Deutsche Steuerabteilungen hinken bei Digitalisierung hinterher

Ein Beitrag von Verena Clemens

Nur zehn Prozent der Unternehmen verfügen über weitgehend automatisierte Steuerprozesse. Das zeigt eine Studie von Deloitte. Fragmentierte Datenlandschaften, fehlende Systemintegration und knappes Personal bremsen demnach die Transformation. Regulatorische Anforderungen erhöhten den Druck. Das erschreckende Fazit der Befragung: Die Mehrheit der Steuerabteilungen ist auf die kommenden Herausforderungen nicht ausreichend vorbereitet.

Trotz ambitionierter Ziele bleibt der digitale Wandel in deutschen Steuerabteilungen bislang aus. Obwohl alle befragten Führungskräfte Automatisierung befürworten, arbeiten nur zehn Prozent der Unternehmen mit weitgehend automatisierten Steuerprozessen. Das zeigt die Studie „Let’s Talk Tax 2026“ der Beratungsgesellschaft Deloitte.

Für die Erhebung befragte Deloitte zwischen Mai und Dezember 2025 insgesamt 80 Führungskräfte mit Gesamtverantwortung für die Steuerfunktion großer und international tätiger Unternehmen. Rund 75 Prozent der Teilnehmenden stammen aus Konzernstrukturen. Die Studie kombinierte eine standardisierte quantitative Befragung mit qualitativen Experteninterviews.

Excel bleibt das zentrale Werkzeug

In etwa 60 Prozent der Steuerabteilungen ist das weitverbreitete Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel das zentrale Werkzeug für Dokumentation und Datenmanagement, berichtet Deloitte. Das führe zu Medienbrüchen, manuellen Nacharbeiten und begrenzter Skalierbarkeit. Teilautomatisierungen gibt es zwar bei 64 Prozent der Unternehmen. Eine durchgängige Automatisierung bleibt aber die Ausnahme.

Gut ein Drittel der Steuerverantwortlichen sieht die eigene Abteilung nicht ausreichend auf die bevorstehenden Herausforderungen vorbereitet. 71 Prozent der Befragten nennen die Vorbereitung auf neue steuerliche Regelungen als größte Herausforderung. Regulatorische Initiativen wie die internationale Mindestbesteuerung Pillar 2, das EU-Reformpaket VAT in the Digital Age und erweiterte Meldepflichten führen zu einer deutlichen Ausweitung digitaler Berichtspflichten.

Zugriff auf Daten fehlt

Lediglich 44 Prozent der Befragten geben an, jederzeit Zugriff auf alle steuerrelevanten Daten zu haben. Eine konsistente zentrale Datenbasis bleibt die Ausnahme. Viele Unternehmen befinden sich zwar in einer SAP-S/4HANA-Transformation – 69 Prozent berichten von laufenden oder geplanten Umstellungen. Die erhoffte einheitliche Datenlandschaft entsteht aber meist nicht, berichtet Deloitte weiter. Der Grund: Die meisten Unternehmen verfolgen einen sogenannten Brownfield-Ansatz, bei dem bestehende Strukturen, Buchungslogiken und Datenmodelle weitgehend übernommen werden.

Steuerrelevante Daten liegen häufig verteilt in unterschiedlichen Systemen vor. Nur eine kleine Anzahl der Befragten verfügt über einen Tax Data Hub oder Tax Ledger, obwohl diese als zentrale Bausteine einer modernen Steuerarchitektur gelten. Die fragmentierte Systemlandschaft erschwere die Erfüllung regulatorischer Anforderungen erheblich.

Anders stellt sich die Lage im regionalen Mittelstand dar. Viele Beratungshäuser berichten dort von einer weiterhin verhaltenen Nachfrage. Der Eindruck: Zahlreiche Unternehmen sind entschlossen, die Übergangsfristen bei der E‑Rechnung bis zur letzten Sekunde auszukosten – in der Hoffnung, die Umstellung möglichst lange aufschieben zu können.

Ivo Moszynski, Leiter Strategie E-Rechnung bei der DATEV, liefert aktuelle Zahlen: „Über DATEV-Systeme liefen im Jahr 2025 mehr als 64 Millionen E-Rechnungen – fast sechsmal so viele wie im Jahr 2024, in dem wir rund 11 Millionen verzeichneten.“ Aber: Das Wachstum, so Moszynski, dürfe nicht darüber hinwegtäuschen, dass es sich hierbei nach wie vor um einen geringen Anteil am Rechnungsaufkommen handelt.

„Wenn wir uns die Lage insgesamt anschauen, müssen wir eine eher nüchterne Bilanz ziehen. Ein Großteil insbesondere der kleineren Mittelständler hat sich nach wie vor nicht mit der E-Rechnung beschäftigt. Und hat dies auch in absehbarer Zeit nicht vor“, ergänzt Moszynski, zugleich Vorsitzender des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und Mitglied im Vorstand des Verbands elektronische Rechnung e.V. (VeR).

