Tax Operations 2025: Automatisierte Vorsteuerermittlung, KI & Big Data

Am 9. Oktober 2025 konnte ich auf der Tax Operations Konferenz in Dortmund darüber sprechen, wie sich steuerliche Prozesse in der Finanzindustrie durch datenbasierte Automatisierung und den gezielten Einsatz digitaler Werkzeuge grundlegend verändern. Im Mittelpunkt standen dabei die Vorsteuerermittlung und -aufteilung sowie der Einsatz KI-gestützter Steuerfindung in SAP-Systemlandschaften.

💼Steuerliche Realitäten in komplexen Organisationsstrukturen

In der Versicherungswirtschaft treffen steuerliche Pflichten auf eine operative Struktur, die von Dezentralität, einer Vielzahl von Systemen und hohen Buchungsvolumina geprägt ist. Die Provinzial bewegt sich hier mit etwa sieben Milliarden Euro Prämieneinnahmen und mehr als 150 Gesellschaften in einem hochkomplexen Umfeld. Obwohl viele Umsätze umsatzsteuerfrei sind, entstehen jährlich rund 1,2 Milliarden Euro an transaktionalen Steuerpflichten. Allein die Umsatzsteuerpflicht auf Nebenleistungen bewegt sich zwischen 25 und 30 Millionen Euro.

Besondere Herausforderungen ergeben sich durch Prozesse, die automatisiert, aber nicht steuerlich kontrolliert ablaufen. So werden beispielsweise im Schadenbereich Rechnungen per OCR eingelesen, ohne dass diese systemseitig einer steuerlichen Prüfung unterzogen werden. Denn diese Eingangsrechnungen sind überwiegend als nicht steuerbarer Schadenersatz einzuordnen (Schadenregulierung). Es fehlen Steuerkennzeichen, Klassifizierungen und eine transparente Dokumentation in den Nebenbüchern der Schadensysteme. Dies ist auch branchenüblich, da die Schaden-Nebenbücher überwiegend nur echten Schadenersatz abwickeln.

Diese Lücken führen zu Unsicherheiten bei der Steuerschuldnerschaft. Denn überwiegend ist die Provinzial nicht der Rechnungsempfänger. KI-basiertes Screening ordnet dann aber die Rechnungen dem Schaden bzw. dem Versicherungsnehmer zu. Damit kann die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers auch geklärt werden. Spätestens mit Einführung des sog. Realtime-reporting in 2030 wird allerdings eine kreditorische Erfassung aller Rechnungen des Schadenbereichs auch in Nebenbüchern zur Pflicht.

🧾VERA: Belegbasierte Vorsteuerermittlung mit SAP-Anbindung

Um Herausforderungen im Bereich der Vorsteueraufteilung gezielt anzugehen, kommt das Add-on VERA zum Einsatz. Die Software analysiert Aufwands- und Investitionsbuchungen automatisiert und ermittelt auf dieser Grundlage nicht direkt zuordenbare Vorsteueranteile. Grundlage hierfür sind die Vorgaben des BMF-Schreibens vom 9. Dezember 2024 zur Vorsteueraufteilung.

Das Tool besteht aus 3 Modulen:

VERA-Aufwand: verarbeitet Aufwandsbelege gemäß §15 UStG

VERA-Anlagen: bewertet und berichtigt Anlagen gemäß §15, §15a UStG

VERA-§15a: korrigiert Vorsteuer für nicht aktivierte Aufwendungen

In der Praxis besonders relevant ist das Modul VERA-Aufwand. Es ermöglicht die Analyse von Buchungen ohne Steuerkennzeichen, in dem OCR-Daten und Beleginhalte ausgewertet werden. Dadurch können Unterscheidungen zwischen Vorsteuer- und Versicherungssteueranteilen erkannt, Rechenschritte transparent dokumentiert und steuerlich relevante Informationen automatisiert aufbereitet werden. Dies schafft Klarheit in einem sonst intransparenten Umfeld.

📊Steuerliche Kontrolle trotz Dezentralität

Ein zentrales Problem besteht darin, dass viele steuerlich relevante Buchungen außerhalb des zentralen SAP-Systems vorgenommen werden. Fachabteilungen geben Daten ein, ohne über die erforderlichen steuerlichen Kenntnisse zu verfügen. VERA schließt diese Lücke, indem es bestehende Datenquellen zusammenführt und auf steuerliche Relevanz analysiert. Hinweise zu Auffälligkeiten oder Nachprüfungsbedarf werden systemgestützt zurückgemeldet. So entsteht ein hybrides Modell aus technischer Prüfung und menschlicher Bewertung.

