Die Kanzlei von morgen: Was digitale Vorreiter anders machen

„Yes, we can“ war nicht nur ein ermutigendes Signal zum Kongressauftakt, sondern auch der passende rote Faden für die Podiumsdiskussion „Best Practice – Die Kanzlei von morgen“ auf dem Deutschen Steuerberaterkongress 2026 in Berlin. Lina Anne Lustig, Matthias Garrn und Richard Putz zeigten als Role Models, wie Transformation in der Steuerberatung konkret gelingen kann – nicht abstrakt, sondern aus der Kanzleipraxis heraus. 

Moderator Stefan Groß beschrieb die Idee des Formats als Bühne für Kanzleien, die den Wandel bereits aktiv gestalten. Es gehe darum, Kanzleien sichtbar zu machen, „die mit Engagement und Unternehmertum diese digitale Transformation“ vorantreiben. Denn, so Groß: „Jede Geschichte ist unterschiedlich.“ Genau das zeigte sich auch in der Diskussion. Es gibt nicht den einen Weg zur Kanzlei von morgen. Aber es gibt Muster, von denen andere Kanzleien lernen können. 

Digitalisierung braucht einen echten Anlass 

Bei StB Matthias Garrn begann der Wandel sehr unternehmerisch: „Wir waren zwei Köpfe, hatten vier Mandanten und mussten irgendwas anders machen als der Rest.“ Digitalisierung wurde früh zum Differenzierungsmerkmal. Ein zweiter Einschnitt kam 2016, als die Kanzlei merkte, dass sie „Probleme hatte, Auszubildende und dual Studierende zu finden“. Die Antwort war eine klarere Positionierung als attraktiver Arbeitgeber.

Auch StBin Lina Anne Lustig beschrieb Digitalisierung als Konsequenz aus dem eigenen Qualitätsanspruch. Die Kanzlei wollte „innovativ sein“ und „hohe Qualität“ liefern, merkte aber, dass die bestehenden Strukturen das nicht ausreichend ermöglichten. Daraus entstand ein Digitalisierungsteam aus der Mitarbeiterschaft – mit Kapazität, Verantwortung und Vertrauen. Das Projekt entwickelte schnell Eigendynamik. Innerhalb eines Jahres stieg der Digitalisierungsgrad deutlich. 

StB/WP Richard Putz brachte die Perspektive aus Italien ein. Seine Kanzlei habe früh begonnen, Papierprozesse infrage zu stellen. Die verpflichtende E-Rechnung sei dann ein echter Beschleuniger gewesen: „Das war endgültig die Chance, das ganze Papier loszuwerden.“ Beim Standortwechsel 2022 wurde daraus eine klare Entscheidung: keine Ablagen, keine Papierarchive, kein Zurück. 

Mandantschaft begeistern – mit Standards im Hintergrund 

Ein zentrales Thema war die Mandantenerfahrung. Lustig brachte es auf den Punkt:

Digitale Transformation bedeutet für sie nicht, Mandant:innen in starre Tools zu zwingen, sondern Zusammenarbeit einfacher und transparenter zu machen. 

Vom Erstgespräch über Unterlagen, Angebote und Verträge läuft vieles über eine Plattform. Ziel sei, dass Mandant:innen „alles wirklich an einem Ort“ haben. Gleichzeitig bleiben pragmatische Lösungen möglich. Wer Unterlagen weiter in Papierform bringt, wird nicht ausgeschlossen: Die Kanzlei scannt die Unterlagen vor Ort – „sodass wir keine Leitz-Ordner mehr haben“. So wird der interne Standard gewahrt, ohne einzelne Mandant:innen zu verlieren. 

KI als Effizienz-Boost 

Besonders konkret wurde die Diskussion beim Thema KI. Garrn sieht den größten Nutzen derzeit im Management, Marketing und in der Datenarbeit. Bei Planungen und Beratungsthemen spare KI „unfassbar viel Zeit“ und erhöhe zugleich die Qualität. 

Putz formulierte den Ansatz seiner Kanzlei noch deutlicher: „AI first.“ Jeder Prozess werde daraufhin geprüft, ob es mit KI „eine schnellere, bessere Lösung gibt“. In „90 Prozent der Fälle“ sei das der Fall. Als Beispiele nannte er nahezu automatisch verbuchte Rechnungen, KI-gestützte Kostenstellenzuordnung, automatisierte Onboarding-Prozesse und Dashboards, die vor wenigen Jahren noch sehr hohe Budgets erfordert hätten. Sein Fazit: „Die Mitarbeiter sind total fasziniert.“ 

Auch bei Lustig kommt KI in Workflows zum Einsatz – etwa zur Analyse, Automatisierung und Strukturierung wiederkehrender Prozesse. Klar wurde: KI wird dort wirksam, wo Kanzleien konkrete Abläufe neu denken, statt nur einzelne Tools auszuprobieren. 

Neue Effizienz braucht neue Vergütung 

Wenn KI und Automatisierung Prozesse beschleunigen, stellt sich die Honorarfrage. Garrn berichtete, dass seine Kanzlei bereits vor dreieinhalb Jahren auf Beratungspakete mit monatlichem Festpreis umgestellt hat. Enthalten sind Rechnungswesen, Deklaration, steuerliche und wirtschaftliche Beratung. Der Vorteil: mehr Transparenz für Mandant:innen und weniger Abhängigkeit von Stunden. 

Auch Putz setzt auf Pauschalen und Zusatzleistungen. Die Richtung ist klar: weg von reiner Zeiterfassung, hin zu stärker wert- und ergebnisorientierten Modellen. 

Transformation ist Kopfsache 

Zum Schluss ging es um die Rolle der Mitarbeitenden. Garrn betonte: „Das Ganze beginnt im Kopf.“ Entscheidend sei, immer wieder zu erklären, warum Veränderungen notwendig sind: für einen zukunftsfesten Beruf, sichere Arbeitsplätze und weniger branchenüblichen Stress. 

Interessant war auch seine Beobachtung: Veränderungsbereitschaft sei „gar nicht altersabhängig“. Teilweise seien ältere Mitarbeitende offener, weil sie spürten, dass Veränderung notwendig sei. Wichtig sei, Widerstände nicht als Ausrede zu nutzen. Statt zu fragen, warum etwas nicht klappt, müsse man fragen, wie man es „zum Funktionieren“ bringt.