Mandantenportale
In der heutigen digitalen Ära spielen Mandantenportale eine entscheidende Rolle für Steuerberater und ihre Kanzleien. Diese Plattformen bieten eine effiziente Möglichkeit, die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen Steuerberatern und ihren Mandanten zu optimieren.
Ein Mandantenportal für Steuerberater ist eine webbasierte Software, die es Mandanten ermöglicht, auf wichtige steuerliche Informationen zuzugreifen, Dokumente hochzuladen und mit ihrer Kanzlei zu kommunizieren. Durch ein sicheres Login erhalten Mandanten einen personalisierten Zugang zu ihrem Konto, wo sie auf relevante Dokumente wie Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und andere wichtige Unterlagen zugreifen können.
Eine Kanzlei, die ein Mandantenportal integriert hat, bietet ihren Mandanten eine benutzerfreundliche Möglichkeit, mit der Kanzlei in Kontakt zu treten und Informationen auszutauschen. Dies steigert die Effizienz und Transparenz der Zusammenarbeit erheblich.
Als App und Desktop-Anwendung verfügbar
Eine weitere nützliche Funktion ist oft die Verfügbarkeit einer App, die es ermöglicht, auch von unterwegs auf ihr Konto zuzugreifen und wichtige Dokumente herunterzuladen. Diese Apps sind in der Regel sowohl für den Desktop als auch für mobile Geräte als Software-Download verfügbar und bieten eine nahtlose Benutzererfahrung.
Erfahrungen mit Mandantenportalen sind in der Regel positiv, da sie die Kommunikation zwischen Steuerberatern und Mandanten verbessern und den Austausch von Dokumenten vereinfachen. Mandanten schätzen oft die Möglichkeit, wichtige Unterlagen sicher hochladen zu können und jederzeit auf ihre Steuerinformationen zugreifen zu können.
Kosten & Alternativen: Auf den Funktionsumfang kommt es an
In Bezug auf Kosten variieren die Preise je nach Anbieter und Funktionsumfang. Einige Anbieter bieten möglicherweise kostenlose Versionen mit eingeschränkten Funktionen an, während andere kostenpflichtige Abonnements mit erweiterten Funktionen und Support anbieten.
Es gibt verschiedene Alternativen zu Mandantenportalen, einschließlich traditioneller Methoden wie E-Mail-Kommunikation und physischem Dokumentenaustausch. Diese bieten jedoch nicht den Vorteil einer zentralisierten Plattform, die die Zusammenarbeit effizienter gestaltet und die Möglichkeit bietet, wichtige Informationen sicher zu speichern.
Insgesamt sind Mandantenportale für Steuerberater und ihre Kanzleien eine wertvolle Ressource, um die Kommunikation zu verbessern, die Effizienz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Mit ihren verschiedenen Funktionen und Optionen zur Anpassung sind sie ein unverzichtbares Werkzeug im modernen Steuerberatungsumfeld.
FILTER
Was ist milia.io?
milia.io kombiniert Prozessautomatisierung von Routinetätigkeiten mit Wissensautomatisierung durch Künstliche Intelligenz. Kanzleien erhalten dadurch eine All-in-one Lösung für die strukturierte Zusammenarbeit mit Mandanten, eine effiziente Arbeitsorganisation innerhalb der Kanzlei sowie Zukunftsfähigkeit dank Automatisierung verschiedener Prozesse & Dienstleistungen.
Was kann milia.io?
Vorgänge, Aufgaben & Nachrichten
Schluss mit E-Mail Pingpong. Einfach und struktruiert über Vorgänge, Aufgaben & Nachrichten mit dem Mandanten und allen Beteiligten zusammenarbeiten.
Dokumentenmanagement
Dokumente schnell finden, verwalten und direkt mit dem Mandanten teilen - auch aus dem DATEV DMS oder der Dokumentenablage.
DATEV Schnittstellen
Stammdaten und Dokumente des Mandanten automatisch synchroniseren.
BALD: Belege anfordern und direkt in DATEV Unternehmen Online übertragen.
eSignatur
Dank der vollumfänglichen Integration von Docusign fortgeschritten und qualifiziert elektronisch Dokumente mit dem Mandanten signieren.
Mandantenapp
Aufgaben erledigen, Nachrichten senden, Dokumente einsehen, Termine buchen und automatisiert erinnert werden - alles in der Kanzlei-eigenen Mandantenapp möglich.
KI-Assistenz
BWAs analysieren lassen, Anschreiben erstellen, Texte überprüfen. milia.AI ist die virtuelle KI-Assistenz - nahtlos in Ihre Abläufe integiriert.