Umsatzsteuer weiter als Ertragsteuer

Umsatzsteuerprozesse sind in vielen Unternehmen bereits weitgehend standardisiert und automatisiert. 79 Prozent der Befragten sehen laut Deloitte die E-Rechnung als entscheidenden Treiber für die Digitalisierung und Standardisierung der Steuerprozesse. Ertragsteuerprozesse bleiben dagegen häufig fragmentiert und manuell geprägt. Die geringe Wiederholungsfrequenz, hohe fachliche Variabilität und der projektartige Charakter führen laut Deloitte dazu, dass eine vollständige Automatisierung in diesem Bereich weder technisch noch wirtschaftlich sinnvoll ist.

Die technologische Landschaft in den Steuerfunktionen bleibt stark fragmentiert. Für die Erstellung von Ertragsteuererklärungen dominieren DATEV sowie die LucaNet-Suite, berichtet Deloitte. Ergänzend nutzen viele Unternehmen Excel, insbesondere für Überleitungen und Abstimmungen. Hinzu kommen RPA-Lösungen (Robotic Process Automation, automatisierte Softwareroboter), Makros und andere regelbasierte Automatisierungen. „Wir haben für jeden Teilprozess ein eigenes Tool – aber keine End-to-End-Sicht“, zitiert Deloitte einen Steuerleiter.

Die Mehrheit der Unternehmen testet bereits digitale Technologien wie KI-gestützte Recherchewerkzeuge und Automatisierungsfunktionen. Eine vollständige End-to-End-Automatisierung bleibt jedoch selten, schreibt Deloitte. Unternehmen beginnen daher, Automatisierung zielgerichteter einzusetzen: hochfrequente, klar strukturierte Tätigkeiten werden priorisiert, während seltene, komplexe Schritte bewusst manuell bleiben.

KI-Einsatz noch in der Testphase

Rund 91 Prozent der Steuerleiter:innen stimmen laut Deloitte zu, dass der Einsatz von KI und anderen Technologien künftig erheblichen Einfluss auf die Steuerfunktion haben wird. Zahlreiche Steuerabteilungen testen derzeit GenAI-basierte Chat-Funktionalitäten (generative künstliche Intelligenz), die vor allem bei Rechercheaufgaben sowie einzelnen Prozessschritten unterstützend eingesetzt werden. Viele Befragte äußern jedoch, dass der kurzfristige Impact von KI häufig überschätzt wird und die tatsächlichen Effekte langsamer eintreten als erhofft, berichtet Deloitte.

Die größten Herausforderungen bei der Implementierung neuer KI-gestützter Technologien umfassen laut Deloitte den Schutz sensibler Daten (rund 24 Prozent der Stimmen), fehlendes Know-how (rund 19 Prozent) sowie Kosten (rund 19 Prozent). Rund 54 Prozent geben an, dass ein fester Budgetanteil für Technologieeinsatz eingeplant wird. Dieser wird jedoch mehrheitlich als nicht ausreichend eingestuft.

„Über die Zukunftsfähigkeit einer Steuerabteilung entscheidet nicht die nächste, einzelne Tool-Auswahl“, sagt Coenen. „Es braucht integrierte Datenarchitekturen und standardisierte Prozesse. Erst wenn Organisation, Daten und Technologie ganzheitlich neu ausgerichtet werden, kann sich die Steuerfunktion zu einem strategischen Partner für das Management entwickeln.“

Personalmangel verschärft die Lage

Neben technologischen Hürden rückt der Personaldruck zunehmend in den Fokus. 44 Prozent der Steuerleiter:innen berichten, dass ihre Teams aktuell nicht ausreichend besetzt sind, um Aufgaben zuverlässig zu bewältigen. Dies verstärke die Abhängigkeit von externen Dienstleistern und erschwere gleichzeitig die aktive Mitgestaltung strategischer Projekte.

Die Erwartungen an zukünftige Kompetenzprofile verändern sich deutlich. Innovationsbereitschaft, Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke werden von den Befragten als entscheidende Zukunftskompetenzen bewertet – noch vor klassischem steuerlichem Fachwissen, berichtet Deloitte. Fachliche Expertise wird zunehmend als erlernbar angesehen, während Mindset, Offenheit und soziale Kompetenzen als nicht oder nur schwer trainierbar gelten und daher zu zentralen Rekrutierungs- und Entwicklungskriterien werden.

Bereits rund ein Viertel der befragten Unternehmen stellt laut Deloitte gezielt IT-Spezialisten ohne steuerliches Vorwissen ein. Rund 48 Prozent der Unternehmen priorisieren im Recruiting interdisziplinäre Rollenprofile, die steuerliche Fachkompetenz mit IT-Know-how oder Datenmanagement-Skills verbinden.

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