Digitale Betriebsprüfung 2025: Tax CMS & Steuerkontrollsysteme im Fokus

Bei meinem Vortrag auf dem „Symposium für Digitale Betriebsprüfung 2025“ in Hamburg hatte ich Gelegenheit, ein Thema zu beleuchten, das den Berufsstand der Steuerberater:innen zunehmend prägt: Tax-Compliance-Management-Systeme (Tax-CMS) und Steuerkontrollsysteme (Steuer-IKS). Im Zuge der Digitalisierung rücken beide Konzepte stärker in den Fokus – als Instrumente zur Risikosteuerung, zur Vertrauensbildung mit der Finanzverwaltung und als Grundlage effizienter Betriebsprüfungen.

Es war mein Bestreben, eine Transformation in der Interpretation dieser Systeme in den zurückliegenden Jahren zu veranschaulichen. Der Fokus liegt nicht mehr allein auf der reinen Pflichterfüllung, sondern auf einem partnerschaftlichen Modell zwischen Steuerpflichtigen, Beratern und Verwaltung.

🎺Wo wir herkommen: Von der Idee zum Instrument

Der Ursprung moderner Tax-Compliance-Management-Systeme liegt im IDW-Praxishinweis 1/2016, flankiert von rechtlichen Grundlagen wie § 91 Abs. 3 AktG, dem BMF-Schreiben vom 23. Mai 2016 (§ 153 AO) und den GoBD (Rz. 102). Sie markieren den Beginn eines systematischen Ansatzes hin zur steuerlichen Compliance.

Schon früh beteiligten sich Wissenschaft, Berufsverbände und Finanzverwaltungen an der Weiterentwicklung. Pilotprojekte in Bayern, Niedersachsen und Sachsen, die vom „Horizontal Tax Monitoring“ in den Niederlanden und der österreichischen „SKS-Prüfungsverordnung“ inspiriert waren, brachten praktische Erfahrungen.

So entstand ein dreistufiges Modell auf freiwilliger Basis der Steuerpflichtigen. Es sieht vor, dass Steuerpflichtige schrittweise Vertrauen aufbauen können, indem sie ihre internen Prozesse transparent machen und eine aktive Kommunikation mit der Finanzverwaltung pflegen:

Stufe 1: Punktuelle Bestandskraft für einzelne Sachverhalte, wenn der Steuerpflichtige einen Antrag stellt, den Sachverhalt vollständig darlegt und eine Prüfung durch das Finanzamt erfolgt.

Stufe 2: Zeitnahe Betriebsprüfung, die eine frühzeitige Klärung ermöglicht und sicherstellt, dass steuerlich relevante Sachverhalte möglichst unmittelbar nach ihrem Entstehen geprüft und besprochen werden.

Stufe 3: Vertrauensvorschuss durch ein funktionierendes Steuer-IKS, das auf Antrag geprüft und offengelegt wird und dem Steuerpflichtigen bei nachgewiesener Ordnung Prüfungserleichterungen verschafft.

Das Ziel besteht darin, einen neuen Umgang zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung zu fördern, weg von Konfrontation, hin zu Kooperation.

Wo wir stehen: Steuerkontrollsysteme als Zukunft der Prüfung

Dennoch zeigt sich, dass Transparenz, Freiwilligkeit und systematische Kontrolle auf beiden Seiten Vertrauen schaffen. Mit Art. 97 § 38 EGAO, der seit dem 1. Januar 2023 gilt, wurde erstmals eine gesetzliche Grundlage für Prüfungserleichterungen auf Basis eines wirksamen Steuerkontrollsystems geschaffen.

Steuerpflichtigen, die freiwillig mehr tun, als gesetzlich geschuldet wird, sind Vorteile (‚Benefits‘) zuzugestehen, zum Beispiel in Form von früherer Rechtssicherheit und Prüfungserleichterungen.

Dieser Gedanke bildet den Kern des neuen Ansatzes: Freiwilligkeit und Transparenz sollen belohnt werden. Unternehmen, die über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinausgehen, erhalten Anreize in Form von kürzeren Prüfungszyklen, schnellerer Rechtssicherheit und einem partnerschaftlicheren Austausch mit der Finanzverwaltung. Damit wird ein wichtiger Impuls gesetzt, steuerliche Compliance nicht nur als Pflicht, sondern auch als strategischen Vorteil zu betrachten.

Die Ziele dieses neuen Ansatzes gehen jedoch noch deutlich weiter. Er soll die Effizienz in der steuerlichen Praxis steigern und zugleich die Qualität von Prüfungen verbessern. Durch systematische Prozesse und dokumentierte Abläufe können Risiken frühzeitig erkannt und Fehler vermieden werden. Unternehmen, die ein funktionsfähiges Steuer-IKS einführen, tragen aktiv zur Rechtssicherheit bei und schaffen eine Grundlage für gegenseitiges Vertrauen mit der Finanzverwaltung.

Darüber hinaus geht es darum, die knappen personellen Ressourcen auf beiden Seiten – in Unternehmen, Kanzleien und in der Finanzverwaltung – besser zu nutzen. An die Stelle aufwendiger Einzelprüfungen tritt eine risikoorientierte Systemprüfung, die mit digitalen Verfahren, Schnittstellen und KI-gestützten Analysen arbeitet. Im Mittelpunkt stehen nicht mehr einzelne Belege, sondern die Qualität und Zuverlässigkeit der zugrunde liegenden Prozesse.