BALD: Workflows
Eigene Kanzlei-Abläufe gestalten und Prozesse individuell automatisieren, Aufgaben planen, Mandanten erinnern.
- Effiziente Kommunikation
- Dokumentenaustausch
- Digitale Signaturen
- Aufgabenmanagement
- Datensicherheit
- 2-Faktor Authentifizierung
- Innovationsgarantie
ZIELGRUPPE
- Kanzleien
- Unternehmen
SYSTEM
- Cloud
- Lokal
- App
Agenda InvoiceHub
Was ist Agenda InvoiceHub?
Der Agenda InvoiceHub ist ein einfaches Tool, mit dem kleine Betriebe, Selbstständige und Freiberufler ihren Rechnungseingangsprozess digitalisieren können – super einfach, GoBD-konform und rechtssicher im Hinblick auf die seit 1.1.2025 geltende Annahmepflicht für E-Rechnungen. Die Anwendung ist cloudbasiert, eine feste Programm-Installation ist damit nicht notwendig. Agenda garantiert höchste Datensicherheit.
Dank Schnittstellen kompatibel mit DATEV und Agenda
Der Agenda InvoiceHub ist ideal für alle Betriebe und Selbstständigen, die ihre Buchhaltung an den Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro ausgelagert haben. Steuerkanzleien und selbstständige Buchhalter, die mit DATEV oder Agenda arbeiten, empfehlen ihren Mandanten gerne den Agenda InvoiceHub.
Zwei Möglichkeiten, den InvoiceHub auszuprobieren
Unternehmen können den Agenda InvoiceHub in der Free-Version dauerhaft kostenfrei nutzen. Um die Funktionen der Premium-Version zu testen, müssen sich Betriebe für die jährliche Zahlweise entscheiden. Dann profitieren nicht nicht nur von einem niedrigeren Preis pro Monat, sondern auch von der kostenfreien Testphase von 14 Tagen, in der sie den Vertrag jederzeit beenden können – ideal zum Kennenlernen!
ZIELGRUPPE
- Kanzleien
- Unternehmen
SYSTEM
- Cloud
- Lokal
- App
Was ist 5FSoftware?
5FSoftware ist eine cloudbasierte Plattform, die speziell für die Bedürfnisse von Steuerkanzleien und Unternehmen konzipiert ist. Die Plattform dient als zentrales Kommunikations- und Datenaustauschsystem und ermöglicht die sichere digitale Zusammenarbeit mit Mandanten, Kunden und Lieferanten.
Die Plattform ist vollständig DSGVO- und GoBD-konform, bietet verschlüsselte Datenübertragung und wird in Deutschland gehostet, was maximale Sicherheit und Datenschutz gewährleistet.
Was kann 5FSoftware?
5FSoftware vereinfacht und optimiert Arbeits- und Kommunikationsprozesse durch eine Vielzahl an Funktionen. Nutzer können die Plattform individuell an ihre Arbeitsprozesse anpassen, egal ob es sich um kleine oder große Kanzleien handelt. Zu den Kernfunktionen gehören sichere Projekträume, interaktive Checklisten und flexible Kommunikationslinks, die es ermöglichen, unternehmensinterne sowie externe Prozesse effizient zu managen. Dokumente können rechtssicher digital signiert werden, was den Übergang zur papierlosen Kanzlei unterstützt.
Neben der strukturierten Zusammenarbeit mit externen Kontakten umfasst 5F auch die Abbildung unternehmensinterner Abläufe. 5F kommt als zentraler Kommunikationskanal in verschiedenen Bereichen mit ähnlichen Anforderungen zum Einsatz, wie in der Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung oder Unternehmensberatung.
- Sicheres Teilen von Dokumenten
- Individuelle Arbeitsplattform
- Flexibles Aufgabenmanagement
- Interaktive Checkliste
- Integration von Partnerlinks
- Flexibler Datenaustausch
- Chatfunktion
- Digitale Signatur
- White Label Funktion
- Corporate Colour Branding
ZIELGRUPPE
- Kanzleien
- Unternehmen
SYSTEM
- Cloud
- Lokal
- App
FIBUscan
Was ist FIBUscan?
FIBUscan ist eine Softwarelösung für die digitale Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Mandanten. Die Software richtet sich an Kanzleien, Buchhaltungsbüros sowie an klein- und mittelständische Unternehmen.
Für die Mandanten ist es eine einfache digitale Lösung für den kaufmännischen Bereich ihres Unternehmens.
Für Sie ist es ein hochautomatisiertes Buchungs- und Kommunikationstool, in dem über das hochautomatisierte Kontierungstool alle vorbereiteten Daten des Mandanten kontiert und exportiert werden.
