Belegdigitalisierung

FIBUscan ist eine Softwarelösung für die digitale Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihren Mandanten. Die Software richtet sich an Kanzleien, Buchhaltungsbüros sowie an klein- und mittelständische Unternehmen.

Für die Mandanten ist es eine einfache digitale Lösung für den kaufmännischen Bereich ihres Unternehmens. 
Für Sie ist es ein hochautomatisiertes Buchungs- und Kommunikationstool, in dem über das hochautomatisierte Kontierungstool alle vorbereiteten Daten des Mandanten kontiert und exportiert werden.

Welche vorgelagerten Aufgaben übernimmt Ihr Mandant?

Ihr Mandant erfasst in FIBUscan seine Belege nur ein einziges Mal. Keine lästige Suche mehr, jeder Beleg steht Ihrem Mandanten jederzeit zur Verfügung. Die Daten und Belege können Ihnen automatisch "zugestellt" werden.

Folgende Vorteile hat Ihr Mandant mit FIBUscan:

• Tagesaktueller Überblick über alle Außenstände und Verbindlichkeiten
• Permanenter Überblick über die Liquiditätssituation des Unternehmens
• Bearbeitungszeit wird minimiert, mehr Zeit für das Kerngeschäft
• Zusatzmodule wie Kostenstellen, Freigabecenter, Rechtevergabe u.v.w. je nach Unternehmensgröße und Anforderungen des Mandanten jederzeit optional buchbar

Welchen Vorteil haben Sie?

• Hochautomatisiertes Buchen mit Lernassistenten
• Fast vollständig kontierte Bank
• Integrierter "Ich bin fertig"-Hinweis, wenn der Mandant alle Daten bearbeitet hat
• Arbeiten im gleichen Datenbestand wie Ihr Mandant
• Sicheres, einfaches und integriertes Kommunikationstool zur direkten Klärung offener Fragen - verknüpft am  Buchungssatz
• Gemeinsames Archiv mit Ihrem Mandanten für wichtige Dokumente der Zusammenarbeit (z.B. für den Jahresabschluss)

WISO MeinBüro Kanzlei ist eine Online-Plattform zum Austausch und zur Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant. Mit WISO MeinBüro Kanzlei bieten Sie Ihren Mitarbeitern und Mandanten eine zentrale und DSGVO-konforme Plattform zur Digitalisierung der Zusammenarbeit.

Belege & Dokumente austauschen

Ihre Mandanten können Ihnen im gemeinsamen Dokumentebereich bequem und sicher sämtliche Belege, Geschäftsdokumente und sonstige Dateien zur Verfügung stellen. Physische Belege können schnell und einfach per Scan-App digitalisiert werden. Sie stellen Ihren Mandanten dort ebenfalls Auswertungen, Verträge uvm. zur Verfügung.

Zentrale Kommunikation

Stellen Sie Ihren Mandanten und Mitarbeitern eine zentrale Anlaufstelle für Kommunikation und Austausch zur Verfügung. Fordern Sie konkrete Erledigungen, Freigaben und Kenntnisnahmen inklusive Festlegung von Fristen und Zuständigkeiten an. Die automatische Erinnerungsfunktion per E-Mail und/oder Push-Benachrichtigung erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern wertvollle Zeit. Machen Sie sich keine Sorge um den Datenschutz: Die gesamte Kommunikation findet DSGVO-konform auf einer mehrfach gesicherten Plattform mit Servern in Deutschland statt.

Digitale Unterschriften

Fordern Sie Unterschriften von Ihren Mandanten direkt digital über die Plattform an. Sie können die Unterschriften frei auf dem Dokument platzieren und beliebig viele Unterzeichner angeben. Durch die einfache Möglichkeit, Unterschriften direkt digital leisten zu können, beschleunigen Sie Ihre Prozesse erheblich.

Auftragswesen & E-Rechnung

Ihre Mandanten erledigen ihr gesamtes Auftragswesen digital und bereiten ihre steuerrelevanten Daten und Unterlagen so optimal auf die Weiterverarbeitung durch Ihre Kanzlei vor. Sämtliche Dokumente werden digital erstellt und abgespeichert: Angebote, E-Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zeiterfassungen. Dank integriertem Online-Banking können offene Eingangsrechnungen direkt online beglichen werden. Zusätzlich unterstützt ein automatischer OPOS Abgleich bei der Zuordnung von Zahlungen und Belegen.