Ziel ist ein Verfahren, das Effizienzgewinne und Klarheit für alle Beteiligten schafft:

👉 Für die Finanzverwaltung, die sich auf relevante Prüfungsfelder konzentrieren kann und so ihre Kapazitäten gezielter einsetzt.

👉 Für Unternehmen und Berater, die durch geprüfte Strukturen früher Rechtssicherheit erlangen, ihren Aufwand reduzieren und betriebswirtschaftliche Vorteile durch planbare Prüfungen erzielen.

🌍Zwei Welten, ein Ziel: Vertrauen schaffen

In der Praxis zeigen sich derzeit zwei unterschiedliche „Welten” von Tax CMS. Einerseits gibt es die anschlussgeprüften Unternehmen, die ihre Systeme meist bereits formal etabliert haben. Andererseits gibt es KMU und Mittelständler, die erst am Anfang stehen.

Gerade für Letztere gilt: Ein niederschwelliger Einstieg ist entscheidend. Das Steuerkontrollsystem darf kein bürokratisches Monster werden, sondern muss auf vorhandenen Strukturen aufbauen. Das Ziel besteht darin, Prozesse zu dokumentieren, Risiken zu erkennen und Zuständigkeiten zu klären, anstatt neue Komplexität zu schaffen.

Ein funktionierendes Steuer-IKS ist kein Luxus, sondern gelebte Compliance.

Art. 97 § 38 EGAO bildet den rechtlichen Rahmen hierfür. Er ermöglicht einen stufenweisen Aufbau der Systeme und zugleich die Inanspruchnahme von Prüfungserleichterungen. So kann das, was in Großunternehmen längst Standard ist, auch für kleinere Betriebe erreichbar werden.

Wo wir hinmüssen: Systemprüfung in der Betriebsprüfung

Systemprüfungen bilden das neue Fundament zukünftiger Entwicklungen und damit auch der Betriebsprüfung. Dabei zeigen sich unterschiedliche Schwerpunkte für anschlussgeprüfte und nicht anschlussgeprüfte Unternehmen.

Anschlussgeprüfte Unternehmen:

Nutzung des Art. 97 § 38 EGAO in der Erprobungsphase

Entwicklung eines Verständnisses für Systemprüfungen, wobei Erfahrungen aus der Wirtschaftsprüfung helfen können

Klärung von Rechtsunsicherheiten, z. B. zu unbeachtlichen steuerrechtlichen Risiken oder Änderungen der Verhältnisse

Schaffung von Klarheit über Umfang und Voraussetzungen der gewährten Prüfungserleichterungen

Sicherstellung, dass gewährte Erleichterungen dauerhaft bestehen bleiben

Erschließung zusätzlicher Beratungspotenziale für den steuerberatenden Berufsstand

Nicht anschlussgeprüfte Unternehmen:

Nutzung bereits bestehender Instrumente – Hinweise der BStBK zu bereits bestehenden Kontrollen

Förderung von Transparenz durch gezielte Anreize, z. B. frühere Rechtssicherheit bei offengelegten Prozessen

Nutzung des Art. 97 § 38 EGAO auch für nicht anschlussgeprüfte Unternehmen, vor allem auf Sachverhaltsebene (Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Teilbereiche der Ertragsteuer)

Nutzung der Möglichkeit zur Vereinbarung von Rahmenbedingungen gemäß § 199 Abs. 2 Satz 2 und 3 AO, um Prüfungsprozesse klarer und effizienter zu gestalten

Der Fokus beider Ansätze liegt darauf, Systemprüfungen als gleichwertigen Bestandteil der Betriebsprüfung zu etablieren. Sie sollen einheitliche Maßstäbe schaffen, Vertrauen fördern und für mehr Berechenbarkeit sorgen. Damit rücken Steuerkontrollsysteme zunehmend in den Mittelpunkt der modernen Prüfungspraxis.

Mehr Transparenz muss sich lohnen, nicht durch neue Pflichten, sondern durch weniger Misstrauen.

Die Rolle der Steuerberater: Von der Pflicht zur Chance

Das Thema eröffnet Steuerberaterinnen und Steuerberatern neue Perspektiven. Sie werden zur Compliance-Instanz zwischen Mandanten und Verwaltung, gestalten Prozesse, prüfen Systeme und begleiten die Einführung steuerlicher Kontrollstrukturen.

Gerade im Mittelstand und in KMU ist diese Rolle von entscheidender Bedeutung. Oft fehlt es hier an dem nötigen Know-how, um digitale Steuerprozesse systematisch zu dokumentieren. Steuerberater können helfen, pragmatische Lösungen mit überschaubarem Aufwand, aber großem Effekt zu schaffen. Dabei geht es nicht darum, Prüfungen zu vermeiden, sondern sie planbar und beherrschbar zu machen. Das stärkt das Vertrauen und fördert eine Kultur, in der Transparenz als Vorteil begriffen wird.

FAZIT

Steuerkontrolle als Vertrauensmodell

Die Entwicklung von Tax CMS und Steuer-IKS ist exemplarisch für den Wandel im Verhältnis zwischen Steuerpflichtigen, Beratern und Finanzverwaltung. Wo früher Distanz und Misstrauen herrschten, entsteht allmählich ein neues Verständnis: Kooperation auf Augenhöhe.

Wer Strukturen schafft, diese dokumentiert und regelmäßig überprüft, wird künftig nicht nur rechtssicherer, sondern auch effizienter agieren können. Die Betriebsprüfung der Zukunft prüft Systeme, nicht Zufälle.

Und genau darin liegt die Chance für Unternehmen, Berater und Verwaltung gleichermaßen.

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