Welche vorgelagerten Aufgaben übernimmt Ihr Mandant?
Ihr Mandant erfasst in FIBUscan seine Belege nur ein einziges Mal. Keine lästige Suche mehr, jeder Beleg steht Ihrem Mandanten jederzeit zur Verfügung. Die Daten und Belege können Ihnen automatisch "zugestellt" werden.
Folgende Vorteile hat Ihr Mandant mit FIBUscan:
- Tagesaktueller Überblick über alle Außenstände und Verbindlichkeiten
- Permanenter Überblick über die Liquiditätssituation des Unternehmens
- Bearbeitungszeit wird minimiert, mehr Zeit für das Kerngeschäft
- Zusatzmodule wie Kostenstellen, Freigabecenter, Rechtevergabe u.v.w. je nach Unternehmensgröße und Anforderungen des Mandanten jederzeit optional buchbar
Welchen Vorteil haben Sie?
- Hochautomatisiertes Buchen mit Lernassistenten
- Fast vollständig kontierte Bank
- Integrierter "Ich bin fertig"-Hinweis, wenn der Mandant alle Daten bearbeitet hat
- Arbeiten im gleichen Datenbestand wie Ihr Mandant
- Sicheres, einfaches und integriertes Kommunikationstool zur direkten Klärung offener Fragen - verknüpft am Buchungssatz
- Gemeinsames Archiv mit Ihrem Mandanten für wichtige Dokumente der Zusammenarbeit (z.B. für den Jahresabschluss)
- Zentrales Dokumentenarchiv
- DSGVO-konform
- Viele Exportmöglichkeiten
- Lernassistent
- Hochautomatisierte Buchhaltung
- Sicheres Kommunikationstool
ZIELGRUPPE
- Kanzleien
- Unternehmen
SYSTEM
- Cloud
- Lokal
- App
WISO MeinBüro Kanzlei
Was ist WISO MeinBüro Kanzlei?
WISO MeinBüro Kanzlei ist eine Online-Plattform zum Austausch und zur Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant. Mit WISO MeinBüro Kanzlei bieten Sie Ihren Mitarbeitern und Mandanten eine zentrale und DSGVO-konforme Plattform zur Digitalisierung der Zusammenarbeit.
Belege & Dokumente austauschen
Ihre Mandanten können Ihnen im gemeinsamen Dokumentebereich bequem und sicher sämtliche Belege, Geschäftsdokumente und sonstige Dateien zur Verfügung stellen. Physische Belege können schnell und einfach per Scan-App digitalisiert werden. Sie stellen Ihren Mandanten dort ebenfalls Auswertungen, Verträge uvm. zur Verfügung.
Zentrale Kommunikation
Stellen Sie Ihren Mandanten und Mitarbeitern eine zentrale Anlaufstelle für Kommunikation und Austausch zur Verfügung. Fordern Sie konkrete Erledigungen, Freigaben und Kenntnisnahmen inklusive Festlegung von Fristen und Zuständigkeiten an. Die automatische Erinnerungsfunktion per E-Mail und/oder Push-Benachrichtigung erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern wertvollle Zeit. Machen Sie sich keine Sorge um den Datenschutz: Die gesamte Kommunikation findet DSGVO-konform auf einer mehrfach gesicherten Plattform mit Servern in Deutschland statt.
Digitale Unterschriften
Fordern Sie Unterschriften von Ihren Mandanten direkt digital über die Plattform an. Sie können die Unterschriften frei auf dem Dokument platzieren und beliebig viele Unterzeichner angeben. Durch die einfache Möglichkeit, Unterschriften direkt digital leisten zu können, beschleunigen Sie Ihre Prozesse erheblich.
Auftragswesen & E-Rechnung
Ihre Mandanten erledigen ihr gesamtes Auftragswesen digital und bereiten ihre steuerrelevanten Daten und Unterlagen so optimal auf die Weiterverarbeitung durch Ihre Kanzlei vor. Sämtliche Dokumente werden digital erstellt und abgespeichert: Angebote, E-Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zeiterfassungen. Dank integriertem Online-Banking können offene Eingangsrechnungen direkt online beglichen werden. Zusätzlich unterstützt ein automatischer OPOS Abgleich bei der Zuordnung von Zahlungen und Belegen.