VD2 richtet sich an Steuerberater und Kanzleien, die die Verfahrensdokumentation für ihre Mandanten durch einen erfahrenen Dienstleister kosteneffizient erstellen lassen oder die Softwareanwendung an ihre Mandanten empfehlen möchten, damit diese die Dokumentation eigenständig mithilfe strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos erarbeiten. VD2 ist die passende Lösung für Kanzleien, die dieses Thema bewusst abgeben und dafür keine internen Ressourcen einsetzen wollen. Soll die Verfahrensdokumentation hingegen gezielt zur Erhöhung des Deckungsbeitrags in die Kanzleistrategie integriert werden, ist VD2 PRO die richtige Wahl.

Integration in den Kanzleialltag

VD2 ermöglicht die Einbindung der Verfahrensdokumentation in den Kanzleialltag, ohne dass Kanzleien dafür eigene interne Ressourcen in der operativen Umsetzung einsetzen müssen.

Je nach Mandat erfolgt die Erstellung entweder durch VD2 als Dienstleister oder eigenständig durch den Mandanten mithilfe der Softwareanwendung, strukturierter Abfragen, Hilfeanleitungen und Videos. Die Kanzlei kann das Thema damit abgeben und ihren Mandanten dennoch eine geeignete Lösung anbieten.

VD2 bietet auf Wunsch die vollständige Erstellung der Verfahrensdokumentation als Dienstleistung zum Festpreis. Berücksichtigt werden dabei alle relevanten Bestandteile der Verfahrensdokumentation, insbesondere die digitale Belegablage, das ersetzende Scannen, die Kasse und der Onlineshop.

Darüber hinaus unterstützt ein jährlicher Workflow die laufende Pflege, indem Aufgaben automatisch an die jeweiligen Verantwortlichen beim Mandanten verteilt werden, damit die Verfahrensdokumentation innerhalb der Softwareanwendung überprüft und aktualisiert wird.

Software, Vorlagen und KI

VD2 ermöglicht eine strukturierte und zeiteffiziente Erstellung der Verfahrensdokumentation durch branchenspezifische Templates, unter anderem für Lebensmittelindustrie, produzierendes Gewerbe, Immobilien- und Hausverwaltung sowie Sozialwirtschaft.

Branchentypische Anforderungen werden systematisch berücksichtigt, etwa Kassensysteme im Handel und in der Gastronomie, Online-Shop-Prozesse, digitale Belegablage als Standard, Verfahren zum ersetzenden Scannen sowie spezifische Prozessbesonderheiten wie Warenvernichtung im Lebensmittelumfeld.

Zahlreiche marktübliche Softwarelösungen, die bei Mandanten im Einsatz sind, sind strukturiert hinterlegt. Dadurch reduziert sich der Erfassungsaufwand erheblich und die Bearbeitungszeit pro Mandat sinkt deutlich.

Ein integrierter KI-Schreibassistent unterstützt bei der Ausformulierung der Prozessbeschreibungen und führt strukturiert durch die relevanten Inhalte.

Aktualisierung und IKS (Internes Kontrollsystem)

Der integrierte Audit-Workflow und das interne Kontrollsystem (IKS) überprüfen regelmäßig die Aktualität der Verfahrensdokumentation sowie die Umsetzung der definierten Prozesse im Unternehmen.

Im Rahmen dieses Workflows verschickt die Software automatisiert Aufgaben an den Mandanten. Ein manuelles Nachhalten per E-Mail entfällt. Bearbeitungsstände und Fristen werden transparent dokumentiert.

Eine integrierte Kommentarfunktion bündelt sämtliche Abstimmungen strukturiert an einem zentralen Ort.

Nach jedem Audit sowie nach jedem Lauf des internen Kontrollsystems erstellt die Software automatisch ein Prüfprotokoll. Dieses wird gemeinsam mit der jeweils versionierten Verfahrensdokumentation revisionssicher abgelegt und kann über eine Schnittstelle in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden.

Nächster Schritt

Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin und prüfen Sie, ob die VD2 zu Ihnen passt.

