Empfangene E-Rechnungen validieren und Prüfbericht jahrelang abspeichern

Jeder spricht vom erforderlichen Bürokratieabbau in Deutschland. Und was macht das BMF? In schöner Regelmäßigkeit torpediert es jegliche Bemühung für einen effektiven Bürokratieabbau. Nun gut, manchmal lässt es durch die eine oder andere Vereinfachungsregelung seinen – vermeintlich – guten Willen erkennen, nur um kurz darauf wieder so richtig „loszulegen“.

Und nun komme ich zum Kern des heutigen Blog-Beitrages: Jeder inländische Unternehmer ist ab sofort gehalten, eine eingehende E-Rechnung nicht nur – wie bislang – inhaltlich zu prüfen, sondern darüber hinaus auch technisch zu validieren. Und den Validierungsbericht soll er nach Möglichkeit mindestens acht Jahre aufbewahren. Viel Spaß dabei!

🧐 Hintergrund

Die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) zwischen inländischen Unternehmern gilt grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025. Der Gesetzgeber hat zwar Übergangsregelungen bis 2028 geschaffen, das heißt, nicht jeder Unternehmer muss bereits jetzt schon verpflichtend E-Rechnungen erteilen. Doch: Inländische Unternehmer müssen trotz der Übergangsfristen seit 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Dies ist vor allem erforderlich, weil ansonsten der Vorsteuerabzug verloren gehen kann.

📄 Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025

Jüngst hat das BMF in einem umfassenden Schreiben zur Validierung von E-Rechnungen Stellung genommen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 – S 7287-a/00019/007/243). Danach gilt unter anderem:

E-Rechnungen müssen in einem bestimmten Format erstellt werden. Dieses muss gewährleisten, dass die Rechnungsangaben elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Im strukturierten Teil der E-Rechnung müssen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten sein. Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage genügt nicht, da dann keine elektronische Verarbeitung möglich ist. Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen. Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z.B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei).

Rechnungsempfänger sind gehalten, eine E-Rechnung daraufhin zu prüfen, so genannte Formatfehler, Geschäftsregelfehler oder inhaltliche Fehler vorliegen. Formatfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder keine richtige und vollständige Extraktion zulässt. Geschäftsregelfehler liegen beispielsweise vor, wenn gegen logische Abhängigkeiten in der Rechnungsdatei verstoßen wird oder Informationen zueinander in Widerspruch stehen. Beispiel: Der Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuersatz überein. Inhaltsfehler liegen vor, wenn gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben verstoßen wird.

Formatfehler und Inhaltsfehler sind keinesfalls verzeihlich – sie führen unweigerlich zu einem Verlust des Vorsteuerabzuges beim Rechnungsempfänger. Bei Geschäftsregelfehlern gilt dies – von ganz wenigen Ausnahmen abgesehen – ebenso. Immerhin dürften Format- und Geschäftsregelfehler bei der technischen Validierung auffallen. Ein Unternehmer kann sich daher auch auf das technische Ergebnis einer Validierung durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren (mindestens acht Jahre). Inhaltsfehler hingegen lassen sich nicht unbedingt durch eine technische Validierung erkennen. Hier ist also nach wie vor eine „händische“ Prüfung angebracht.