BMF-Schreiben zu E-Rechnungen: Neue Anforderungen an die Validierung

Am 15.10.2025 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein weiteres Schreiben zur E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze veröffentlicht. Damit werden die seit dem 01.01.2025 geltenden gesetzlichen Vorschriften zur E-Rechnungstellung und das BMF-Schreiben aus 2024 in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass überführt. Das aktuelle Schreiben bietet zusätzliche Hilfestellungen und konkretisiert insbesondere die Anforderungen an die Validierung von E-Rechnungen. In einigen Punkten unterscheidet sich die Endfassung von früheren Entwürfen.

✅ Validierung und Fehlerdefinition

Das aktuelle BMF-Schreiben legt den Schwerpunkt noch stärker auf die Notwendigkeit von technischen Validierungen einer E-Rechnung als bereits der Entwurf. Es enthält insbesondere Erläuterungen, worauf die Unternehmen bei der Prüfung ihrer Eingangsrechnungen achten sollten, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden bzw. zu bestimmen, ob es sich um eine korrekte E-Rechnung i.S.d. Umsatzsteuerrechts handelt.

Neben der klassischen Prüfung der Rechnungspflichtangaben (§§ 14, 14a UStG) sind jetzt auch Prüfungen der Semantik und Syntax der E-Rechnung erforderlich.

Das BMF unterscheidet dabei drei Fehlerarten:

Formatfehler: Liegen vor, wenn eine E-Rechnung nicht den zulässigen Syntaxen oder technischen Vorgaben entspricht.

Geschäftsregelfehler: Bei Geschäftsregeln handelt es sich um technische Vorschriften bzw. Vorgaben zu logischen Abhängigkeiten von Informationen (= semantische Vorgaben). Geschäftsregelfehler treten u. a. auf, wenn z. B. der Steuerbetrag nicht mit dem Steuersatz übereinstimmt oder bestimmte Informationen fehlen.

Inhaltsfehler: Das ist der „klassische“ Fehler in Form von inkorrekten oder fehlenden Rechnungspflichtangaben. Diese können gleichzeitig auch einen Geschäftsregelfehler begründen. Ein Inhaltsfehler kann aber auch entstehen, wenn sowohl die Syntax einer E-Rechnung korrekt ist als auch sämtliche Geschäftsregeln eingehalten werden. Es geht hierbei also um Fehler, die sich nicht zwangsläufig durch eine technische Prüfung aufdecken lassen.

E-Rechnungen müssen im Rahmen einer geeigneten Validierung auf alle diese Fehlerarten geprüft werden. Der jeweilige Validierungsbericht sollte als Nachweis aufbewahrt werden. Ohne Validierung riskieren Unternehmen den Verlust des Vorsteuerabzugs (eingangsseitig) oder die Zurückweisung ihrer Rechnungen (ausgangsseitig) – mit entsprechendem Mehraufwand durch Korrekturen und verzögerte Zahlungen.

PRAXISTIPP

👉 Was ist jetzt zu tun?

Unternehmen sollten die in Ihrem Unternehmen eingesetzte Validierungsanwendung dahingehend prüfen lassen, ob E-Rechnungen normkonform validiert und Formatfehler, Geschäftsregelfehler sowie Inhaltsfehler korrekt erkannt werden. Dies sollte sowohl für Eingangs- als auch für Ausgangsrechnungen beachtet werden.

Viele Unternehmen dürften zudem daran interessiert sein, den vom BMF vorgesehenen Gutglaubensschutz für den Vorsteuerabzug durch eine geeignete Validierungslösung zu erreichen. Die oft zitierte und mit recht hohen Anforderungen verknüpfte “Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns” ist aber hierfür Voraussetzung. Zum Nachweis, dass Sie im Rahmen Ihrer Validierung die “Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns” walten lassen und um sicher den Gutglaubensschutz i.S.d. Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 12 UStAE zu genießen, kann eine Zertifizierung der eingesetzten Validierungsanwendung nach einem anerkannten Prüfungsstandard hilfreich sein.

FAZIT

Die neuen Vorgaben des BMF machen deutlich: Eine umfassende und technisch fundierte Validierung von E-Rechnungen ist unerlässlich, um steuerliche Risiken zu vermeiden. Die Sicherstellung der normkonformen Validierung durch die eingesetzte Validierungsanwendung ist kein optionaler Schritt, sondern eine klare Vorgabe für alle Unternehmen, die E-Rechnungen empfangen oder versenden.

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