Ansprechpartner:

Nadine Rauß

rauss@vd2.software

https://calendly.com/rauss-vd2/online-kaffee-fur-neue-partner

WISO MeinBüro Dokumente ist eine cloudbasierte Softwarelösung für digitales Dokumentenmanagement. Es richtet sich an Kanzleien, Selbstständige und Unternehmen, die Dokumente aller Art mit wenigen Klicks digitalisieren, organisieren und sicher archivieren möchten.

Was kann WISO MeinBüro Dokumente?

WISO MeinBüro Dokumente bietet eine umfangreiche Palette an Funktionen für die digitale Verwaltung von Dokumenten. Dazu zählen insbesondere das mühelose Digitalisieren von Dokumenten per mobiler Scan-App (iOS & Android) sowie eine sichere Ablage im GoBD-konformen Dokumentenarchiv. Dank intelligenter Volltextsuche mittels automatischer Texterkennung (OCR), individueller Ordnerstrukturen und Kategorisierung durch Tags lassen sich abgelegte Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden. Schnittstellen zu invoicefetcher und FinHelper ermöglichen einen automatischen Import von z. B. Eingangsrechnungen. Darüber hinaus wartet WISO MeinBüro Dokumente mit einer praktischen Aufgabenverwaltung, elektronischen Unterschriften und EPC-QR-Code-Generator zum schnelleren Bezahlen von Eingangsrechnungen auf.

Das Beste: Sollten Ihre Mandanten ebenfalls WISO MeinBüro Dokumente nutzen, können diese steuerrelevante Unterlagen dank der integrierten DATEV-Schnittstelle mit wenigen Klicks an Ihre Kanzlei senden – Schluss mit sperrigen Pendelordnern! Alternativ stehen ein manueller Datenexport (kompatibel mit den gängigen Steuerberatersystemen, wie z. B. DATEV, Simba, Agenda, ADDISON, Stotax) sowie ein Softwarezugang für Steuerberater zur Verfügung.

Ist WISO MeinBüro Dokumente mit anderen WISO MeinBüro Lösungen kompatibel?

Ja, WISO MeinBüro Dokumente profitiert von Schnittstellen zu WISO MeinBüro Kanzlei, WISO MeinBüro Rechnungen, WISO MeinBüro Personal und WISO MeinBüro Desktop. Mehr Informationen zu diesen Lösungen finden Sie am Ende.

VD2 Pro unterstützt Steuergruppen und Verbände beim Aufbau standardisierter, wirtschaftlich tragfähiger Dienstleistungsmodelle im Bereich Verfahrensdokumentation unter Wahrung der eigenen Markenidentität.

Integration in die Kanzlei / Gruppe

VD2 Pro ermöglicht die Abbildung komplexer Partnerorganisationen innerhalb einer zentral gesteuerten Systemumgebung.

Ein zentrales Admin-Panel ermöglicht die Verwaltung von Partnerkanzleien, Mandanten und Zugriffsrechten auf Gruppenebene. Dadurch entsteht eine klare organisatorische Steuerungsmöglichkeit innerhalb der gesamten Struktur.

VD2 Pro basiert auf einer klar strukturierten, mehrstufigen Architektur. Auf oberster Ebene steht das zentrale Admin-Panel der Steuergruppe oder des Verbandes. Dort werden Partnerkanzleien angelegt und verwaltet.

Innerhalb jeder angelegten Kanzlei können wiederum die jeweiligen Mandanten strukturiert erfasst und bearbeitet werden. Jede Kanzlei arbeitet in ihrem eigenen organisatorischen Bereich.

Die Daten der einzelnen Kanzleien und Mandanten sind voneinander getrennt. Dadurch wird eine klare Mandanten- und Kanzleitrennung innerhalb der Gruppenstruktur gewährleistet, während die übergeordnete Steuerung auf Admin-Ebene bestehen bleibt.

Über eine White-Label-Funktion wird die eigene Markenidentität vollständig integriert. Partnerkanzleien arbeiten innerhalb einer einheitlichen Struktur unter dem Namen der Gruppe oder des Verbandes.

Zusätzlich können interne Ressourcen wie Leitfäden, Anleitungen oder Videotutorials in einem geschützten Partnerbereich bereitgestellt werden. So lassen sich gruppenweite Standards strukturiert vermitteln.

