E-Rechnung: Schwächen vieler Validatoren im Überblick

Während die Validierung von E-Rechnungen lange Zeit überwiegend als technischer Aspekt betrachtet wurde, hat das BMFSchreiben vom 15. Oktober 2025 diese stärker denn je in den Mittelpunkt unternehmerischer Aufmerksamkeit gerückt. Künftig wird die umsatzsteuerliche Anerkennung einer E-Rechnung unmittelbar davon abhängen, dass sie vollständig und richtig validiert wurde. Damit ist die Validierung aber nicht nur steuerlich, sondern auch prozessual von Bedeutung. Denn eine sorgfältige Prüfung stellt sicher, dass fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen gar nicht erst in die internen Verarbeitungsprozesse gelangen und dort zu Verzögerungen, Abbrüchen oder Manuelleingriffen führen.

Auf Fachkonferenzen, in amtlichen Verfügungen und in der öffentlichen Diskussion entsteht der Eindruck, der Markt biete eine Vielzahl leistungsfähiger Validierungslösungen, doch die Realität sieht anders aus. Viele sogenannte „Validatoren” erfüllen weder die umfangreichen formatbezogenen Anforderungen der CEN-Norm EN 16931, die als europaweit verbindlicher Standard die technische und inhaltliche Prüfarchitektur definiert, noch die steuerlichen Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes.

Dieser Beitrag soll aufzeigen, wo die strukturellen Schwächen vieler am Markt verfügbarer Validierungstools liegen, und erläutern, welche fachlichen, technischen und organisatorischen Kriterien Unternehmen zwingend berücksichtigen sollten, um einen ordnungsmäßigen, effizienten und revisionssicheren Rechnungsprozess sicherzustellen.

Der Hype um die E-Rechnung – und die ernüchternde Lage am Markt 🫨

Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung erwarten viele Unternehmen, dass eine Validierung künftig weitgehend automatisiert alle potenziellen Fehler erkennt. Doch die Erwartung und die tatsächliche Leistungsfähigkeit vieler Lösungen klaffen weit auseinander.

1. Fehlende oder unzureichende Validierung der gesetzlichen Anforderungen

Unternehmen gehen aktuell oftmals davon aus, dass extern eingekaufte Validatoren auch erfolgreich validieren und ihre E-Rechnungen somit sowohl formal korrekt als auch inhaltlich vollständig geprüft werden.

In der Praxis zeigt sich jedoch, dass insbesondere die in der CEN-Norm festgelegten syntaktischen und semantischen Prüfregeln häufig gar nicht oder nur teilweise im Rahmen einer am Markt erhältlichen Validierungslösung umgesetzt werden. Noch seltener erfolgt eine technische Prüfung der umsatzsteuerlichen Korrektheit. Unternehmer haben aktuell oftmals ein trügerisches Gefühl von Sicherheit, während steuerliche oder inhaltliche Fehler unentdeckt bleiben und später im Prozess zu Verzögerungen, Mehraufwand und ComplianceRisiken führen können.

2. Fehlen von geprüfter und ggf. zertifizierter Software

Für Unternehmen besteht heute eine zentrale Herausforderung darin, am Markt tatsächlich verlässliche und wirksame Validierungslösungen zu identifizieren.

Was an dieser Stelle noch fehlt bzw. am Markt kaum auffindbar ist, sind Validatoren, die durch eine unabhängige Instanz geprüft oder z.B. auch zertifiziert wurden. Während andere steuerlich relevante IT-Anwendungen zumeist wenigstens ein Zertifikat über die Einhaltung der GoBD-Anforderungen vorweisen können, fehlt eine entsprechende Zertifizierung von Validatoren. Damit steht den Unternehmen kein objektiver Qualitätsmaßstab zur Verfügung. Ohne ein solches Prüfungssiegel sind Unternehmen gezwungen, sich auf Lösungen zu verlassen, deren interne Funktionsweise weitgehend intransparent bleibt.

Unternehmen stehen damit vor der schwierigen Aufgabe, eigenständig herauszufinden, ob ein Validator tatsächlich die notwendige Prüftiefe bietet oder lediglich eine oberflächliche Prüfung durchführt, die nur den Eindruck formaler Ordnungsmäßigkeit vermittelt.