- Belege & Dokumente austauschen
- Dokumenten-OCR-Import
- Erinnerungen für Mandanten
- Echtzeit-Zugriff
- Digitale Unterschrift
- Digitales Auftragswesen
- E-Rechnungen
- Online-Banking & Überweisung
- Automatischer OPOS-Abgleich
- Mahnwesen
ZIELGRUPPE
- Kanzleien
- Unternehmen
SYSTEM
- Cloud
- Lokal
- App
👉 Mehr über Mandantenportale Software & Tools im Vergleich
Was ist ein Mandantenportal – und warum wird es immer wichtiger?
Mandantenportale sind digitale Schnittstellen, die Steuerberater und ihre Mandanten miteinander verbinden. Dabei handelt es sich um zentrale Kommunikations- und Austauschplattformen, die alle relevanten Dokumente, Aufgaben und Nachrichten bündeln. Im Unterschied zu herkömmlichen Kommunikationskanälen wie E-Mail oder Papierpost ermöglichen Mandantenportale einen strukturierten, nachvollziehbaren und vor allem sicheren Datenfluss.
Die Bedeutung dieser Portale wächst mit dem Fortschritt der Digitalisierung, nicht nur, weil sich rechtliche Anforderungen und Datenschutzstandards verschärfen, sondern auch, weil die Erwartungshaltung von Mandanten gestiegen ist. Wer heute einen Steuerberater beauftragt, rechnet mit einem digitalen Zugang zur Kanzlei – jederzeit und von überall.
Für wen ist ein Mandantenportal geeignet?
Grundsätzlich profitieren alle Beteiligten vom Einsatz eines Mandantenportals. Besonders kleinere Kanzleien können mit einem gut strukturierten Portal effizienter arbeiten und dabei Mandantenzufriedenheit spürbar erhöhen. Große Kanzleien wiederum setzen auf die Portale, um ihre internen Abläufe zu automatisieren und Mandantenkommunikation zu standardisieren.
Auch auf Mandantenseite zeigen sich Vorteile. Privatpersonen, Freiberufler oder Geschäftsführer mittelständischer Unternehmen, sie alle finden über das Portal einen unkomplizierten Zugang zu Steuerunterlagen und wichtigen Mitteilungen. Damit wird die Plattform zum digitalen Dreh- und Angelpunkt der Zusammenarbeit.
Welche typischen Funktionen bringen Mandantenportale mit?
Ein modernes Mandantenportal deckt weitaus mehr ab als nur das Hochladen von Belegen. Im Zentrum steht meist eine übersichtliche Benutzeroberfläche mit zentralem Dashboard. Dort erhalten Mandanten Zugriff auf Steuerbescheide, Auswertungen und Kommunikation. Auch die Möglichkeit, Fristen einzusehen oder Aufgaben zu verfolgen, ist häufig integriert.
Ein besonderes Merkmal vieler Portale ist der Einsatz digitaler Unterschriften. Damit lassen sich Dokumente rechtssicher und bequem direkt online signieren, was einen wichtigen Schritt zur vollständigen Digitalisierung darstellt. Weitere Funktionen wie Erinnerungen, Uploadbereiche für Buchhaltungsbelege oder die Verknüpfung mit Buchhaltungssystemen sind oft ebenfalls Teil des Angebots.
Welche Vorteile entstehen im Kanzleialltag?
Der Einsatz eines Mandantenportals bringt Steuerkanzleien zahlreiche organisatorische und strategische Vorteile. Im Alltag werden Abläufe nicht nur effizienter, sondern auch nachvollziehbarer gestaltet. Statt einzelner E-Mails mit Anfragen, Belegen oder Rückfragen findet der Austausch gebündelt an einem zentralen Ort statt.
Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:
- Effizienzsteigerung: Die Bearbeitungszeit pro Fall reduziert sich deutlich, da Dokumente strukturiert übermittelt und automatisch archiviert werden.
- Bessere Mandantenbindung: Durch transparente Kommunikation und jederzeitigen Zugriff auf relevante Unterlagen fühlen sich Mandanten besser betreut.
- Zentralisierung aller Daten: Wichtige Unterlagen und Nachrichten sind dauerhaft an einem Ort auffindbar – kein mühsames Zusammensuchen mehr.
- Sicherheit im Datenaustausch: Verschlüsselte Übertragungen und klare Rechteverwaltung bieten Schutz, wie er per E-Mail nicht realisierbar wäre.
- Entlastung interner Ressourcen: Standardaufgaben wie Fristenerinnerungen oder Rückfragen können automatisiert abgewickelt werden.
- Digitales Erscheinungsbild: Die Kanzlei präsentiert sich nach außen als moderner Dienstleister, was die Außenwirkung und Mandantengewinnung stärkt.
Was macht ein gutes Mandantenportal aus?
