Zeiterfassung für Steuerberater: Anforderungen, Tools & Praxisüberblick

Die Zeiterfassung ist für Steuerberater längst mehr als ein reines Dokumentationsthema. Zwischen steigenden gesetzlichen Anforderungen, wachsendem Kostendruck und der Notwendigkeit effizienter Kanzleiprozesse gewinnt die digitale Erfassung der Arbeitszeit zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig verändert sich die Erwartungshaltung von Mitarbeitern und Mandanten: Transparenz, Flexibilität und einfache Bedienung stehen im Fokus.

Dieser Beitrag gibt einen strukturierten Überblick über die wichtigsten Aspekte der Zeiterfassung im Kanzleialltag und zeigt, welche Software-Lösungen heute sinnvoll eingesetzt werden können.

Warum Zeiterfassung in Kanzleien immer wichtiger wird

In Steuerkanzleien ist Zeit die zentrale Abrechnungsgröße. Ob bei der Erstellung von Jahresabschlüssen, der laufenden Finanzbuchhaltung oder der steuerlichen Beratung – die korrekte Erfassung von Arbeitszeiten ist Grundlage für:

• leistungsbasierte Abrechnung gegenüber Mandanten
• interne Kalkulation und Controlling
• Kapazitätsplanung und Auslastungssteuerung
• Nachweisführung im Rahmen gesetzlicher Vorgaben

Insbesondere seit der Diskussion um die Pflicht zur Zeiterfassung im Kontext des EuGH-Urteils und der nationalen Umsetzung wird deutlich: Die elektronische Erfassung der Arbeitszeit wird perspektivisch für viele Unternehmen verpflichtend sein. Auch Steuerberater sind hiervon betroffen – sowohl als Arbeitgeber als auch als Berater ihrer Mandanten.

Gesetzliche Anforderungen und Pflichten

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verpflichtet Arbeitgeber bereits heute zur Dokumentation bestimmter Arbeitszeiten, etwa bei Überstunden. Durch aktuelle Entwicklungen wird jedoch erwartet, dass eine umfassendere digitale Zeiterfassung verpflichtend wird.

Wichtige Anforderungen im Überblick:

• Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit
• Manipulationssichere Speicherung
• Nachvollziehbarkeit für Prüfungen
• Zugänglichkeit für Mitarbeiter

Für Kanzleien bedeutet das: Manuelle Excel-Listen oder Papierlösungen stoßen schnell an ihre Grenzen. Spezialisierte Softwarelösungen bieten hier deutlich mehr Sicherheit und Effizienz.

Digitale Zeiterfassung im Kanzleialltag

Die Umstellung auf eine Zeiterfassung-Software bringt für Steuerkanzleien spürbare Veränderungen im Arbeitsalltag mit sich. Arbeitszeiten lassen sich heute deutlich flexibler erfassen, da der Zugriff nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden ist. Mitarbeiter können ihre Zeiten sowohl im Büro als auch im Homeoffice oder bei Terminen außerhalb der Kanzlei dokumentieren. Das sorgt für mehr Genauigkeit und reduziert nachträgliche Erfassungen.

Ein weiterer Vorteil liegt in der besseren Integration in bestehende Systeme. Digitale Lösungen lassen sich häufig mit Anwendungen wie DATEV oder Dokumentenmanagement-Systemen wie DocuWare verbinden. Dadurch entstehen durchgängige Prozesse, bei denen Daten nicht mehrfach gepflegt werden müssen. Gleichzeitig ermöglichen automatisierte Auswertungen einen schnellen Überblick über Arbeitszeiten, Projektfortschritte und die Auslastung im Team.

Auch die Bedienung hat sich deutlich verbessert. Viele Systeme setzen auf eine webbasierte Zeiterfassung sowie ergänzende mobile Anwendungen. Über eine entsprechende App können Mitarbeiter ihre Zeiten intuitiv und in Echtzeit erfassen. Das erhöht die Akzeptanz im Team und trägt dazu bei, dass die Datenbasis vollständig und aktuell bleibt.