3. Fehlende Dokumentation der Prüfungen

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung stellt ausdrücklich klar, dass Rechnungen im Rahmen einer geeigneten Validierung auf sämtliche relevante Fehlerarten hin zu prüfen sind. Zudem ist der Validierungsbericht als Nachweis aufzubewahren, um die Ordnungsmäßigkeit der Verarbeitung gegenüber Prüfern belegen zu können. Genau hier besteht jedoch eine deutliche Lücke im Markt: Viele Validatoren führen zwar eine technische Prüfung durch, vernachlässigen jedoch die lückenlose Dokumentation und revisionssichere Archivierung der Prüfergebnisse. Unter GoBD-Vorgaben, insbesondere Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Unveränderbarkeit, ist dieses Defizit besonders kritisch anzusehen. Unternehmen riskieren damit, dass sie im Prüfungsfall keinen belastbaren Nachweis über die Ordnungsmäßigkeit der Validierung vorlegen können. Die Folge: formelle Risiken, unnötiger Mehraufwand und potenzielle Beanstandungen, obwohl die E-Rechnung eigentlich gerade diese Prozesse sicherer und effizienter machen soll.

Was ein moderner Validator heute wirklich können sollte ☝️

Um die oben beschriebenen Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmen nur Lösungen einsetzen, die klare fachliche, technische und organisatorische Mindestanforderungen erfüllen.

👉 Prüfung gegen CEN-Norm und umsatzsteuerliche Regeln

Ein leistungsfähiger Validator sollte die CEN-Norm-Prüfung nicht isoliert betrachten, sondern sollte technische und steuerliche Anforderungen in einem einheitlichen Validierungsschritt zusammenführen. Das bedeutet: Die vollständige Prüfung aller syntaktischen und semantischen Regeln der EN 16931 sollte idealerweise um eine technische umsatzsteuerliche Prüfung ergänzt werden. Natürlich kann die Technik keine vollständige umsatzsteuerliche Prüfung ersetzen, jedoch kann letztere durch die Technik unterstützt und vereinfacht werden. Nur wenn alle vier Prüfbereiche – syntaktische, semantische, technische sowie teilautomatisierte bzw. manuelle umsatzsteuerliche Prüfungen – kombiniert werden, lässt sich sicherstellen, dass eine E-Rechnung nicht nur formal korrekt, sondern auch inhaltlich rechtskonform nach UStG ist.

Erst die Verknüpfung beider Prüfwelten in einem einheitlichen Validierungsprozess ermöglicht es, Fehler frühzeitig zu erkennen und zwar genau zu dem Zeitpunkt, an dem sie entstehen. Dadurch lassen sich fehlerhafte Eingangsrechnungen noch vor der Weiterverarbeitung abfangen, Verzögerungen im Prozess verhindern und aufwändige Schleifen mit Lieferanten vermeiden. Ein modernes Validierungssystem sollte daher zwingend sowohl die CEN-Norm-Regeln als auch die umsatzsteuerlichen Vorgaben abbilden.

👉 Auswahl von geprüfter und ggf. zertifizierter Software

Unternehmen sollten bei der Auswahl eines Validators nicht nur auf die Funktionsbeschreibung des Anbieters vertrauen, sondern prüfen, ob die Lösung bereits durch einen externen, unabhängigen Dritten bewertet wurde, beispielsweise im Rahmen einer Softwareprüfung oder, im Idealfall, eines formal ausgestellten Software-Testats. Besonders wertvoll ist eine Zertifizierung dann, wenn sie von einem umsatzsteuerlich versierten Prüfer durchgeführt wurde, der sowohl die technische Umsetzung als auch die steuerlich relevanten Prüfprozesse beurteilen kann.

Eine solche externe Bestätigung erhöht die Verlässlichkeit des Produkts erheblich, da sie belegt, dass die implementierten Prüfverfahren vollständig, korrekt und nachvollziehbar ausgestaltet sind. Gleichzeitig reduziert sie das Risiko, sich auf eine Validierungslösung zu verlassen, deren Prüftiefe oder methodische Qualität intern nicht überprüfbar ist.

Allerdings gilt: Selbst ein zertifizierter Validator entfaltet seine Wirkung nur dann vollständig, wenn er im Unternehmen sachgerecht implementiert, korrekt konfiguriert und im Rahmen der Prozessgestaltung richtig eingebunden wird. Das bedeutet, dass Parameter, Prüfregeln und Schnittstellen so eingestellt werden müssen, dass die Validierung konsistent, vollständig und GoBD-konform erfolgt. Auch hier können im Zweifel Ergebnisse oder Testierungen aus Prüfungen durch externe, unabhängige Dritte Vertrauen schaffen, ersetzen aber nicht die notwendige Sorgfalt bei der Einrichtung und dem operativen Einsatz des Validators.

