Ausländische USt-IdNr.-Bestätigungen bald nur noch online
Wer regelmäßig mit ausländischen USt-IdNrn. zu tun hat, kennt das Spiel. Mal eine einfache Anfrage, mal eine qualifizierte, zwischendurch ein Anruf zur Sicherheit, manchmal sogar noch eine schriftliche Rückfrage. Ab dem 20. Juli 2025 ist damit Schluss. Denn das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) stellt die Bestätigung von ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern vollständig auf das Online-Verfahren um.
🔍 Was ändert sich konkret?
Ab diesem Stichtag sind sowohl einfache als auch qualifizierte Anfragen nur noch elektronisch über www.bzst.de möglich. Telefonische oder schriftliche Anfragen werden nicht mehr bearbeitet.
Das heißt dann auch, dass es keine Alternative zur Onlineabfrage mehr gibt, wenn der Server des BZSt mal wieder nicht erreichbar ist. Hintergrund dessen ist oftmals, dass der Server des BZSt in die Knie geht, weil zu viele Abfragen gleichzeitig gestellt werden. Manchmal funktioniert die Online-Abfrage mehrere Tage lang nicht. In diesen Fällen konnte man auf das Telefon ausweichen, um seinen Nachweispflichten nachzukommen. Schließlich muss die USt-IdNr. genau genommen am Tag der Lieferung, also mit Beginn des Transports auf ihre Gültigkeit hin überprüft werden.
👉 Gut zu wissen: Die Möglichkeit, mehrere USt-IdNrn. gleichzeitig zu prüfen, bleibt weiterhin bestehen. Dafür kann wie bisher die technische Schnittstelle des BZSt genutzt werden.
⚠️ Warum ist das für Unternehmen wichtig?
Wer innergemeinschaftliche Lieferungen erbringt, sollte die Gültigkeit der ausländischen USt-IdNrn. der Geschäftspartner regelmäßig überprüfen. Die innergemeinschaftlichen Lieferungen sind nur dann steuerfrei, wenn der Abnehmer im Zeitpunkt der Lieferung eine gültige USt-IdNr. hat. Mit der qualifizierten Bestätigungsanfrage kann man prüfen, ob die USt-IdNr. gültig ist und ob sie auch meinem Kunden gehört. Man kann damit also frühzeitig erkennen, ob eine steuerfreie Abrechnung an den Kunden zulässig ist, weil dieser eine gültige USt-IdNr. hat.
Die qualifizierte Bestätigungsanfrage weist zudem nach, dass die USt-IdNr. geprüft wurde. Und dieser Nachweis ist wichtig. Es kann z.B. vorkommen, dass die USt-IdNr. eines Kunden vom Fiskus in einem anderen EU-Mitgliedstaat rückwirkend für ungültig erklärt wird. Dann wäre im Grunde auch die Steuerbefreiung für eine innergemeinschaftliche Lieferung an diesen Kunden rückwirkend zu versagen. Dem kann man nur entgehen, wenn man den Gutglaubensschutz nach § 6a Abs. 4 UStG geltend macht. Dazu ist aber wiederum erforderlich, dass man nachweisen kann, mit der „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ gehandelt zu haben. Und die Prüfung der USt-IdNrn. wird als ein Kernelement des sorgfältigen Handelns angesehen.
PRAXISTIPP
Unternehmen, die USt-IdNrn. noch nicht vollständig online prüfen, sollten ihre Prozesse frühzeitig umstellen. Wer bislang manuell arbeitet oder Einzelabfragen ohne Dokumentation durchführt, sollte jetzt handeln. Eine digitale Lösung kann hier sinnvoll unterstützen. Tools können oftmals eine direkte Schnittstelle zum ERP-System bieten, führen Abfragen automatisiert durch und dokumentieren die Ergebnisse revisionssicher. So lassen sich die Anforderungen des BZSt nicht nur erfüllen, sondern auch effizient in den Arbeitsalltag integrieren.
Denn auch wenn die Umstellung zunächst wie ein technisches Detail wirkt, betrifft sie in Wahrheit ein zentrales Element der Compliance. Die Digitalisierung ist in diesem Fall kein optionaler Fortschritt, sondern eine klare Vorgabe.
IM BEITRAG ERWÄHNTE TOOL-KATEGORIEN 
UST-ID PRÜFUNG
Diese Tools helfen Steuerberatern, die Gültigkeit von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern automatisiert und rechtssicher zu prüfen.
UMSATZSTEUER
Moderne Umsatzsteuer-Software erleichtert die Arbeit durch Automatisierung und stellt sicher, dass alle steuerlichen Vorgaben eingehalten werden.