Funktionen moderner Software-Lösungen

Ein leistungsfähiges Tool sollte die spezifischen Anforderungen von Steuerkanzleien abdecken. Dazu gehören insbesondere:

1. Projekt- und Mandantenbezug
   • Zeiterfassung nach Mandant, Projekt oder Leistung
   • Differenzierung nach abrechenbaren und nicht abrechenbaren Tätigkeiten
2. Mobile Nutzung
   • App für Mitarbeiter (z. B. als App für iPhone oder Android)
   • App für Arbeitgeber zur Auswertung und Freigabe
3. Automatisierung
   • Erinnerungen bei fehlenden Einträgen
   • automatische Pausenregelungen gemäß Arbeitszeitgesetz
4. Reporting und Controlling
   • Auswertungen nach Mitarbeiter, Mandant oder Zeitraum
   • Unterstützung bei der Honorarabrechnung
5. Schnittstellen
   • Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme
   • Anbindung an Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare

Überblick: Bekannte Zeiterfassung-Tools im Markt

Der Markt für SaaS-Lösungen ist vielfältig. Für Steuerkanzleien kommen insbesondere folgende Lösungen in Betracht:

Spezialisierte und etablierte Tools

• DATEV
  Naheliegende Lösung für Kanzleien mit DATEV-Infrastruktur. Gute Integration in bestehende Prozesse.
• Clockodo
  Webbasierte Zeiterfassung mit Fokus auf einfache Bedienung und Projekttracking.
• TimO
  Umfassendes Programm inkl. Projektmanagement-Funktionen.
• zmi
  Flexible Lösung für mittelständische Unternehmen und Kanzleien mit individuellen Anforderungen.
• tisoware
  Stärker im Bereich HR und Workforce Management, oft in größeren Strukturen im Einsatz.

HR- und All-in-One-Lösungen

• Personio
  HR-Plattform mit integrierter Zeiterfassung – interessant für wachsende Kanzleien.
• HRworks
  Kombiniert Lösung mit Reisekosten- und HR-Prozessen.

Diese Tools unterscheiden sich vor allem in:

• Spezialisierungsgrad (Kanzlei vs. allgemeines HR)
• Integrationsmöglichkeiten
• Funktionsumfang
• Preisstruktur

Praxisbeispiel: Zeiterfassung in der Steuerkanzlei

Eine mittelständische Kanzlei mit rund 25 Mitarbeitern stand vor der Herausforderung, ihre bisherige Zeiterfassung zu modernisieren. Die Arbeitszeiten wurden überwiegend über Excel-Listen dokumentiert, was mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden war. Zudem fehlte eine klare Transparenz darüber, wie viel Zeit tatsächlich auf einzelne Mandanten oder Leistungen entfiel. Dies erschwerte sowohl die interne Auswertung als auch eine nachvollziehbare Abrechnung gegenüber den Mandanten.

Im Zuge der Digitalisierung entschied sich die Kanzlei für die Einführung einer Cloud-basierten Softwarelösung. Die neue, webbasierte Lösung konnte sowohl im Büro als auch im Homeoffice oder unterwegs genutzt werden. Über eine integrierte App konnten die Mitarbeiter ihre Zeiten direkt erfassen, unabhängig davon, ob sie am Arbeitsplatz, beim Mandanten oder mobil tätig waren. Die erfassten Zeiten wurden dabei direkt den jeweiligen Mandantenprojekten zugeordnet.

Durch die Integration der Software in bestehende Systeme konnten viele Prozesse automatisiert werden. Die Kanzleileitung erhielt nun jederzeit einen aktuellen Überblick über die Auslastung der Mitarbeiter sowie über die Wirtschaftlichkeit einzelner Mandate. Gleichzeitig reduzierte sich der administrative Aufwand erheblich, da manuelle Nacharbeiten und Korrekturen weitgehend entfielen.

Das Ergebnis war eine deutlich effizientere Arbeitsweise. Die Kanzlei profitierte von einer verbesserten Transparenz, fundierteren Entscheidungsgrundlagen und einer insgesamt höheren Qualität in der Mandantenabrechnung.

Worauf Steuerberater bei der Auswahl achten sollten

Bei der Auswahl einer passenden Software sollten Kanzleien folgende Kriterien berücksichtigen:

• Branchenspezifische Funktionen (Mandantenbezug, Abrechnung)
• Benutzerfreundlichkeit (gerade für Mitarbeiter entscheidend)
• Mobile Nutzung (App für iPhone & Co.)
• Rechtssicherheit im Hinblick auf Pflichten
• Integration in bestehende Systeme (z. B. DATEV, DMS, ERP)
• Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum

Gerade bei Online-Lösungen spielt zudem der Datenschutz eine zentrale Rolle, insbesondere bei Cloud-Anbietern.