👉 Nahtlose Integration in bestehende Prozesse

Ein Validator darf kein isoliertes Zusatztool sein, sondern muss sich nahtlos in den bestehenden Eingangsrechnungsprozess einfügen. Idealerweise arbeitet er im Hintergrund, ohne dass dafür umfangreiche Prozessanpassungen oder zusätzliche manuelle Schritte erforderlich werden. Der Validator sollte sich unauffällig in die vorhandenen Abläufe einbetten, sodass E-Rechnungen automatisch geprüft werden, sobald sie in das Unternehmen gelangen – unabhängig davon, ob sie per E-Mail, über ein Portal oder über interne Systeme bereitgestellt werden.

Wesentlich ist dabei, dass der Validator reibungslos mit den bestehenden Systemen und Prozessen interagiert, sodass Mitarbeiter keine neuen Workflows erlernen müssen und etablierte Abläufe unverändert bleiben. Dadurch wird die Validierung zu einem integrierten Baustein des Rechnungsprozesses, der stille, aber wirksame Qualitätssicherung leistet, ohne den operativen Prozess zu belasten.

👉 Verwertbare Fehlermeldungen für Rechnungsaussteller

Auch wenn viele Validatoren grundsätzlich in der Lage sind, Fehler in E-Rechnungen zu erkennen, fehlt es häufig an der nachvollziehbaren und für den Rechnungsaussteller verständlichen Aufbereitung dieser Fehler. Für eine wirksame Prozesskette reicht es jedoch nicht aus, dass ein System lediglich auf „Fehler vorhanden“ hinweist. Entscheidend ist, dass die Fehlermeldungen so klar, fachlich präzise und verständlich dokumentiert werden, dass der Rechnungsaussteller sie unmittelbar nachvollziehen und seine Rechnung zeitnah korrigieren kann.

Dazu gehören insbesondere:

eindeutige und verständliche Fehlerbeschreibungen,

transparente Zuordnung des Fehlers zu den betroffenen Rechnungsfeldern,

ausreichende Informationen zur fachlichen Bedeutung des Fehlers,

eine Dokumentation, die direkt als Grundlage für die Korrektur dienen kann.

Erst wenn die Validierungsergebnisse so aufbereitet sind, dass der Rechnungsaussteller die Ursache ohne zusätzliche Rückfragen erkennen und beheben kann, entfaltet ein Validator seinen vollen Nutzen. Fehlende oder unklare Fehlermeldungen führen dagegen regelmäßig zu Rückfragen, Verzögerungen und unnötigen Schleifen im Rechnungseingangsprozess beim Leistungsempfänger und konterkarieren damit den eigentlichen Zweck der E-Rechnung: Effizienz, Standardisierung und Prozesssicherheit.

FAZIT

Unternehmen müssen genauer hinschauen und die richtige Lösung wählen

Damit der richtige Validator ausgewählt wird, sollten Unternehmen bei der Auswahl einen strukturierten Softwareauswahlprozess etablieren. Eine Validierungslösung darf nicht nur technisch überzeugen, sondern muss nachweislich alle fachlichen, rechtlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllen, die für einen ordnungsmäßigen Rechnungseingang erforderlich sind.

Im Mittelpunkt stehen dabei insbesondere die fachlichen Vorgaben der CEN-Norm EN 16931sowie die Anforderungen aus dem Umsatzsteuerrecht und GoBD. Nur wenn diese Vorgaben vollständig berücksichtigt werden, kann eine Validierung die notwendige Sicherheit bieten und Fehlerrisiken wirksam reduzieren.

Neben der inhaltlichen Prüftiefe sollten Unternehmen auch darauf achten, dass der Validator ohne größere Prozessumstellungen nahtlos in die bestehenden Rechnungsprozesse eingebunden werden kann. Ebenso wichtig ist eine verständliche und nachvollziehbare Fehlerdokumentation, damit man selbst als Rechnungsaussteller oder der eigene Lieferant in der Lage sind, erkannte Fehler schnell und korrekt zu beheben.

Ein strukturierter Auswahlprozess, der all diese Kriterien bewertet, stellt sicher, dass der ausgewählte Validator nicht nur formal den Anforderungen entspricht, sondern auch im täglichen Einsatz verlässlich funktioniert und die Rechnungsprozesse tatsächlich effizienter, sicherer und zukunftsfähig macht.