RABE – Chancen, Risiken und der praktische Ablauf der Belegreferenzierung
Ein Beitrag von Matthias Borgmeier
Die Steuererklärung wird digitaler – und zwar endgültig: Mit RABE („Referenzierung auf Belege“) geht die Finanzverwaltung den nächsten großen Schritt zur papierlosen Steuerwelt. Belege müssen nicht mehr nachgereicht, sondern können direkt bei der Erstellung der Erklärung in ELSTER oder DATEV hinterlegt und den Eingabefeldern zugeordnet werden. Das spart Rückfragen, beschleunigt die Bearbeitung und erhöht die Transparenz. Doch mit dem neuen Komfort entstehen auch neue verfahrensrechtliche Fragen, die Steuerberater kennen sollten. RABE ist dabei mehr als ein technisches Feature – es markiert den Beginn eines neuen digitalen Verständnisses von Mitwirkung im Besteuerungsverfahren.
Einleitung: Vom Papierbeleg zur Referenz
Kürzer Rückblick: Der Bundestag hat am 12.5.2016 den Gesetzentwurf der Bundesregierung zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens beschlossen (BT-Drucks. 18/8434). Als Auswirkung wurde insbesondere die Belegvorlagepflicht in eine weitestgehende Belegvorhaltepflicht umgewandelt (§ 150 Abs. 7 AO). Im Ergebnis konnte eine erhebliche Entlastung auf Seiten der Finanzverwaltung aber auch auf Seiten der Steuerpflichtigen und Steuerberater festgestellt werden.
Warum RABE jetzt kommt? RABE ist Ausfluss der weiteren Digitalisierungsoffensive der Finanzverwaltung (u. a. von KONSENS) und ein logischer nächster Schritt zur vollautomatisierten Veranlagung.
Technische und rechtliche Grundlagen: Was ist RABE eigentlich?
Die technische Entwicklung von RABE erfolgte im KONSENS-Programmierverbund. Nach erfolgreicher Pilotierung in den Finanzämtern der Länder Bayern und Hamburg erfolgte der zwischenzeitlich bundesweite Roll-Out für Veranlagungszeiträume ab 2023.
Die Funktionsweise ist einfach: Es werden digitale Belege mit den Eingabefeldern der übermittelten Steuererklärung verknüpft. Die Verknüpfung kann entweder im Rahmen der Erstellung der Steuererklärung über ELSTER oder Anbietern wie DATEV erfolgen. Je Beleg kann darüber entschieden werden, ob dieser der Finanzverwaltung zum Abruf zur Verfügung gestellt werden soll oder nicht. Es erfolgt keine automatische Übermittlung an die Finanzverwaltung, sondern der Abruf der Belege erfolgt bei Bedarf. RABE ersetzt daher nicht die gesetzliche Belegvorhaltepflicht – sondern ergänzt sie.
Praktischer Ablauf: So funktioniert RABE
Folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung kann für die gängigen Programme wie ELSTER und DATEV festgehalten werden:
1️⃣ Upload und Zuordnung des Belegs.
2️⃣ Referenzierung auf Eingabefeld.
3️⃣ Übermittlung an die Finanzverwaltung (mit der Angabe, dass der Beleg zur Verfügung gestellt werden soll).
4️⃣ Speicherort auf Servern von ELSTER/DATEV.
PRAXISHINWEIS
👉 Steuerpflichtige und Steuerberater: Das Freizeichnungsdokument der Steuererklärung zeigt das Kennzeichen [B], wenn ein Beleg für RABE (Referenzierung) zugeordnet ist.
Einigen technischen Besonderheiten sollte jedoch – begründet durch die Finanzverwaltung – Beachtung geschenkt werden:
- maximal 10 MB Dateigröße pro Beleg,
- maximal 100 Seiten pro Beleg,
- maximal Referenzierung auf 20 Belege pro Eingabefeld.
Darüber hinaus sollte man sich im Vorfeld informieren, wie lange die Datenvorhaltung für die Finanzverwaltung möglich ist.
