Wie Steuerabteilungen die SAP S/4HANA-Migration für sich nutzen können

Ein Beitrag von Daniel Lehmann und Stephan Mittelhäuser

Die Umstellung auf SAP S/4HANA ist in vollem Gange, doch viele Steuerabteilungen agieren nach wie vor nur als passive Beobachter. Zu diesem Ergebnis kommt eine Umfrage von SAP. Sie warnt: Wer jetzt nicht proaktiv die Weichen stellt, riskiert, den Anschluss zu verlieren. JUVE Steuermarkt hat bei externen und Inhouse-Beratern nachgefragt.

Die Uhr tickt unaufhaltsam: Die Migration auf SAP S/4HANA ist für die meisten Unternehmen keine ferne Zukunftsmusik mehr, sondern bereits gelebte Realität. Laut dem SAPinsider Benchmark Report 2025 sind bereits 32 Prozent der Unternehmen mit dem neuen System live, weitere 27 Prozent befinden sich mitten in der Umsetzung.

Doch während IT- und Finanzabteilungen die Architektur der Zukunft bauen, wird eine Abteilung mit entscheidender Governance-Aufgabe oft sträflich vernachlässigt: die Steuerfunktion.

Mehr als ein Upgrade: Die strategische Falle des "Lift & Shift" 

Das Problem: Viele Unternehmen halten die S/4HANA-Transformation für ein reines IT-Projekt. Dieser als "Lift & Shift" bekannte Weg sichert zwar den technischen Weiterbetrieb, lässt aber die Chance zur grundlegenden Prozessoptimierung ungenutzt. „Wer nur technisch migriert, vergibt die Chance, Prozesse grundlegend zu verbessern – gerade im Bereich der Steuerfunktion“, heißt es in einer aktuellen Pressemitteilung von Vertex.

Stephanie Henseler und Andreas Homrighausen, Geschäftsführer der Tax-Tech-Boutique Greenfield, untermauern diese These. „Ein reines ‚technisches Upgrade‘, das zwar den Betrieb sicherstellt, aber keinen Mehrwert für Finance und Tax schafft, ist für die Steuerfunktion eine vergebene Chance“, sagen sie. Für sie ist die S/4HANA-Migration „der wichtigste Einstieg in eine Digitalstrategie überhaupt“, da im ERP-System der Großteil der steuerrelevanten Daten eines Unternehmens liege. Der Gegensatz zu einem reinen Upgrade sei ein Ansatz, der eine vollständige Neugestaltung der Prozesse auf der grünen Wiese ermögliche.

In der Praxis setzen sich dabei oft Hybridmodelle durch. Unabhängig vom gewählten Weg, betont Henseler: „Die hier neu zu gestaltenden Prozesse sollten nicht ohne die Steuerfunktion aufgesetzt werden.“ Damit sich die Steuerfunktion hier entsprechend einbringt, könne sie sowohl geeignete Personen in das Projekt einbringen als auch ein tiefes Prozessverständnis für die bestehenden Prozesse und künftigen Soll-Prozesse vorhalten.

Das Governance-Dilemma

Ein Kernproblem, das durch die Migration offengelegt wird, ist die oft chaotische Verteilung steuerlicher Logik im Altsystem. „In vielen SAP-Systemen ist die steuerliche Entscheidungslogik über Customizing, Tabellen, User-Exits und externe Dateien verteilt, was zu inkonsistenter Dokumentation und eingeschränkter Nachvollziehbarkeit führt“, beschreibt Homrighausen die Realität in einigen Unternehmen. Die Datenpflege erfolge meist manuell durch die IT, während die Steuerfunktion zwar die fachliche Verantwortung trage, aber oft nur begrenzte Transparenz habe.