Die Kombination aus zentraler Steuerung und dezentraler Umsetzung schafft Transparenz, Vergleichbarkeit und Skalierbarkeit innerhalb der Gruppe.

Software, Vorlagen und KI

VD2 Pro basiert funktional auf der VD2-Systemlogik zur strukturierten Erstellung und Aktualisierung von Verfahrensdokumentationen. Branchenspezifische Templates sowie hinterlegte Informationen zu marktüblichen Softwarelösungen unterstützen eine standardisierte Umsetzung innerhalb der Partnerkanzleien.

Ein integrierter KI-Schreibassistent unterstützt bei der strukturierten Ausformulierung von Prozessbeschreibungen und führt durch die relevanten Inhalte.

Aktualisierung und IKS (Internes Kontrollsystem)

Der integrierte Audit-Workflow und das interne Kontrollsystem (IKS) überprüfen regelmäßig die Aktualität der Verfahrensdokumentation sowie die Umsetzung der definierten Prozesse.

Aufgaben werden automatisiert an die jeweils verantwortlichen Beteiligten versendet. Bearbeitungsstände und Fristen werden innerhalb des Systems transparent dokumentiert.

Eine integrierte Kommentarfunktion ermöglicht die strukturierte Abstimmung innerhalb der Organisation.

Nach jedem Audit sowie nach jedem Lauf des internen Kontrollsystems erstellt die Software automatisch ein Prüfprotokoll. Dieses wird gemeinsam mit der versionierten Verfahrensdokumentation revisionssicher abgelegt und kann über eine Schnittstelle in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden.

Wirtschaftlichkeit der Integration von VD2 Pro

Die Integration von VD2 Pro ermöglicht Steuergruppen und Steuerverbänden, die Verfahrensdokumentation als standardisierte und gruppenweit skalierbare Dienstleistung aufzubauen. Durch einheitliche Strukturen, zentrale Steuerung über das Admin-Panel und definierte Qualitätsstandards entsteht eine wirtschaftlich belastbare Leistungsarchitektur innerhalb der gesamten Organisation, zeiteffizient!

Der Deckungsbeitrag wird durch standardisierte Abläufe, reduzierte Abstimmungsaufwände und eine strukturierte, wiederkehrende Aktualisierung der Verfahrensdokumentationen nachhaltig erhöht. Die gruppenweite Implementierung schafft Skaleneffekte über mehrere Partnerkanzleien hinweg und ermöglicht eine konsistente Honorargestaltung.

VD2 Pro unterstützt damit den gezielten Ausbau des Dienstleistungsportfolios auf Kanzlei- und Gruppenebene – mit planbarer Erlösstruktur, klarer organisatorischer Steuerbarkeit und langfristiger wirtschaftlicher Tragfähigkeit.

Schnittstellenoption DATEV

Auf Wunsch kann eine DATEV-Schnittstelle für den Stammdatenimport durch einen Drittanbieter bereitgestellt werden. Dadurch lassen sich relevante Mandantenstammdaten strukturiert in das System überführen und bestehende Datenbestände effizient integrieren.

Alleinstellungsmerkmale

VD2 Pro bietet Steuerkanzleien, Steuergruppen und Steuerverbänden spezifische Funktionen, die in dieser Kombination am Markt nicht verfügbar sind:

• White-Label-Fähigkeit zur vollständigen Integration der eigenen Markenidentität

• Zentrales Admin-Panel zur Verwaltung von Partnerkanzleien, Mandanten und Zugriffsrechten auf Gruppenebene

• Abbildung komplexer Partner- und Verbandsstrukturen innerhalb einer einheitlichen Systemumgebung

• Bereitstellung interner Ressourcen (z. B. Leitfäden, Anleitungen, Videotutorials) in einem geschützten Partnerbereich

• Kombination aus zentraler Steuerung und dezentraler Umsetzung innerhalb der Gruppe

• Integrierter Audit-Workflow im Vier-Augen-Prinzip auf Mandantenebene

• Integriertes internes Kontrollsystem (IKS) mit automatisierter Prüfprotokollierung

• Revisionssichere Versionierung mit DMS-Schnittstelle

• Flexible Ressourcennutzung innerhalb der Gruppe – von zentraler Unterstützung bis zur dezentralen Umsetzung durch VD2 als Dienstleister zur Erstellung der Verfahrensdokumentation