So ist es möglich, auch in heterogenen Konzernstrukturen mit dezentraler Verantwortlichkeit eine steuerlich saubere Datenlage zu schaffen, ohne in operative Prozesse eingreifen zu müssen.

🤖CITAX: KI-gestützte Steuerfindung für Sachzuwendungen

Ein zweiter Schwerpunkt befasste sich mit CITAX, einer Softwarelösung zur steuerlichen Bewertung von Incentive-Maßnahmen. Im Mittelpunkt stehen dabei Sachzuwendungen wie Reisen, Prämien oder geldwerte Vorteile, die Mitarbeitenden, selbständigen Handelsvertretern oder Dritten gewährt werden. Diese können sowohl umsatz- als auch lohnsteuerpflichtig sein.

In der Praxis zeigt sich, dass steuerpflichtige Sachverhalte schneller entstehen als oft angenommen. Bereits bei Zielerreichungsprogrammen mit Aufwendungen von mehr als 10.000 Euro pro Person besteht ein erhebliches Risiko. CITAX analysiert solche Vorgänge automatisiert und vergleicht sie mit hinterlegten Schwellenwerten. So entsteht eine strukturierte Erstbewertung, die steuerliche Risiken sichtbar macht.

CITAX übernimmt dabei insbesondere:

👉 die automatisierte Identifikation steuerlich relevanter Sachverhalte

👉 die Bewertung anhand gesetzlicher Vorgaben und interner Schwellenwerte.

👉 die Markierung auffälliger Fälle zur weiteren steuerlichen Prüfung.

In einem nächsten Schritt soll CITAX um ein Dashboard ergänzt werden, das auf ERP-Daten aufsetzt und typische Risikobuchungen erkennt. Hierzu zählen beispielsweise hochwertige Sachgeschenke, Eventausgaben oder nicht dokumentierte Incentives. Das Ziel besteht darin, steuerlich relevante Sachverhalte frühzeitig im operativen Prozess zu identifizieren.

Durch diese Weiterentwicklung entsteht ein System, das steuerlich relevante Zuwendungen bereits im Entstehungszeitpunkt und nicht erst retrospektiv erkennt und klassifiziert. So kann Steuerkonformität nicht nur dokumentiert, sondern aktiv gestaltet werden.

Datenqualität und Systemlandschaft als Grundlage

Die vorgestellten Tools zeigen: Ohne strukturierte und valide Daten können digitale Lösungen nicht greifen. Dabei ist nicht nur die Qualität der Buchungen entscheidend, sondern auch die Integration von OCR-Systemen, Schnittstellen und Dokumentenmanagementsystemen.

Die technische Umsetzung muss mit einer Prozessveränderung einhergehen. Denn eine automatisierte Vorsteueraufteilung oder Steuerfindung ist nur dann sinnvoll, wenn der zugrunde liegende Buchungssatz alle relevanten Informationen enthält. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Steuerungsinstrument.

FAZIT

Digitalisierung verlangt Prozesskompetenz

Auf der Tax Operations Konferenz 2025 wurde deutlich, dass digitale Steuerprozesse nicht an Toolgrenzen scheitern, sondern an fehlender Prozesskenntnis oder mangelnder Datentiefe. VERA und CITAX zeigen exemplarisch, wie die Finanzindustrie die steuerliche Digitalisierung in die Praxis umsetzt.

Drei Erkenntnisse lassen sich festhalten:

1️⃣Vorsteuerermittlung und Steuerfindung erfordern ein Zusammenspiel aus Technologie, Datenstruktur und Fachwissen.

2️⃣Tools können Transparenz schaffen, aber keine Verantwortung übernehmen.

3️⃣Digitalisierung beginnt bei der Prozessgestaltung und endet nicht bei der Toolwahl.

Steuerabteilungen müssen sich als aktive Partner im Digitalisierungsprozess verstehen. Nur so gelingt es, rechtssichere und effiziente Abläufe in einer zunehmend datengetriebenen Steuerwelt zu etablieren.

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