Eine S/4HANA-Transformation müsse daher zwingend zur Etablierung eines klaren Governance-Modells genutzt werden. „Die Steuerfunktion als Fachseite und IT müssen dabei sauber getrennte Rollen einnehmen“, sagt Henseler. Das Ziel: ein zentrales Regel-Repository mit versionierter Dokumentation und klaren Freigaben. Im Idealfall erhält die Steuerabteilung über moderne Oberflächen wie Fiori-Apps die Möglichkeit, ausgewählte Regeln selbst zu verwalten.

Praxis-Check DHL Group

Dass dieser proaktive Ansatz kein theoretisches Konstrukt ist, beweist die DHL Group, genauer: das Team um Michael Heil, VP Head of Global Tax Digitalization. Dort war die Steuerfunktion von Beginn an als integraler Treiber in den globalen S/4HANA-Rollout eingebunden – beziehungsweise hat sich selbst eingebracht.

Anstatt passiv abzuwarten, setzte sich die Steuerfunktion früh mit Teams aus Finance, IT und externen Partnern an einen Tisch, um die Migration voranzutreiben . „Steuerliche Governance konnte direkt im Projekt verankert werden, was spätere Anpassungen und Risiken deutlich reduzierte“, sagt Heil. Konkret wurden automatisierte ‚SAP Tax Compliance Checks‘ auf Transaktionsdatenebene eingeführt, die Prozesse zur Steuererklärungsvorbereitung durch SAP DRC (Document and Reporting Compliance) effizienter gestalten und Steuerschlüssel harmonisieren. Auch die Pilotierung einer externen Tax Engine wird vorangetrieben.

Auch bei Herausforderungen wie der komplexen, länderspezifischen Umsatzsteuerlogik oder der Anbindung externer Provider für die E-Rechnung zahle sich die frühe Einbindung aus. Das Ergebnis der Transformation ist laut Heil „eine deutlich höhere Datenqualität, mehr Transparenz und eine spürbare Effizienzsteigerung.“

Die Dringlichkeit des Themas erhöht sich durch die E-Rechnungspflicht in Deutschland noch einmal massiv. Selbst die beste E-Invoicing-Lösung ist nutzlos, wenn die zugrunde liegende Steuerberechnung auf fehlerhaften oder unvollständigen Daten basiert. Der Befund von Homrighausen und Henseler ist eindeutig:  „Kleine und mittlere Unternehmen setzen häufig Standard-ERP- oder Buchhaltungssysteme ein, die im Kern nicht auf komplexe SAP-artige Prozessketten ausgelegt sind, sondern eher einen Fokus auf vereinfachte Buchhaltung, Rechnungswesen und die Abbildung von Geschäftsstandardprozessen haben.“ Mit der E-Rechnungspflicht in Deutschland reagieren die verschiedenen Anbieter nun jedoch schrittweise und stellen diverse Module oder Add-ons bereit.

Drei fatale Fehler vermeiden

Steuerabteilungen, die bei der S/4HANA-Migration scheitern, machen laut Henseler und Homrighausen typischerweise drei Fehler: Sie agieren passiv, weil sie die Migration als reines IT-Projekt missverstehen. Sie handeln planlos, weil strategische Ziele für die Steuerfunktion fehlen. Und sie planen mit zu wenig Ressourcen, weil sie den Aufwand und die Notwendigkeit unterschätzen.

Der wichtigste Rat von Michael Heil von der DHL Group lautet daher: „Frühzeitig einsteigen und aktiv mitgestalten. Es lohnt sich, eigene Ressourcen für die Projektarbeit bereitzustellen und externe Expertise gezielt einzubinden.“

Oliver Froehlich, SAP Partner Manager Europe beim Software-Anbieter Vertex, bringt es im Rahmen der SAP-Umfrage auf den Punkt: „Genau deshalb ist die S/4HANA-Transformation der ideale Anlass, auch die steuerlichen Abläufe zu modernisieren und zu verhindern, dass alte Schwächen unreflektiert in neue Systeme übertragen werden.“ Die Zeit des Zögerns ist für Steuerabteilungen endgültig vorbei.

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