Verfahrensrechtliche Implikationen: Anwendungsbereich von § 173 AO und § 129 AO
Allein aus verfahrensrechtlichen Gründen ist es erforderlich, dass nachvollzogen werden kann, ob ein zur Verfügung gestellter Beleg auch tatsächlich vom Finanzamt zur Kenntnis genommen bzw. abgerufen wurde.
Begründet wird dies insbesondere durch den Anwendungsbereich von § 173 AO. Demnach sind Steuerbescheide aufzuheben oder zu ändern, soweit Tatsachen nachträglich bekannt werden, die zu einer höheren bzw. (mit Zusatzvoraussetzungen) niedrigeren Steuer führen. Für die Beurteilung, ob die Tatsache schon bekannt ist, ist auf den Kenntnisstand der Personen abzustellen, die innerhalb des Finanzamts dazu berufen sind, den betreffenden Steuerfall zu bearbeiten (Nr. 2.3 AEAO zu § 173 m. w. N.). Der Vermerk, ob ein Beleg vom Finanzamt eingesehen wurde, wird daher künftig bei der Prüfung des Anwendungsbereichs von § 173 AO von entscheidender Bedeutung sein, da das reine Zurverfügungstellen der Belege noch zu keiner Kenntnis des Finanzamts führt.
Auch bei der Prüfung des Vorliegens sog. Übernahmefehler i. S. des § 129 AO ist der Vermerk über einen Belegabruf künftig heranzuziehen. Die Finanzverwaltung kann sich offenbare Schreibfehler, Rechenfehler und ähnliche offenbare Fehler, die in der Steuererklärung oder in den beigefügten Anlagen enthalten sind, zu eigen machen, wenn diese durch den Sachbearbeiter übernommen werden (Nr. 4 AEAO zu § 129). Durch die Möglichkeit der Einsichtnahme des Belegabrufs ist der Anwendungsbereich der Vorschrift um ein Vielfaches erhöht.
Nutzen, Chancen und Herausforderungen
Der Nutzen von RABE ist groß. Durch reduzierte Rückfragen kann die Effizienz der Finanzverwaltung gesteigert werden (§ 88 AO). Steuererklärungen können schneller bearbeitet werden und gleichzeitig wird eine höhere Transparenz für Steuerberater und Steuerpflichtige gewährleistet.
Die Herausforderung liegt vielmehr in der technischen Umsetzbarkeit. Während in vielen digitalen Kanzleien Programme wie DATEV Meine Steuern zum Alltag gehören, die eine nahtlose digitale Integration der Belege vom Eingang in der Kanzlei bis zur Bereitstellung für die Finanzverwaltung ermöglichen, gibt es viele Kanzleien, die in den letzten Jahren, häufig auslastungsbedingt, keinen Fokus auf Digitalisierungsthemen gelegt haben. Gleichzeitig sind digitale Systeme nur so gut wie die Datenqualität. Dies bedeutet, dass die Belege – im Idealfall durch den Steuerpflichtigen – bereits digital richtig zugeordnet sind. Das Ergebnis ist offenkundig: Erhöhung der Kanzleieffektivität und gleichzeitig eine mögliche Kosteneinsparung für den Mandanten bei der nächsten Abrechnung.
FAZIT
Vom Nachreichen zum Verknüpfen – RABE als Paradigmenwechsel
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass in Sachen Belegkommunikation die Digitalisierung wohl den „letzten Meter“ erreicht hat. RABE stellt den Katalysator für medienbruchfreie Prozesse zwischen Steuerpflichtigen, Steuerberatern und der Finanzverwaltung dar. Wenngleich eine datenschutzkonforme Umsetzung und die rechtssichere Implementierung meist zeitintensiv sind, ist mit RABE ein großer Schritt in Sachen Digitalisierung gelungen. Mit Blick auf den Vorritt der Finanzverwaltung NRW in Bezug auf KI in der Steuerveranlagung bleibt abzuwarten, wie sich die Prozesse zukünftig nahtlos integrieren lassen.
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Dies ist ein Beitrages aus NWB 2025 Seite 3046
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