basis der Funktionsbeschreibung werden mehrere Angebote eingeholt. Diese sind sowohl wirtschaftlich (Kosten, Lizenzmodelle, Folgekosten) als auch fachlich (Funktionsumfang, Anpassbarkeit, Updatefähigkeit) zu prüfen. Ziel ist ein transparenter und nachvollziehbarer Vergleich.
4. Stammdaten sammeln
Für die Einrichtung des Kassensystems werden alle relevanten Stammdaten zusammengetragen. Dazu zählen insbesondere Unternehmensdaten, Artikel- und Warengruppen, Steuersätze, Benutzerrechte sowie Zahlungsarten. Eine sorgfältige Vorbereitung reduziert spätere Fehler und Nacharbeiten.
5. Vorbereitung & Erstcheck
Vor der produktiven Nutzung erfolgt eine technische und organisatorische Vorbereitung. Dazu gehören Systemtests, erste Probe-Buchungen und Plausibilitätsprüfungen. Ziel ist es, mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
6. Installation & Inbetriebnahme
Das Kassensystem wird installiert, konfiguriert und in Betrieb genommen. In diesem Schritt erfolgen Testläufe unter realistischen Bedingungen sowie Schulungen der Anwender. Die ordnungsgemäße Funktion aller Prozesse steht hierbei im Fokus.
7. Abnahme & Dokumentation
Abschließend wird das System formal abgenommen. Alle relevanten Unterlagen – insbesondere Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitungen, System- und Datensatzbeschreibungen – werden vollständig erstellt und archiviert. Dies stellt die Nachvollziehbarkeit und Prüfungssicherheit sicher und somit auch das Grundgerüst für die Überprüfung durch die Finanzbehörde.
Wir haben dabei mehrfach betont:
Die Verfahrensdokumentation ist nicht allein für das Finanzamt, sie ist für das Überleben in der Betriebsprüfung.
FAZIT
In einem Satz 🎯
Früher war Kassenführung ein Western, heute ist sie Science-Fiction. Wir alle müssen darauf achten, nicht die Rolle des ahnungslosen Saloongastes zu übernehmen.
