So gewinnt die Steuerabteilung Sicherheit im SAP-System

Sind Ihre Umsatzsteuerprozesse im SAP-System wirklich wasserdicht oder schlummern dort unentdeckte Risiken? Viele Steuerabteilungen trauen den Systemdaten ihres Unternehmens nicht über den Weg. Ein interdisziplinärer Blick an der Schnittstelle von Tax und IT auf Steuerlogik und SAP-Prozesse schafft hier die notwendige Sicherheit.

🔎Ursachenforschung: Woher kommt die Skepsis gegenüber SAP-Daten?

Das Kernproblem ist oft die Distanz zwischen der Steuerabteilung und den operativen SAP-Prozessen. Steuerverantwortliche sehen häufig nur die zu meldenden Daten, die in der Finanzbuchhaltung (SAP FI) ankommen. Was davor passiert – die eigentlichen Transaktionen in Einkauf und Vertrieb – bleibt eine Blackbox. Ohne Einblick in die Datenherkunft fehlt die Validierungsgrundlage. Die Folge: Die Meldung an die Finanzbehörden erfolgt oft mit einem unguten Gefühl.

Auch die technische Umsetzung schafft Distanz. So werden beispielsweise die Regeln der Steuerkennzeichenfindung oft nur bei der Implementierung durch die Steuerverantwortlichen validiert („Set and Forget“), während sich der Vertriebsalltag stetig wandelt.

Die Folgen:

👉 Kontrollverlust: Das Regelwerk veraltet unbemerkt.

👉 Blackbox-Effekt: Es herrscht Unklarheit darüber, wie das System komplexe Sachverhalte aktuell verarbeitet.

🤕 Agilität im Vertrieb – Kopfschmerzen in der Steuerabteilung?

Vertrieb und Einkauf agieren oft mit weitreichenden Befugnissen, meist jedoch ohne das Bewusstsein für steuerliche Konsequenzen. Da der SAP-Standard hinsichtlich der Umsatzsteuer kaum harte Restriktionen vorgibt, können User unbemerkt kritische Prozesse anstoßen – von problematischen Incoterms bis hin zu ruhenden Lieferungen in Ländern ohne Registrierung. Das Ergebnis ist eine klassische Schieflage: Während das Business die Umsätze generiert, landet der massive Aufwand für Korrekturen und Risikominimierung am Ende auf dem Schreibtisch der Steuerabteilung.

⚠️ Gefährliche Eingriffe: Wenn User die Steuerfindung in SAP SD manuell übersteuern

Grundsätzlich erfolgt die Steuerfindung in SAP SD automatisiert, wobei die Regel-Hoheit bei der Steuerabteilung liegen muss. Der Vertrieb sollte im Idealfall keine steuerlichen Entscheidungen treffen. Jedoch erlaubt das System im Standard im Kundenauftrag manuelle Eingriffe, die die automatische Ermittlung einzelner Werte überschreiben.

Beispiele für kritische Manipulationsmöglichkeiten (Reiter „Faktura“):

Länderdaten: Abgangs- und Empfangsland können überschrieben werden (z. B. wird eine grenzüberschreitende Lieferung manuell zum Inlandsfall geändert).
Steuerklassifikation: Ein als Unternehmer geführter Kunde kann für den Vorgang manuell als Privatkunde klassifiziert werden – mit direkten Folgen für das Ergebnis der Steuerfindung.

Abbildung 1: Manuelle Übersteuerung umsatzsteuerlicher Parameter im Auftragskopf.

Auch auf der Positionsebene lauern Risiken. Im Reiter „Faktura“ kann anwenderseitig nicht nur das Leistungserstellungsdatum – und damit der Stichtag für die Steuerregeln – geändert werden. Auch ein Eingriff in die Steuerklassifikation des in der Position verwendeten Materials ist möglich. Beispiel: Ein laut Stammdaten steuerpflichtiges Material lässt sich per Handgriff als steuerfrei deklarieren, womit eine von der Steuerabteilung vorgegebene Bewertungslogik umgangen wird.

Abbildung 2: Manuelle Übersteuerung umsatzsteuerlicher Parameter in der Auftragsposition.

