Workation − Risiko der Begründung von Betriebsstätten
Ein Beitrag von Dr. Blazenka Ban und Sonja Sterzel
Bei einer Workation – einer Kombination aus Arbeit und Urlaub an einem beliebigen Ort – können sich verschiedene unternehmenssteuerliche Herausforderungen und Konsequenzen ergeben. Diese zu erkennen, etwaige Risiken zu mitigieren und steuerliche Anforderungen richtig umzusetzen, ist wesentlicher Bestandteil bei der Ermöglichung von flexiblem mobilem Arbeiten.
Steuerliche Fragestellungen
Die Tätigkeit von Mitarbeitern im Ausland kann zur Begründung einer ertragsteuerlichen Betriebsstätte führen, was mit Registrierungs- und Compliance-Anforderungen verbunden ist. Die Konsequenzen variieren je nach Land und können lohnsteuerliche, sozialversicherungsrechtliche, umsatzsteuerliche und arbeitsrechtliche Folgen nach sich ziehen. Die Dauer, die Art der Tätigkeit und das Zielland sind entscheidend.
Die ertragsteuerliche Betriebsstätte
Eine ertragsteuerliche Betriebsstätte entsteht, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind und ist unabhängig von einer ertragsteuerlichen Registrierung im Ausland. Die Definition einer Betriebsstätte variiert je nach nationalem Recht oder Doppelbesteuerungsabkommen. In Deutschland basieren die bilateral vereinbarten Betriebsstättendefinitionen oft auf dem OECD-Musterabkommen.
Mögliche Formen einer Betriebsstätte
Es gibt verschiedene Formen von Betriebsstätten, die bei Workation relevant sein können. Als mögliche Form einer Betriebsstätte gibt es die feste Geschäftseinrichtung. Diese erfordert eine Geschäftseinrichtung, Verfügungsmacht, unternehmerische Tätigkeit und Dauerhaftigkeit. Die Auslegung der Verfügungsmacht und die Dauerhaftigkeit sind entscheidend für die Beurteilung einer festen Geschäftseinrichtung. Darüber hinaus existiert die Form der Vertreterbetriebsstätte. Diese liegt vor, wenn eine Person im Namen eines Unternehmens Verträge schließt oder eine führende Rolle beim Abschluss von Verträgen einnimmt.
Als weitere Form gilt es noch, die Dienstleistungsbetriebsstätte bei einer Workation zu überprüfen. Diese betrachtet das Erbringen von Dienstleistungen über einen gewissen Zeitraum als betriebsstättenbegründend.
Steuerliche Verpflichtungen – auch ohne Betriebsstätte
Auch ohne die Begründung einer Betriebsstätte können für Unternehmen in einzelnen Ländern bereits bei einer niedrigen Anzahl von Tätigkeitstagen steuerliche Compliance-Anforderungen entstehen. Eine individuelle Prüfung des Einzelfalls oder eine Einordnung in vorab geprüfte Fallgruppen zur Risikoclusterung ist daher ratsam.
Klare Regelungen und Dos and Don'ts als Handlungsempfehlung
Unternehmen sollten klare Rahmenbedingungen festlegen, um Risiken zu minimieren. Dies beinhaltet die Definition des mobilen Arbeitens bei einer Workation im Ausland, die Festlegung der maximalen Dauer und zulässigen Länder sowie die Beschränkung auf bestimmte Tätigkeitsbereiche oder Hierarchie-Ebenen. Die Workation-Tätigkeiten sollten über einen klar definierten Prozess gemeldet und zentral gesammelt werden.
FAZIT
Zusammenfassend ist festzuhalten, dass bei einer ausgedehnten Workation aus dem Ausland Betriebsstätten-Risiken bestehen können. Eine vorübergehende Tätigkeit im Rahmen von Workation im EU-Ausland bzw. in einem DBA-Land, die nur eine geringe Anzahl an Tagen beinhaltet, sollte in der Regel keine Betriebsstätte begründen, sofern bestimmte Regeln und Vorgaben durch den Arbeitgeber aufgestellt werden.
Es sollte jedoch im Einzelfall oder zumindest in Form von Länderklärungen vorab verifiziert werden, unter welchen Umständen eine Workation ohne die Begründung einer Betriebsstätte des Arbeitgebers in einem Tätigkeitsstaat umsetzbar ist und dies sollte Eingang finden in ein vorab definiertes Regelwerk, z. B. in Form einer Richtlinie. Eine Prüfung der lokalen Gesetzgebung in Verbindung mit dem entsprechenden DBA des Tätigkeitslandes ist somit unerlässlich. Das Unternehmen sollte auch berücksichtigen, wie viele Mitarbeiter aus welchen Funktionen bzw. Abteilungen im Rahmen einer Workation im Ausland tätig werden.
Durch gezieltes Steuern und regelmäßiges Überprüfen der Rahmenbedingungen lassen sich bei einer Workation Risiken gut vermeiden. Insbesondere bei Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiteranzahl macht es zudem Sinn, die Workationpolicy toolbasiert umzusetzen. Durch eine toolbasierte Lösung können Unternehmen standardisierte Prozesse mit effizienterer Prüfung und Dokumentation umsetzen.
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Dies ist eine Kurzfassung des Beitrages aus NWB 2024 Seite 2170
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