Die Qualität eines Mandantenportals zeigt sich an mehreren Faktoren. Im Vordergrund steht dabei eine intuitive Bedienung. Gerade Mandanten, die nicht täglich mit Steuersoftware arbeiten, sollen sich im Portal problemlos zurechtfinden. Auch die Integration in bestehende Systeme der Kanzlei spielt eine entscheidende Rolle – je nahtloser der Datenfluss, desto geringer der Pflegeaufwand.
Wichtig ist auch die Performance der Anwendung. Lange Ladezeiten oder unklare Navigationsstrukturen schrecken Mandanten ab und führen im Zweifel zu Rückfragen auf anderen Kanälen. Und natürlich darf das Thema Sicherheit nicht vernachlässigt werden: Verschlüsselte Datenübertragung, zertifizierte Rechenzentren und klare Zugriffsrechte sind ein Muss.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung?
Die Umstellung auf ein Mandantenportal bedeutet zunächst Aufwand, sowohl organisatorisch als auch kommunikativ. Kanzleien müssen Mandanten an das neue System heranführen, was besonders bei langjährigen Mandatsverhältnissen Fingerspitzengefühl erfordert. Eine begleitende Schulung oder ein verständlicher Leitfaden kann hier den Unterschied machen.
Außerdem müssen interne Abläufe angepasst werden. Aufgaben, die bisher manuell oder per E-Mail organisiert wurden, verschieben sich nun ins Portal. Diese Umstellung bringt auch Veränderungen in der Arbeitsweise der Kanzleimitarbeitenden mit sich. Ein offenes Change Management ist daher entscheidend für den Erfolg.
Welche Rolle spielt die mobile Nutzung?
Die Möglichkeit, auch per App auf das Mandantenportal zuzugreifen, ist längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern für viele Mandanten ein ausschlaggebendes Kriterium. Gerade Unternehmer oder Berufstätige, die viel unterwegs sind, schätzen die mobile Flexibilität.
Apps ermöglichen es, Belege direkt abzufotografieren und hochzuladen, Nachrichten von der Kanzlei zu lesen oder Rückfragen zu beantworten – alles vom Smartphone aus. Ein gut programmiertes Mobilangebot kann die Nutzungshäufigkeit des Portals erhöhen und damit die Effizienz der gesamten Zusammenarbeit steigern.
Was kosten Mandantenportale und welche Preismodelle gibt es?
Die Kostenstruktur variiert je nach Anbieter, Funktionsumfang und Anzahl der Mandanten. Einige Anbieter setzen auf monatliche Abomodelle pro Nutzer oder Kanzleigröße, andere bieten gestaffelte Lizenzpakete mit unterschiedlichem Leistungsumfang an.
Es gibt auch Freemium-Modelle mit eingeschränktem Funktionsumfang, die für kleinere Kanzleien oder zum Einstieg sinnvoll sein können. Zu beachten ist dabei jedoch, dass essenzielle Funktionen wie digitale Signatur, DATEV-Schnittstellen oder Support nicht immer enthalten sind. Wer die Plattform langfristig produktiv nutzen will, sollte auf versteckte Zusatzkosten und vertragliche Bindungen achten.
Gibt es Alternativen zum Mandantenportal?
Rein technisch betrachtet, lässt sich die Mandantenkommunikation auch weiterhin per E-Mail, Cloud-Ordner oder physischem Dokumentenaustausch abbilden. In der Praxis bringen diese Varianten jedoch zahlreiche Nachteile mit sich – vom Datenschutz über fehlende Struktur bis hin zu ineffizienter Abstimmung.
Ein Mandantenportal ist mehr als nur ein digitaler Briefkasten. Es vereint Funktionen, Automatisierung und zentrale Datenverwaltung – und wird so zur Schaltzentrale für eine moderne, zukunftsorientierte Steuerberatung. Alternativen dazu wirken heute zunehmend wie Notlösungen.
Fazit: Ein Muss für die digitale Kanzlei
Mandantenportale sind mehr als nur ein technisches Hilfsmittel, sie stehen sinnbildlich für die digitale Transformation im Steuerbereich. Kanzleien, die auf eine solche Lösung setzen, positionieren sich als moderne Dienstleister und erhöhen gleichzeitig ihre Effizienz. Für Mandanten bieten die Portale Komfort, Sicherheit und Transparenz.
Wer die passende Lösung wählt, kann nicht nur die Kommunikation verbessern, sondern die gesamte Zusammenarbeit neu definieren. Auf tax&bytes finden Steuerberater und Kanzleien einen umfassenden Überblick über die führenden Anbieter am Markt. Ein Vergleich lohnt sich für jede Kanzlei, die digital weiterdenken will.