Compliance in Gefahr: Wenn Konfigurationsfehler zur Haftungsfalle werden❗

Die Sorgen der Steuerabteilung sind absolut begründet.

Sind die Steuerverantwortlichen nicht tief genug in die Prozesse integriert, können Fehler in Konfiguration, Stamm- und Transaktionsdaten entstehen, die zu falschen Steuerbuchungen führen.

Schlimmer noch: Ohne System-Transparenz fehlt die argumentative Basis für Betriebsprüfungen. Im Worst Case drohen so Steuernachzahlungen, Strafen und rechtliche Konsequenzen.

So gewinnen Sie die Kontrolle zurück

Wie gewinnt die Steuerabteilung die Hoheit über ihre Daten zurück? Aus meiner Erfahrung haben sich folgende fünf Hebel bewährt:

✅ Gezielter System-Audit: Lassen Sie Ihr SAP-System von Experten durchleuchten, die spezialisiert auf umsatzsteuerliche Schwachstellen im ERP sind. So identifizieren Sie versteckte Risiken und Konfigurationslücken.

✅ Laufende Plausibilitätschecks: Warten Sie nicht auf die Betriebsprüfung. Nutzen Sie Tools, die Stamm- und Transaktionsdaten automatisiert validieren. So haben Sie die Chance, Anomalien sofort zu erkennen, nicht erst Monate später.

✅ Transparente Automatisierung: Minimieren Sie manuelle Eingriffe durch klare Regelwerke. Wichtig: Die Regeln müssen für die Steuerabteilung nachvollziehbar ("lesbar") sein. Oft bieten Drittanbieterlösungen gegenüber dem SAP-Standard eine bessere Benutzerfreundlichkeit.

✅ S/4HANA als Chance nutzen: Bei IT-Großprojekten (z. B. Migrationen) muss Tax vom ersten Tag an mit am Tisch sitzen. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Anforderungen nicht erst nach dem Go-Live „geflickt“ werden müssen.

✅ Brücken zur IT bauen: Brechen Sie das Silo-Denken auf. Ein regelmäßiger Austausch mit der IT hilft, eine gemeinsame Sprache zu finden und technische Hürden frühzeitig zu verstehen.

Steuerabteilung unter Zugzwang 🚀

Während Steuerabteilungen intern oft um Ressourcen ringen, steigert die Finanzverwaltung ihre technologische Kompetenz massiv. Die Ära der manuellen Stichproben endet: Heute durchleuchten Betriebsprüfer mittels leistungsstarker Analysetools komplette ERP-Datenströme und identifizieren Anomalien in Sekundenschnelle.

Drei zentrale Faktoren erhöhen den Handlungsdruck:

E-Rechnungspflicht: Mit der stufenweisen Einführung der E-Rechnung (seit 2025) sind strukturierte Daten das Maß aller Dinge. Manuelle Korrekturen auf dem Papier entfallen – das ERP-System muss von Beginn an valide XML-Daten liefern.

ViDA (VAT in the Digital Age): Die EU-Kommission forciert den Weg hin zu digitalen Meldepflichten nahezu in Echtzeit.

Digitale Schnittstellen: Ob E-Bilanz oder internationale SAF-T-Anforderungen – Unternehmen müssen jederzeit in der Lage sein, ihre Daten prüfungskonform digital bereitzustellen.

FAZIT

Aktive Gestaltung statt blindem Vertrauen

Die Steuerabteilung darf sich nicht blind auf die IT verlassen, sondern muss aktiv für Transparenz sorgen. Regelmäßige Checks, konsequente Automatisierung statt manueller Workarounds und eine engere Verzahnung mit IT-Prozessen stärken das Vertrauen in das SAP-System nachhaltig. Da Behörden immer tiefere Einblicke in die digitale Struktur erhalten, werden Systemschwächen schneller sichtbar als je zuvor. Eine verlässliche Datenbasis ist daher die absolute Grundvoraussetzung für ein effektives Risikomanagement. Wer sich frühzeitig technisches Know-how aneignet oder externe Expertise hinzuzieht, schafft langfristige Rechtssicherheit.